אולמות אירועים בתל אביב
משחק הניחושים
"אחת המכות שניחתות על רוב הזוגות הישראלים, ושרובם מקבלים אותה משום מה בהכנעה, היא חוסר ההתאמה בין מספר המקומות המוזמן, לבין מספר האורחים המגיעים לחתונה בפועל" אומר אלדד אהרוני. לדבריו, רוב הזוגות מאשימים את עצמם בהערכה שגויה של מספר האורחים, ומוציאים כספים לא מתוכננים על התאמות ברגע האחרון, מה שבכלל לא מחויב במציאות.
איפה טמונה המלכודת? ישנם מקומות אירועים המבקשים להתחייב בעת חתימת החוזה על מספר המוזמנים הסופי. הזוג נאלץ לתת הערכה גסה על כמות האורחים זמן רב לפני האירוע כאשר בפועל. אורחים רבים מחליטים אם להגיע או להגיע לחתונה רק בסמוך למועד החתונה. התוצאה: פער גדול בין הציפייה לבין התוצאה.
רוב בעלי אולמי השמחות וגני האירועים יודעים כי הפער בין הערכות הזוג לבין מספר האורחים שיופיע בפועל יגיע לכ-10% כלפי מעלה או 20% כלפי מטה ואף יותר, ונערכים לכל תרחיש בהתאם.
למה זה מייקר לזוג את החתונה ומדוע מספר המוזמנים כל כך חשוב? מפני שבני הזוג מחויבים לפי מנה. אם הגיע מספר אורחים נמוך מהמצופה, ייגבה אולם השמחות לפי מספר המנות שסוכמו מראש. אם יגיעו יותר אורחים מהמצופה, יגבה האולם מחיר גבוה בהרבה מהממוצע למנה, מן הנימוק שהיה צורך בהפעלת מאמצים כבירים על מנת לספק את הביקושים הלא צפויים. כמו כן יחייב המקום את בני הזוג על עריכת "שולחנות רזרביים", שפתיחתם כרוכה בתשלום גבוה יותר.
בפועל, האולם מתכונן לשני התרחישים, ומרוויח משניהם עשרות אחוזים.
עצה ידועה לבני הזוג לפני חתונה היא להוריד 15% מכמות המוזמנים והקייטרינג בד"כ מספק 5%-10% יותר ממספר המנות שהוזמנו. עבור זוגות ברי המזל התחשיב הזה קולע למספר המוזמנים שיגיעו לאירוע - רוב הזוגות לא ניחנים במזל שכזה.
הפתרון - "באולמי אירועים רבים באירופה ובארה"ב התרחיש הזה ידוע, אך הפתרון שלו פשוט והגיוני", אומר אלדד אהרוני "כשבוע לפני האירוע מתבקשת המשפחה להעביר הערכה מעודכנת על מספר האורחים הצפויים להגיע. עד שבוע לפני האירוע ההערכות הופכות להרבה יותר מדויקות, והחריגות המשמעותיות מההערכות המוקדמות נמנעות. אין שום סיבה לא לדרוש את הסידור הזה מבעלי המקום אותו הזמנתם". לדברי אלדד, בגלריית לורנס, ומספר אולמות יוקרתיים אחרים בישראל, קיים הנוהג המתחשב, ויתרה מזאת, גם אם ההערכה המאוחרת מתגלית כהערכת יתר לא מדויקת, יחויבו בני הזוג רק על פי מספר האורחים שהגיעו בפועל עד 5% חריגה כלפי מטה.
"אולם שמפגין הוגנות מול הזוג ביום שמחתו אולי "יפסיד" כמה אלפי שקלים על ההפרש, אבל הרושם העז שמחווה כזו עושה על זוג, תביא לו גם את החברים של בני הזוג." אומר אלדד אהרוני .