מערכות ממוחשבות לניהול מלאי במחסנים ( WMS - warehouse management systems) עברו תהליך אבולוציוני משמעותי בשנים האחרונות, הדומה מאוד לתהליך שעברו תוכנות מחשב אחרות.
במקור, מערכות ניהול מלאי תוכננו לפקח ולנהל תנועה של סחורה בתוך המחסן עצמו, אלא שהיום הן כבר יודעות לנהל לתכנן ולבקר תהליכים בכל שלב בשרשרת האספקה, לרבות הפצה, שינוע, ביצוע הזמנות ועוד.
עובדה זו בעצם הופכת את מערכות ניהול מלאי במחסנים למערכות ERP (Enterprise resource planning) לכל דבר. ביכולתן לנהל ולתכנן מהלכים ותהליכים בכל נקודה בעסק, עם יתרון ברור אחד על פני מערכות ERP אחרות: הן נבנו סביב העבודה במחסן ולכן הן מתאימות לעסקים קטנים וגדולים הזקוקים לפתרון לוגיסטי במיקור חוץ.
יש לכך משמעות עסקית רב, מאחר ונגזרות מכך שתי מסקנות חשובות: 1. קיים כלי המאפשר התייעלות, שדרוג וצמיחה הלוקח בחשבון את כלל מרכיבי העסק. 2. ניתן להוציא את ניהול שרשרת האפסקה אל מחוץ לעסק ולהפקידו בידי מחסן חיצוני שיקח על עצמו אחריות על אחסון חפצים, ניהול מלאי, ניהול לוגיסטיקה ועוד.
מי צריך מערכת לניהול מלאי?
במדינתינו הקטנה, קיימים רק מחסנים ספורים המציעים שירות מקיף של ניהול מלאי לעסקים במיקור חוץ. כשמדובר בעסקים קטנים, ההיצע נמוך עוד יותר מאחר ורוב המחסנים אינם מספקים שירות המתאים לאחסון עסקי בהיקף נמוך. במקרים אחדים עסקים קטנים יאלצו לשלם על שטח אחסון הגדול מכפי שהם באמת זקוקים לו ובמקרים אחרים יגלו ששירותי ניהול המלאי שהמחסן מציע אינו מתאים למידותיהם.
לצד זה, קיימים מקרים יוצאי דופן ועליהם נבקש להתמקד. קיימים היום בארץ מחסנים אחדים שכן מחזיקים מערכות ERP המתאימים לניהול מלאי מקיף הכולל גם אלמנטים נוספים בשרשרת האספקה. יחד עם זאת, יש באפשרותם לספק פתרון מודולרי, המתאים בדיוק למידות של העסק.
על ידי כך, יש באפשרותם להתאים את המערכת לצרכי העסק ומי שזקוק לשירותי אחסון חפצים יוכל לקבל זאת ומי שזקוק לניהול מלאי, יכול לבקש גם את זה. יחד עם זאת, עסקים שכן מעוניינים להיעזר במחסן חיצוני להטמעת כל מערך שרשרת האספקה יוכל באותם מחסנים בודדים לבצע זאת מאחר והם ערוכים בצורה אופטימלית, עם מערכת ממוחשבת, כוח אדם מתאים, ציוד מכני ומערך שינוע והפצה.
מערכות ניהול מלאי מובילות להתייעלות עסקית
מצד אחד אין ספק שמערכות WMS על כל גרסאותיהן ושלבי ההתפתחות שלהן, מאפשרות צמיחה והתייעלות עסקית, חסכון בכוח אדם וייעול מערך השינוע וההפצה. יחד עם זאת, נאמר כי במקרים בהם המערכת אינה מתאימה לצרכי הלקוח, קיים סיכוי שהמערכת רק תכביד על העסק ותסרבל את הפעילות שלו.
באותה הנשימה נאמר שאפיון ותכנון נכונים של יכולות המערכת, לצד צרכי העסק, יעמידו לרשותך מערכת יעילה ומדויקת המאפשרת הוצאה של כל שרשרת האספקה לגורם חיצוני מבלי לאבד לקוחות על הדרך. המסקנה אם כן ברורה: שבו עם האנשים העומדים מאחורי המחסן שבחרתם ודאגו לאפיין את צרכי העסק שלכם ביחס ליכולות המערכת שהם מציעים לכם.