חפש מאמרים:
שלום אורח
03.12.2021
 
   
מאמרים בקטגוריות של:

   
 

ארכיב - האם צריך לשמור מסמכים בעידן המחשב ?

מאת: רונן כהן צמחניהול ידע27/04/20101945 צפיות שתף בטוויטר |   שתף בפייסבוק

העצה החשובה ביותר היא תעשה את מה שהכי נוח לך לעשות וכמובן בצמוד אליה מה שהכי יעיל וחסכוני עבורך.

התוקף לשמירת מסמכים וניירת נובע ראשית מחקיקה ותקנות, לאחר מכן מרצון לדעת ולשמור על מידע שיצרנו או שהגיע לידינו ושלישית מהידיעה שבידינו מסמך בעל ערך כספי, רגשי, היסטורי, ועוד.

כל ארגון או אדם שואף לייצר לעצמו סביבת עבודה נוחה מאורגנת ומסודרת , רק שלעיתים לא מוצאים את הידיים והרגליים ולא יודעים להגדיר מה חשוב ומה לא ומה צריך לשמור ובאיזו דרך.

לתוך זה נכנסים שירותי ארכיב או ייעוץ בנושא הארכיב המסייעים לפתור בעיות מסוג זה.

יש לנו רצון לגרום לעצמנו לשלוט במה שאנחנו עושים כי שליטה שווה כח ובסופו של דבר מביאה ליצירת חיסכון או לחילופין ליצירת מקורות הכנסה נוספים.

גם מי שאנו באים איתו במגע , קולגות, לקוחות ואנשים בסביבה הקרובה מעריכים סדר וארגון ומעניקים נקודות זכות רבות למי שמצוי בענייניו ויודע לשלוט במעשיו ובמידע שזורם תחת כפות ידיו.

אין לחשוש מלהיכנס לבדיקה ובחינה של מהות המידע שיש לנו ולארגן אותו כך שניתן יהיה לשלוט בו, רבים וטובים דוחים את העיסוק בכך מתוך פחד להתעמת עם "הכאב ראש" והבלגן כיוון שלא יודעים ולא רוצים לפנות זמן לניהול הרשומות שלהם.

לכל אדם או ארגון יש חומרים שונים לשמירה , סדרי עדיפויות שונים בניהול החומר , לגוף אחד חשובים מסמכים כספיים ולאיש אחר דווקא חוזים משפטיים , לכן אגע במספר נקודות שהם כללי אצבע בדרך לניהול נכון של המידע .

ראשית : מיון וסינון: על פי כללים תקנות וחוקים , יש לראות למה אנו כפופים כאנשים יחידים או כארגון , האם ישנם חוקים חיצוניים און כללים פנימיים אשר לאורם אנו צריכים לשמור את המידע. מי מייצר את המידע, כיצד הוא מגיע אלינו, מה כמות המידע שמגיעה אלינו מדי יום, מהי צורת המידע האם במסמכי נייר , צילומים, פקסים, מכתבים, חומר דיגיטלי. עבור לקוחותיי אני מייצר נוהל עבודה מסודר שעל פיו אנו מתקדמים ובוחנים את כלל הפעילויות והמטרות הנובעות מניהול המידע.

שנית: קביעת כללי תיוק , מסודרים על פי נורמות קיימות או לחילופין אימוץ שיטות חדשות לדוגמא : קטלוג פיזי לפי מספר נומרי רץ, מיון לפי נושאים, קלסרים נפרדים לנושאים מסודרים על פי צבעים ועוד.מבוצע יישור קו לגבי ההיסטוריה של המידע , ולגבי החומר החדש הוא כבר מיוצר ומתויק על פי נהלי העבודה והכללים החדשים שקבענו.

שלישית: ביצוע הדרכה הטמעה פיקוח ובקרה כי הכללים שקבענו אכן מיושמים, לאחר פרק זמן קצר מגיעות תוצאות הנמדדות ביכולת שלנו לאחזר מידע.

שלושת השלבים הללו הכתובים בקצרה מהווים רק קצה הקרחון ביכולת שלנו להשתלט על המידע שלנו, יש להשתמש במגוון כלים ויכולות כגון: שמירה פיזית של ניירת במשרד במחסן או בחברה המספקת שירותי ארכיב, שימוש בסריקה של ניירת ומסמכים והעלאתם לתוכנה מתאימה המנהלת את המידע וניתן ממנה לאחזר כל מידע בלחיצת כפתור , גיבוי של הנתונים ויצירת כללים אחידים המשרתים את הפרט והארגון.

 





 
     
     
     
   
 
אודות כותב המאמר:

רונן כהן צמח, בעל תואר מוסמך במינהל עסקים בהתמחות במערכות מידע וניהול חברות הייטק הינו מנכ"ל חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ מזה מאז שנת 1999.

 
     
   
 

מאמרים נוספים מאת רונן כהן צמח

מאת: רונן כהן צמחאבטחת מידע19/04/121327 צפיות
במאמר זה אנו דנים על חשיבות ההגנה מפני גניבת זהות. גניבת זהות מתרחשת כאשר מישהו עושה שימוש במידע האישי שלך כגון שם, מספר זהות, מספר כרטיס אשראי או מידע מזהה אחר, ללא רשותך ומבצע הונאות או פשעים אחרים. גניבת זהות היא פשע חמור האם אתה מוגן? הגנה על נתוני החברה באקלים העסקי של ימינו הפך להכרח חיוני.כדי להשיג ביטחון מקסימאלי, ולמנוע כל הפרה של פרטיות, אנשי מקצוע מסתמכים על נתונים של מכשירים מקצועיים. יש מגוון אפשרויות שיכולות להגן על העסק כגון: סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי, גריסת ניירת נייר, אבטחת מידע ועוד. כל אלו ועוד יכולים להבטיח הגנה גבוהה לרשומות עסקיות ועד מסמכים צבאיים סודיים.

מאת: רונן כהן צמחניהול ידע07/03/12974 צפיות
תהיתם מה יקרה למיליוני דפים שיוצאים מדי יום במדפסות ומכונות צילום ברחבי הגלובוס, האם גם מחר וביום שלמחרת נעשה בהם שימוש ? נדפדף ,נתייק, נחפש בתוך תיקיה או קלסר? סריקת מסמכים היא הדבר הבא, אולי לא שמתם לב אבל ארגונים גדולים חברות ומשרדי ממשלה כבר הפנימו, וכבר היום מנסים לדבר עם הסביבה באמצעות קבצים דיגיטאליים.

מאת: רונן כהן צמחאבטחת מידע08/01/121226 צפיות
מאת : רונן כהן צמח סגן שר החוץ התבטא לאחרונה כי מתקפת הסייבר שחווינו מצד האקרים מהעולם הערבי הינן למעשה מתקפת טרור וככזו יש להתייחס אליה ולהגיב אליה בהתאם. ברמת המדינה הוחלט להקים מטה ללוחמת סייבר כדי להגן על האינטרסים החיוניים של מדינת ישאל בכל הנוגע להגנת המידע וניהול המסמכים שלה.

מאת: רונן כהן צמחמיחשוב ארגוני28/11/101145 צפיות
האם מעבר לניהול המסמכים של הארגון שלכם במערכת ארכיון ממוחשב תהפוך את המסמכים לנגישים יותר? זה תלוי כאמור במספר גורמים המשולבים יחדיו כדי לתת פתרונות. טיוב נתונים נכון של הניירת והמסמכים יביא לכך שגורמים רבים בארגון ירצו להשתמש במערכת הארכיון הממוחשב ככלי עבודה. הליך מציאת המסמכים יהיה נוח נגיש ויעיל ויחסוך זמן יקר לארגון. כפילות בתיוק מסמכים תיעלם, וגורמים רבים יוכלו לעבור במקביל על מערכת הארכיון הממוחשב.

מאת: רונן כהן צמחניהול ידע26/07/101242 צפיות
על פי חוק הארכיונים משנת 1955, מוטלת על מוסדות המדינה,דהיינו משרדי ממשלה, חברות ממשלתיות,עיריות,מועצות,רשויות מקומיות וכד` ליזום הפקדה של רשומות ומסמכים בלתי פעילים שמיועדים לשמירה לצמיתות בשל ערכן המנהלי,המשפטי או המחקרי, בגנזך המדינה.

מאת: רונן כהן צמחעסקים - כללי18/07/10977 צפיות
ניהול ארכיב מסמכים בארגון או אפילו בבית הפרטי הינו תהליך שבו אנו מרכזים את קבצי המסמכים שלנו במקום מוגדר. מסמכי הנייר נדרשים להפוך להיות קבצים דיגיטאליים שניתן לבצע עליהם פעולות נוספות. שיטת ניהול המסמכים האחידה קובעת כי המסמכים הינם חלק מהמידע הארגוני השיתופי וכי כל הידע הנצבר צריך להיות זמין ונגיש לשליפה למשתמשים.

מאת: רונן כהן צמחעסקים - כללי22/06/10993 צפיות
ההתקדמות הטכנולוגית בכל תחומי החיים ובעיקר בתחום המחשוב חשפה את העסקים לפגיעה ממשית ומיידית של חבלה. חבלה בזדון או בנקל , הפכה להיות החשש הגדול ביותר של מנהלי מערכות מידע ואבטחה בארגונים. ההיקף העצום של המידע המצטבר מידי יום, אמצעי ייצור המידע שהינם מחשבים ועמדות המחוברים לרשת האינטרנט ולאמצעי איחסון או שימוש חיצוניים , גרם לכך כי ישנם גורמים רבים , שונים המסוגלים בכל רגע נתון להשפיע על דרך התנהלות העסק ועל שרידותו.

מאמרים נוספים בנושא ניהול ידע

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע16/09/21311 צפיות
הגשת הבקשה לרישיון עסק בתל אביב- מיידע ראשוני על בעל העסק או מיופה כוחו להגיש את הבקשה המלאה (כולל המסמכים הנדרשים) למרכז שירות הלקוחות של אגף רישוי עסקים. את אגרת רישוי העסקים ניתן לשלם בעת הגשת הבקשה. הערה – בקשה ליציאת שותף מהעסק לא כרוכה בתשלום אגרה. הבקשה לרישיון עסק מוגשת לרשות הרישוי העירונית. על הבקשה לרישיון לכלול:

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע16/06/21464 צפיות
צו הריסה מנהלי קשה לבטל- האומנם? בהמשך פסק דין בו בוטל צו הריסה מנהלי. בהתאם להוראות סעיף 238א(ח) לחוק התכנון והבניה, תשכ"ה-1965 (להלן – החוק), לא יבטל בית המשפט צו הריסה מנהלי, אלא אם התברר שהבניה ביחס אליה הוצא הצו בוצעה כדין או שהצו אינו דרוש לשם מניעת עובדה מוגמרת לטענת המבקשים, במתן צו ההריסה נפלו מספר פגמים, שבגינם יש לבטל את צו ההריסה, כפי שיפורט להלן: א. בניית הסככה הסתיימה למעלה משישים יום לפני מתן צו ההריסה. לפיכך לא ניתן היה להוציא את צו ההריסה; ב. צו ההריסה אי

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע29/03/21393 צפיות
הרפורמה ברישוי עסקים מדינת ישראל קידמה רפורמה בתחום רישוי עסקים, שמטרתה לשפר ולייעל את הליכי הרישוי ולהקל ככל הניתן על בעלי העסקים ועל המעוניינים לפתוח עסקים חדשים, כל זאת, תוך הקפדה על הוראות חוק רישוי עסקים ומטרותיו. משרדנו גוייס כחלק מהליך למידת צרכי בעלי העסקים וכיום מסייע בהליך הרישוי לבעלי העסקים תוך כדי חסכון בעלויות וזמן יקר.

מאת: שלום כהןניהול ידע17/08/161363 צפיות
אתם מכירים ישראלי שלא מרכיב משקפי שמש? האמת היא, שקשה למצוא אנשים כאלה, ובצדק: בישראל השמש חזקה ביותר כך שעלינו להגן על העיניים מפניה. עם זאת, לא תמיד קל להתרגל למשקפיים ומי שעדיין אין לו את ההרגל הזה צריך לעשות משהו בנידון.

מאת: רוןניהול ידע12/06/161112 צפיות
מאמר על זכיינות למכירה

מאת: אבי דוידיניהול ידע17/11/151832 צפיות
כיום, על מנת לבצע השוואת מחירי סלולר, צריך פשוט להיכנס לאתר שמאפשר לראות את כל האפשרויות הקיימות. בעידן שבו יש שפע של מידע, ניתן לענות על צרכיו של הצרכן, מבלי לגרור אותו לשיחות ממושכות עם נציגי השירות במרכזי המכירה או בטלפון. הלקוח בעצמו יכול לראות את כל החבילות והמכשירים הקיימים, להשאיר את פרטיו ובזאת מסתיים חלקו. את המשך התהליך תבצענה החברות עצמן, שיצרו עמו קשר בהקדם.

מאת: דניאל מוריץניהול ידע14/01/154383 צפיות
כאשר אתם נדרשים לנהל מלאי בחנות שלכם, עליכם לחשוב כיצד יהיה אפשר לעשות זאת בצורה הטובה ביותר. אתם בעצם מחפשים שיטה מסוימת של קידוד, אשר תאפשר לכם לתת סימן מוסכם וקבוע לכל מוצר, וכאשר אותו סימן יהיה מזוהה במערכת - אותו מוצר גם יוזן. הדבר כמובן חוסך את הצורך לכתוב בכל פעם את שמו של המוצר או לחפש אותו בקטלוג - בוודאי כאשר מדובר על מאות או אפילו אלפי מוצרים שונים. אז מה יכול להיות הפתרון לכך?

 
 
 

כל הזכויות שמורות © 2008 ACADEMICS
השימוש באתר בכפוף ל תנאי השימוש  ומדיניות הפרטיות. התכנים באתר מופצים תחת רשיון קראייטיב קומונס - ייחוס-איסור יצירות נגזרות 3.0 Unported

christian louboutin replica