כידוע תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת לבעל העסק לעקוב אחר ההכנסות וההוצאות שלו ואף להפיק את כל תעוד הפנים
הדרוש ע"פ הוראות ניהול ספרים של מס הכנסה.
תוכנת הנהלת חשבונות שרשומה כחוק במאגר התוכנות של מס הכנסה צריכה לספק למשתמש החסר ידע בהנהלת חשבונות
מספר מודולים בסיסים.
1.אפשרות להפקת כל תעוד הפנים של העסק ( חשבוניות קבלות, תעודות משלוח ועוד )
2.אפשרות ניהול ספר תקבולים תשלומים באופן אוטומטי
3.דוח מע"מ
4.דוח מס הכנסה
5. דוח רווח והפסד
תוכנת ניהול חשבונות חייבת להיות ידידותית למשתמש חסר הידע בהנהלת חשבונות כך שהשימוש בה יהיה קל ונוח ללא
צורך בהסברים ארוכים ומסובכים.
לפני שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות ישנן מספר נקודות חשובות שיש לבדוק.
1. מי החברה שתומכת בתוכנה ( האם מדובר בגוף רציני שיוכל לתת מענה בעת הצורך הכולל תמיכה מקצועית וטכנית )
2.האם ניתן לעשות גיבוי של הנתונים
3.האם אפשר לייצא את הנתונים לגיליון אלקטרוני
4.האם יש תמיכה בתשלום
כיום במדינת ישראל ישנן מספר תוכנות רב לניהול חשבונות אשר מעניקות מענה לכלל ציבור המשתמשים ע"פ צרכיו
המשתנים.
התוכנות לניהול חשבונות מתחלקות לשתי קבוצות עיקריות:
1.תוכנות המאפשרות הנהלת חשבונות באינטרנט ( און ליין )
2.תוכנות הניתנות להורדה למחשב מקומי
לכל אחת מהשיטות יתרונות וחסרונות משלה.
יתרונות ניהול חשבונות און ליין
1.זמין 24 שעות 7ימים בשבוע 365 ימים בשנה
2.עדכוני תוכנה אוטומטים
3.מיועדות למשתמש חסר ידע בהנהלת חשבונות
4.תמיכה של משרד רואי חשבון
חסרונות הנהלת חשבונות און ליין
אם אין חיבור לאינטרנט לא ניתן לעבוד עם התוכנה.
יתרונות התקנת תוכנה למחשב המקומי
1. התוכנה נמצאת במחשב שלך
חסרונות
1.תלות בהורדת עדכונים למחשב
2.תלות במחשב שלך
3.מה קורה עם גיבויים כאשר המחשב חלילה אינו עובד
המלצה
לפני קבלת החלטה על שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות מומלץ להרשם למספר תוכנות ולבדוק את האפשרויות הקיימות
בתוכנה, קלות השימוש, התמיכה, הנוחות.