בשוק הכלכלי של המאה ה-21 מילות הקסם הפכו זה מכבר להיות ניהול יעיל ואופטימיזציה ארגונית. נראה כי ימי הארגונים ההסתדרותיים בהם אבטלה סמויה תפסה חלק נכבד מיום העבודה, הופכת והולכת בהדרגה להיות נחלת העבר. על כך ועוד במאמר שלפניכם.
בעוד עסקים קטנים יכולים להסתפק בתוכנת הנהלת חשבונות פשוטה ולכל היותר בעזרי בקרת כניסה מינימליים, ארגונים גדולים יותר זקוקים לציוד בקרת כניסה מתקדם, אשר יוכל לספק מענה איכותי ומקצועי לדרישותיהם. אמצעים שונים של בקרת כניסה משמשים למספר מטרות. ניתן לחלק את היישומים השונים של מערכות אלה ליישומי בקרת כניסה של זרים ולקוחות וליישומי בקרת כניסה של עובדים.
כאשר מדובר במערכות בקרת כניסה עבור עובדים, הרי שמערכות אלה צריכות להיות מצוידות בקורא כרטיסים. ישנם סוגים שונים של מערכות בקרת כניסה וסוגים שונים של קורא כרטיסים, כאשר בחירת הציוד המתאים מתבצעת בהתאם לצורך ולתקציב העומד לרשות הארגון. כך, למשל, ניתן לשלב במערכת בקרת כניסה בכניסה למרכז הארגון גם שעון נוכחות עם קורא כרטיסים, אשר ישמש את העובדים בשעת הכניסה והיציאה מן העבודה. במערכות בקרת הכניסה המתקדמות של ימינו מחובר קורא הכרטיסים לתוכנת הנהלת חשבונות, אשר מספקת להנהלת החשבונאות של הארגון את המידע הדרוש לשם הפקת המשכורות ולשם מעקב.
לעומת זאת, מערכות בקרת כניסה פנימיות תהיינה למטרות בקרת כניסה בלבד, ומטרתן רק למנוע תנועה של גורמים שונים בארגון במקומות בהם אין להם מה לחפש. נקודה זו חשובה במיוחד עבור ארגונים אשר חוששים מריגול תעשייתי ו/או הזקוקים למידה של דיסקרטיות ומידור אינפורמציה. בעוד שבקרת כניסה חיצונית עם שעון נוכחות מחוברת לרוב לקורא כרטיסים באמצעות העברת הכרטיס בחריץ, מערכות בקרת כניסה פנימיות מצוידות לרוב בקורא כרטיסים עם קורא אופטי, בו ניתן להסתפק בהעברת הכרטיס בעדינות אל מול העינית של הקורא.
מערכות בקרת כניסה פנימיות מסייעות בטיפול בבעיה של אבטלה סמויה, משום שכך ניתן לעקוב אחר תנועתו של העובד בבניין ולראות כמה מזמנו הוא אכן מעביר בחדרו. ארגונים מחמירים במיוחד משלבים אמצעים אלה עם אמצעי בקרה נוספים, כגון מעקב אחר תנועות העובדים במחשב ובאינטרנט. לעתים, די בשמועה על כך כי בקרה שכזו אפשרית, גם מבלי לבצע אותה הלכה למעשה, בכדי לגרום לעובדים לחשוב פעמיים לפני שהם מידרדרים ומתפתים להעביר את זמנם בבטלה.
במקומות בהם ישנה חשיבות גדולה אף יותר לנושא בקרת הכניסה, עושים כיום שימוש, בנוסף לקורא כרטיסים בעזרי בקרה נוספים, כגון קורא ביומטרי, מזהה קול ועוד. עם זאת, בשל עלותן הגבוהה ובשל האופן בו הן מקשות על התנועה מחדר לחדר ומאגף לאגף, מערכות אלו משמשות רק בארגונים אשר זקוקים להן. עבורם, השקעה במערכות אלו משתלמת על פני הסכנה כי מידע חיוני ידלוף או ציוד יקר ערך ימצא את דרכו החוצה. עבור מרבית החברות, המשרדים והארגונים בארץ, די במערכות בקרת כניסה עם קורא כרטיסים ושעון נוכחות, ובמקרה הצורך גם קורא כרטיסים אופטי.