דברים בסיסיים שעליך לחשוב עליהם בכדיי להפיק אירוע מוצלח

שלום, שמי ליאורה ואני הבעלים של חברת ההפקות המצליחה – "הלהבות". לאחר ניסיון רב שנים בהפקת אירועים שונים ו"משונים", גדולים וקטנים כאחד, פרטיים ועסקיים, הגעתי למסקנה שלא משנה באיזה  סדר גודל או סגנון האירוע שאתה מתכנן, ישנם דברים בסיסיים שעליך לחשוב עליהם בכדיי להפיק אירוע מוצלח גם מבחינת האורחים וקהל היעד וגם מבחינתך. אז בואו נתחיל, כי כפי שאנו יודעים כל כך טוב בעולם האירועים, טוב המוקדם מן המאוחר כאשר מדובר בהכנות,  בכדיי לספק לנו מקדם בטיחות על כל דבר מה בלתי צפוי שיכול לקרות וכמעט תמיד גם קורה...

1. מהו קהל היעד שלך ומה מעניין אותו -

המושג קהל יעד  נהיה פופולארי ביותר בשנים האחרונות וקיימת סיבה טובה לכך.  כבעלת עסק או כמתכננת אירועים עליי לדעת מי הקהל שלי בכדיי שאוכל להתאים  כל פרט ופרט מהערב לטעמו של קהל זה. ככל שאהיה מדויקת יותר בניתוחו של הקהל שלי, כך אוכל להתאים את הערב ביתר דיוק לאופי הקהל ולזכות בהצלחה רבה יותר. דוגמאות לקהל יעד: משפחות , ילדים, מבוגרים , נוער, גיל הזהב, אנשים בעלי מוגבלויות, קהילות הומו-לסביות בעיקרן, נשים בלבד, גברים בלבד, חברות, בתיי ספר, קהל מעורב – כבקניון למשל.  בואו ניקח את האחרון כדוגמא – אירוע בקניון שבו יש קהל מעורב.  כאשר מדובר בקהל מעורב, עם ההנחה שכאשר מדובר בקניון, הוא מורכב ברובו ממשפחות, עלינו לשאול את עצמנו אילו נושאים או מופעים והפעלות מעניינים ילדים ומבוגרים גם יחד? הופעות מוסיקליות של זמר/ת המוכר לטווח הגילאים המשותף, או אם מדובר בהוצאה גדולה מידי אפשר להתנחם בידיעה שאחד מהדברים שהכי משמחים הורים זה הפעלה של ילדיהם בזמן שהם שותים כוס קפה  או אוכלים משהו. אבל לפני כל זאת עלינו קודם לשאול את עצמנו מהו טבע האירוע ומטרתו.

2. טבע האירוע ומטרתו

ישנם הרבה סוגים של אירועים, כל אחד בעל טבע ואופי שונים המצריכים התייחסות אינדיבידואלית כגון :

אירועים פרטיים, אירועי חברות, מסיבות, ימיי גיבוש, ימי כיף ,יום ספורט, אירועי נושא, פסטיבל, כנס, יום עיון. אז כך- לצורך מאמר זה קהל היעד שלנו הינו מעורב אך בעיקרו משפחות – קניון. מטרת האירוע – לעורר עניין ולהביא משפחות וקונים בכלל לקניון, לעודד מכירות ונאמנות למקום, יום הערכה ללקוח נאמר.

אז  נגיד שבחרנו אירוע נושא כי הסקנו שהוא האטרקטיבי והרלוונטי ביותר למטרתנו ובחרנו בקונספט – "עליזה בארץ הפלאות" מכיוון שהסרט יצא לא מזמן ועורר עניין רב. באירוע מסוג זה

שבו יש דמויות מעניינות אשר יכולות להעסיק את הילדים לחלוטין ולתת קצת חופש להוריהם,           

אולי אפילו לקנות משהו, תפסנו שתי ציפורים במכה אחת  ובפעם הבאה שהמשפחה תחליט לצאת לשופינג ,
מעניין איזה קניון יקפוץ להם לראש ראשון.

3.תאריכים ושעות מתאימים

מי מאיתנו יודע שתזמון בחיים הוא הכול או לפחות כמעט הכול, ולא היינו רוצים להשקיע כל כך הרבה זמן ומשאבים באירוע שנופל על יום שבו רוב הסיכויים שאנשים יישארו בבית או יעדיפו פעילות אחרת חשובה או פופולארית יותר. מהם הדברים שעלינו לקחת בחשבון?

גילאי הקהל - האם יש בית ספר למחרת? האם יש חופש?  דת – קהילות מסורתיות שומרות שבת לרוב לא יגיעו לאירוע שקורה בסופשבוע אשר בו יש מוסיקה או שמצריך נסיעה. ימים חשובים לדתות מסוימות – שוב מהי הקהילה שבמרכזה עומד האירוע? משחקי כדורגל – לא הייתם רוצים לאבד אדם אחד מכל משפחה – האבא, וכמובן לעיתים מאוד קרובות ילדים בוגרים אחרים אשר יישארו לצפות במשחק. תאריכים מקבילים עם אירועים אחרים – לדוגמא, תצוגות גדולות או ימי כיף בפארקים אזוריים אשר מתפרסמים ברדיו באגרסיביות – אל תתנו לתושיית האחר לגבור על זו שלכם.

4. המקום האידיאלי לאירוע

אולמות אירועים, גני אירועים, אירוע פרטי בבית או בחצר, פארק ציבורי, יער, על חוף הים

מקום האירוע אותו נבחר צריך להתחשב במספר גורמים:

א.מזג אויר – האם אנו נמצאים בעונה שמחייבת מקום סגור ואולי מקום המשלב פנים וחוץ? אם זמן האירוע הינו צהריים ייתכן שגם בסתיו יתאפשר לנו לעשות אירוע מוצלח בחוץ. בכל אופן אני ממליצה שתבדקו את מזג האוויר ליום האירוע באתר: http://israelweather.co.il/

ב.יכולת הגעה – חשוב שהאירוע יהיה במקום מרכזי יחסית לקהילה עליה אנו בונים כקהל יעד.

ג.תחבורה ציבורית ונגישות  אופטימאלית יכולים רק לעשות טוב ! וכמובן בדקו שיש נגישות לכיסא גלגלים ועגלות ילדים.

5. תקציב והאצלת סמכויות או מי אמר תקציב ולא חרג ממנו ?

טוב, הגיע הזמן להיות קצת רציניים, תקציב הוא בדרך כלל דבר שרוב האנשים האחראיים בימינו מודעים אליו ונמצאים בקשר מחייב איתו. תקציב תלוי בכמה דברים :

א . האם זהו אירוע שיווקי / פרסומי – השקעה למען רווח.

ב . האם זהו אירוע אשר המתנות יכולות לכסות חלק ממנו.

ג . האם זה אירוע חברה שבו אתם אחראיים לתקציב שמגיע ממקום אחר.

ד. הסתכלות לתווך הרחוק – כיצד ההוצאה הזו תמשיך להשפיע עליכם בחודשים ה קרובים – היו אמיתיים עם עצמכם ואל תקפצו מעל הפופיק כי באמת אין צורך

האצלת סמכויות יכולה לקחת הרבה מהעול שיושב על כתיפכם אז אל תהססו לחלק תפקידים     ואם יש לכם תקציב למפיק אירוע, מנהל אירוע וכדומה – תחסכו לעצמכם המון כאב ראש אם פשוט תתנו לאנשים מנוסים לעשות את העבודה שלהם.

6. הכנות והקמת האירוע

שמעתם פעם את האמרה: "time flies when you're having fun"? ובכן קחו אמרה זו והבינו שאם האירוע שלכם הרגיש לאנשים וגם לכם שהוא חלף ביעף – סימן שהוא היה מאוד מוצלח. זה אומר ששום פעילות או מופע לא חרגו מגדר הטעם הטוב, האוכל הוגש בדיוק בזמן הנכון והיה טעים וטרי, השירות היה אדיב וקשוב לצרכיהם של האורחים והמוסיקה לא הרסה את עור התוף של אלה מאיתנו שאולי פחות נהנים מרעש.  חשוב שנדע מראש כמה זמן אנו מצפים שהאירוע יימשך ונקדיש מחשבה רבה לתזמון שבו הדברים קורים. קבלת פנים, כיבוד, מופע, הפעלות, ריקודים, נאומים – שוב חשוב לדעת מי הוא הקהל המקשיב ובכל אופן, ואפילו אם אתה ראש העיר לא לתת לנאומים יותר מזמן כולל של 10  דקות מקסימום! זמן נאומים ארוך מדיי עלול להרוס אירוע.

אם יש חלוקת הפתעות או פרסים, עשו זאת בלקראת סוף אמצע האירוע ולא בסופו, למקרה שיש אנשים שצריכים ללכת. אם אתם עושים אירוע קונספט עם בובות ענק ודאו שהן מסתובבות ומעניקות תשומת לב שווה לכולם  - גם להורים . אם יש באירוע הרצאה כגון יום עיון או יום גיבוש, עדיף לשתף את הקהל בהרצאה ולא רק לנאום להם, זה יוצר תחושה חויתית יותר עוצמתית.

7. עיצוב האירוע

עיצוב האירוע מקבל חשיבות כזו או אחרת לפי טיב האירוע עצמו וגיל המשתתפים.

בכנס או ביום עיון העיצוב משחק תפקיד פחות חשוב נאמר ממסיבה, יום כיף או חתונה. באירוע נושא "עליסה בארץ הפלאות" שהבאנו פה כדוגמא ננסה להפוך את כל הסביבה שלנו לארץ פלאות, לעוד פרטים על אירוע מסוג לחצו עכשיו

ילדים הם אנשים קטנים בעלי דמיון עשיר והם ויזואליים ביותר, הם אוהבים למשש לגעת ,הם סקרנים. בעזרת עיצוב נכון אנחנו יכולים לשדרג את האירוע שלנו בכמה רמות, כמובן שחשוב להתחשב בתקציב ומומלץ להעסיק מקצוענים ואולי כך אף לחסוך יותר זמן וכסף.

8. סגירת קצוות או "למה לא אמרתם את זה בהתחלה???"

טוב אם קראתם מאמר זה והגעתם עד לכן אז תיפחו לעצמכם על השכם מפני שיכול מאוד להיות שזהו הסעיף שיחסוך לכם הכי הרבה כסף, מאמץ ועצבים.

דברים עליכם לקבוע מראש :

א. זמן הגעת הספקים וזמן עזיבתם

ב. מתי התשלום לספקים מתבצע?

ג. מהו הציוד הנדרש לבנייה ולעיצוב – במקרה שהלכתם על 'עשה זאת בעצמך'

ד. מי אחראי על מה – אין דבר יותר מעצבן מלשמוע ביום האירוע את התשובה הבאה " זו לא האחריות שלי אלא של....."

ה. מה קורה במקרה של שינוי פתאומי במזג האוויר? במקרה של ביטול ?

בקיצור סגרו את הפינות החשובות על ההתחלה וחסכו מעצמכם רגעי לחץ מיותרים.


אני מאחלת לכם המון הצלחה ושמחה בכל שתעשו וזכרו שלא משנה מה קורה בזמן האירוע עצמו – תמיד תחייכו. לפחות מול האורחים...