חפש מאמרים:
שלום אורח
03.12.2021
 
   
מאמרים בקטגוריות של:

   
 

ארכיב - שמירת מסמכים במשרד

מאת: רונן כהן צמחניהול ידע27/04/20101538 צפיות שתף בטוויטר |   שתף בפייסבוק

להלן מספר פעולות העשויות לשפר את ניהול הארכיב המשרדי ויכולת הגיבוי:

 

את הניירת הפיזית ניתן בקלות לתייק בתיקיה או קלסר עם כותרת רצויה כגון: נושא, מספר (לדוגמא ת.ז) ותאריך ערך ולתייק את הניירת על פי סדר ונושא מתאימים בקלסר.

בנוסף רצוי לסרוק את כל המסמכים הישנים וניתן להשתמש בתוכנות שקוראות את המסמכים באופן אוטומטי ומתייגות אותם על פי מלות מפתח, וכך ניתן לבצע חיפוש יעיל.

למסמכים דיגיטאליים שנוצרו במחשב יש צורך לתייק ולשמור בצורה שונה.

 

ראשית , תנו שם למסמך , רצוי שיכיל גם תאריך או שם המחבר לדוגמא : ביקורת במפעל 1/5/2009  ואת המסמך לתייק בתיקיה במחשב אשר כותרתה הינה נושא או תאריך.בנוסף, ניתן לקבוע שבכל ראש מסמך תיכתב מילת מפתח שתגדיר אותו לדוגמה, "חוזה עבודה", " וכך יהיה ניתן לאחזר את המידע בשלב מאוחר יותר בצורה יעילה.

גיבוי מסמך ניתן לבצע במספר אופנים:

  1. על המחשב עצמו לפתוח ספריה בכונן D או אם אתם מחוברים לשרת אז על אחד מכונני השרת.
  2. את המחשב המקומי ניתן לגבות באופן שבועי /חודשי בהתקן u.s.b  או כונן חיצוני ולהוריד אל ההתקן את החומר שעל המחשב. כיום מרבית ההתקנים הינם בעלי נפח גבוה וזולים לשימוש.
  3. את השרת המשרדי ניתן לגבות באמצעות קלטת גיבוי, אחת ליום או לשבוע ולאחסנה במשרד או לקחת אותה הביתה. ניתן לשלוח את הקלטת לאחסון בחברה חיצונית המעניקה שירותי אחסנת קלטות בכספות המיועדות לשמירת מדיה מגנטית וחסינות אש.
  4. אפשרות נוספת לגיבוי הינה באמצעות שמירת החומר על חוות שרתים חיצונית באמצעות העברת החומר באמצעות האינטרנט בצורה מאובטחת ואוטומטית ובכך להבטיח את קיום הגיבוי גם אם שכחנו לבצע גיבוי עצמי.

לצורך שמירת חומרים בהיקף רחב ובצורה המיטבית ללא צורך בהשקעת זמן ועבודה רב, ניתן להשתמש בשירותיהן של חברות פרטיות המגבות ומתחזקות מדיה מגנטית על פי תקנים בינלאומיים, תוך שימוש בטכנולוגיה מתקדמת. שימוש בשירותיהן של חברות אלו הוא גם אמצעי הגנה במקרים של הרס פיסי שעלול להיגרם לארכיב המשרדי כגון מפגעי מזג אויר, שריפה או גניבה. סכנה נוספת שקיימת היא פגיעה בשרתי המשרד שסביבת העבודה הממוחשבת תלויה בהם. ללא גיבוי ראוי, חזרה לפעילות תקינה במשרד עלולה לקחת זמן רב.

אחזור המידע השמור אפשרי באמצעות חיפוש במחשב, כיום כל מערכות ההפעלה מאפשרות חיפושים נוחים ומיונים של חומר. ניתן גם להשתמש בתוכנה לאחזור מידע , תוכנת ארכיון מסמכים משרדית המאפשרת חיפוש מילה או כותרת של מסמך.

מחד, המעבר לסביבה ממחושבת מאפשר יכולת גיבוי ושמירת מידע ברמה גבוהה, ומאידך, תקלה טכנית או האפשרות למחוק קבצים עלולים להביא לאיבוד מסמכים יקרי ערך שהארגון עשוי להזדקק להם בעתיד.

 





 
     
     
     
   
 
אודות כותב המאמר:

רונן כהן צמח, בעל תואר מוסמך במינהל עסקים בהתמחות במערכות מידע וניהול חברות הייטק הינו מנכ"ל חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ מזה מאז שנת 1999.

 
     
   
 

מאמרים נוספים מאת רונן כהן צמח

מאת: רונן כהן צמחאבטחת מידע19/04/121327 צפיות
במאמר זה אנו דנים על חשיבות ההגנה מפני גניבת זהות. גניבת זהות מתרחשת כאשר מישהו עושה שימוש במידע האישי שלך כגון שם, מספר זהות, מספר כרטיס אשראי או מידע מזהה אחר, ללא רשותך ומבצע הונאות או פשעים אחרים. גניבת זהות היא פשע חמור האם אתה מוגן? הגנה על נתוני החברה באקלים העסקי של ימינו הפך להכרח חיוני.כדי להשיג ביטחון מקסימאלי, ולמנוע כל הפרה של פרטיות, אנשי מקצוע מסתמכים על נתונים של מכשירים מקצועיים. יש מגוון אפשרויות שיכולות להגן על העסק כגון: סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי, גריסת ניירת נייר, אבטחת מידע ועוד. כל אלו ועוד יכולים להבטיח הגנה גבוהה לרשומות עסקיות ועד מסמכים צבאיים סודיים.

מאת: רונן כהן צמחניהול ידע07/03/12974 צפיות
תהיתם מה יקרה למיליוני דפים שיוצאים מדי יום במדפסות ומכונות צילום ברחבי הגלובוס, האם גם מחר וביום שלמחרת נעשה בהם שימוש ? נדפדף ,נתייק, נחפש בתוך תיקיה או קלסר? סריקת מסמכים היא הדבר הבא, אולי לא שמתם לב אבל ארגונים גדולים חברות ומשרדי ממשלה כבר הפנימו, וכבר היום מנסים לדבר עם הסביבה באמצעות קבצים דיגיטאליים.

מאת: רונן כהן צמחאבטחת מידע08/01/121226 צפיות
מאת : רונן כהן צמח סגן שר החוץ התבטא לאחרונה כי מתקפת הסייבר שחווינו מצד האקרים מהעולם הערבי הינן למעשה מתקפת טרור וככזו יש להתייחס אליה ולהגיב אליה בהתאם. ברמת המדינה הוחלט להקים מטה ללוחמת סייבר כדי להגן על האינטרסים החיוניים של מדינת ישאל בכל הנוגע להגנת המידע וניהול המסמכים שלה.

מאת: רונן כהן צמחמיחשוב ארגוני28/11/101145 צפיות
האם מעבר לניהול המסמכים של הארגון שלכם במערכת ארכיון ממוחשב תהפוך את המסמכים לנגישים יותר? זה תלוי כאמור במספר גורמים המשולבים יחדיו כדי לתת פתרונות. טיוב נתונים נכון של הניירת והמסמכים יביא לכך שגורמים רבים בארגון ירצו להשתמש במערכת הארכיון הממוחשב ככלי עבודה. הליך מציאת המסמכים יהיה נוח נגיש ויעיל ויחסוך זמן יקר לארגון. כפילות בתיוק מסמכים תיעלם, וגורמים רבים יוכלו לעבור במקביל על מערכת הארכיון הממוחשב.

מאת: רונן כהן צמחניהול ידע26/07/101242 צפיות
על פי חוק הארכיונים משנת 1955, מוטלת על מוסדות המדינה,דהיינו משרדי ממשלה, חברות ממשלתיות,עיריות,מועצות,רשויות מקומיות וכד` ליזום הפקדה של רשומות ומסמכים בלתי פעילים שמיועדים לשמירה לצמיתות בשל ערכן המנהלי,המשפטי או המחקרי, בגנזך המדינה.

מאת: רונן כהן צמחעסקים - כללי18/07/10977 צפיות
ניהול ארכיב מסמכים בארגון או אפילו בבית הפרטי הינו תהליך שבו אנו מרכזים את קבצי המסמכים שלנו במקום מוגדר. מסמכי הנייר נדרשים להפוך להיות קבצים דיגיטאליים שניתן לבצע עליהם פעולות נוספות. שיטת ניהול המסמכים האחידה קובעת כי המסמכים הינם חלק מהמידע הארגוני השיתופי וכי כל הידע הנצבר צריך להיות זמין ונגיש לשליפה למשתמשים.

מאת: רונן כהן צמחעסקים - כללי22/06/10993 צפיות
ההתקדמות הטכנולוגית בכל תחומי החיים ובעיקר בתחום המחשוב חשפה את העסקים לפגיעה ממשית ומיידית של חבלה. חבלה בזדון או בנקל , הפכה להיות החשש הגדול ביותר של מנהלי מערכות מידע ואבטחה בארגונים. ההיקף העצום של המידע המצטבר מידי יום, אמצעי ייצור המידע שהינם מחשבים ועמדות המחוברים לרשת האינטרנט ולאמצעי איחסון או שימוש חיצוניים , גרם לכך כי ישנם גורמים רבים , שונים המסוגלים בכל רגע נתון להשפיע על דרך התנהלות העסק ועל שרידותו.

מאמרים נוספים בנושא ניהול ידע

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע16/09/21311 צפיות
הגשת הבקשה לרישיון עסק בתל אביב- מיידע ראשוני על בעל העסק או מיופה כוחו להגיש את הבקשה המלאה (כולל המסמכים הנדרשים) למרכז שירות הלקוחות של אגף רישוי עסקים. את אגרת רישוי העסקים ניתן לשלם בעת הגשת הבקשה. הערה – בקשה ליציאת שותף מהעסק לא כרוכה בתשלום אגרה. הבקשה לרישיון עסק מוגשת לרשות הרישוי העירונית. על הבקשה לרישיון לכלול:

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע16/06/21464 צפיות
צו הריסה מנהלי קשה לבטל- האומנם? בהמשך פסק דין בו בוטל צו הריסה מנהלי. בהתאם להוראות סעיף 238א(ח) לחוק התכנון והבניה, תשכ"ה-1965 (להלן – החוק), לא יבטל בית המשפט צו הריסה מנהלי, אלא אם התברר שהבניה ביחס אליה הוצא הצו בוצעה כדין או שהצו אינו דרוש לשם מניעת עובדה מוגמרת לטענת המבקשים, במתן צו ההריסה נפלו מספר פגמים, שבגינם יש לבטל את צו ההריסה, כפי שיפורט להלן: א. בניית הסככה הסתיימה למעלה משישים יום לפני מתן צו ההריסה. לפיכך לא ניתן היה להוציא את צו ההריסה; ב. צו ההריסה אי

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע29/03/21393 צפיות
הרפורמה ברישוי עסקים מדינת ישראל קידמה רפורמה בתחום רישוי עסקים, שמטרתה לשפר ולייעל את הליכי הרישוי ולהקל ככל הניתן על בעלי העסקים ועל המעוניינים לפתוח עסקים חדשים, כל זאת, תוך הקפדה על הוראות חוק רישוי עסקים ומטרותיו. משרדנו גוייס כחלק מהליך למידת צרכי בעלי העסקים וכיום מסייע בהליך הרישוי לבעלי העסקים תוך כדי חסכון בעלויות וזמן יקר.

מאת: שלום כהןניהול ידע17/08/161363 צפיות
אתם מכירים ישראלי שלא מרכיב משקפי שמש? האמת היא, שקשה למצוא אנשים כאלה, ובצדק: בישראל השמש חזקה ביותר כך שעלינו להגן על העיניים מפניה. עם זאת, לא תמיד קל להתרגל למשקפיים ומי שעדיין אין לו את ההרגל הזה צריך לעשות משהו בנידון.

מאת: רוןניהול ידע12/06/161112 צפיות
מאמר על זכיינות למכירה

מאת: אבי דוידיניהול ידע17/11/151832 צפיות
כיום, על מנת לבצע השוואת מחירי סלולר, צריך פשוט להיכנס לאתר שמאפשר לראות את כל האפשרויות הקיימות. בעידן שבו יש שפע של מידע, ניתן לענות על צרכיו של הצרכן, מבלי לגרור אותו לשיחות ממושכות עם נציגי השירות במרכזי המכירה או בטלפון. הלקוח בעצמו יכול לראות את כל החבילות והמכשירים הקיימים, להשאיר את פרטיו ובזאת מסתיים חלקו. את המשך התהליך תבצענה החברות עצמן, שיצרו עמו קשר בהקדם.

מאת: דניאל מוריץניהול ידע14/01/154383 צפיות
כאשר אתם נדרשים לנהל מלאי בחנות שלכם, עליכם לחשוב כיצד יהיה אפשר לעשות זאת בצורה הטובה ביותר. אתם בעצם מחפשים שיטה מסוימת של קידוד, אשר תאפשר לכם לתת סימן מוסכם וקבוע לכל מוצר, וכאשר אותו סימן יהיה מזוהה במערכת - אותו מוצר גם יוזן. הדבר כמובן חוסך את הצורך לכתוב בכל פעם את שמו של המוצר או לחפש אותו בקטלוג - בוודאי כאשר מדובר על מאות או אפילו אלפי מוצרים שונים. אז מה יכול להיות הפתרון לכך?

 
 
 

כל הזכויות שמורות © 2008 ACADEMICS
השימוש באתר בכפוף ל תנאי השימוש  ומדיניות הפרטיות. התכנים באתר מופצים תחת רשיון קראייטיב קומונס - ייחוס-איסור יצירות נגזרות 3.0 Unported

christian louboutin replica