אתם עומדים בפני אירוע חשוב? לא משנה אם זו חתונה, בר מצווה, יוםגיבושבעבודה או אירוע ל-400 מוזמנים. יש מספר שיקולים בסיסיים שיש לקחתבחשבוןולתכנן מראש עבור כל אירוע שתרצו לקיים. הפקות אירועים הוא תחום לא פשוט, שנעשה באופן מקצועי על ידי חברות הפקות אירועים שונות.בתור התחלה, ריכזנו עבורכם את השיקולים שיש לקחת בחשבון בכל אירוע ואירועאשר תרצו לקיים.
הפקות אירועים – אופי האירוע
קיימים סוגי אירועים רבים. לכל אירוע אופי, צרכים ומטרות אחרות, המצריכים התייחסות וטיפול שונים. תהליך הפקות אירועים מתחיל בשאלה לגבי מהות האירוע. האם זהו אירוע פרטי, פתוח לציבור, יוםגיבוש, יום ספורט, אירוע נושא או יום עיון? יש לתכנן את היקף המוזמנים, אתהקונספט של האירוע ואת תוכנו בהתאם. תהליך הפקות אירועים צריך להיעשותבמחשבה תחילה.
חישוב מוזמנים וקהל יעד בעזרת הפקות אירועים
בעת תכנון האירוע חשוב להגדיר בדיוק מיהו קהל היעד וטעמיו. כך תוכלולהתאים את האירוע המושלם עבורו. הפרמטרים הבסיסיים בעת הפקות אירועים הםגיל, מין או רקע משותף. בצעו שלב זה בקפידה. ככל שתשקיעו בדיוק ובפירוטהגדרת הקהל תוכלו להתאים טוב יותר את פעילויות האירוע.
הפקות אירועים מתחשבות גם בתקציב
בחנו את עניין התקציב לפני שתתחילו לעשות הזמנות. בתהליך הפקות אירועים בוחנים תחילה האם זהו אירוע שבו סביר שהמתנות יכסו חלק ניכר מההוצאות, כמוחתונה למשל או שאולי זהו אירוע של מקום עבודה, בו לא ניתן לסמוך על עזרתהמתנות. הפקות אירועים מצריכות הגדרה של הנושאים הללו מראש ויציאה לדרך עםתקציב ברור.
הפקות אירועים – בחירת המקום המושלם
על מנת לבחור את הפינה המושלמת לאירוע שלכם, יש להתחשב בכמה גורמים.כמובן שעונת השנה והשעה ביום הם החשובים ביותר. אבל מלבד פרמטרים אלו כדאישתתנו את הדעת לשני נושאים נוספים שרבים נוטים להתעלם מהם במהלך הפקותאירועים:
• מקום האירוע ודרכי ההגעה - ברור שאם מדובר באירועלילדים שתלויים בהורים שלהם, חשוב יותר שהאירוע יתקיים בקרבת קהל היעד.במקרה של מסיבה לחיילים, כדאי שהאירוע יתקיים בקרבת תחנת אוטובוס
• גישה לבעלי מוגבלויות - באירועים רבים מוצאים עצמם בעלי האירוע נבוכיםכיוון שאין ביכולתם לסייע לאורח בעל מוגבלות להגיע לאירוע. וודאו שבמקוםשבחרתם יש נגישות לכסאות גלגלים ועגלות ילדים
טיפ אחרון
הטיפ האחרון נכון לכל פרויקט שתרצו להריץולפרויקט הפקות אירועים בפרט.סמכו על בעלי התפקידים ועל המקצועיות שלהםבתחומם. דעו להאציל סמכויותולהעביר חלק מהאחריות לאחרים.
אם לאתשכילו להקשיב לעצה זוותתעקשו לרכז את כל האחריות אצלכם, סביר שתגלו, כמורבים וטובים לפניכם,שהתהליך של הפקות אירועים הוא משימה בלתי אפשרית אםהיא נעשית באופןעצמאי. בחירה כזו תעלה לכם בבריאות וגם תפגום באיכותהאירוע.