אם אתם מנהלים, אתם בוודאי מכירים את היום הארור בו המזכירה חולה ודווקאביום הזה לא הצלחתם למצוא את המסמך הכול כך חשוב שאתם צריכים באופן מיידי.מה שלכם נראה הכי הגיוני לתייק במקום אחד למזכירה נראה הגיוני לתייקבמקומות אחרים וכך, אתם מוצאים את עצמכם עם המזכירה הכי מסודרת אך עם בלגאןהיסטרי בארכיב, והסיכויים למצוא את המסמך שאתם צריכים הופכים לקלושים עדבלתי אפשריים. בעידן המודרני, תיוק מסמכים באמצעות מחשב הוא בהחלט קרובלהיות אפיזודה חולפת. המילה האחרונה של עולם תיוק המסמכים היא ארכיב ממוחשבהמתבצע באמצעות סריקת מסמכים. רוצים לדעת איך קורא הפלא הזה? הכול כתובבמאמר שלפניכם.
סריקת מסמכים – מה זה בכלל?
עם התפתחות המצלמות הדיגיטליות וההדפסות, פלש אל תחום המכשירים המשרדייםחבר חדש והוא הסורק. הסורק הוא למעשה עוד שיטה להימנע מהצטברות של ניירותעל השולחן. לא עוד ניירות מסתובבים ללא כל תכלית עד שמישהו יהיה מוכן לתייקאותם. סריקת מסמכים היא שיטה יעילה לשמור על המסמכים במקום הקרוב אלינו ביותר והוא המחשב המשרדי שלנו.
סריקת מסמכים – לשם מה זה נחוץ?
בעידן המודרני, יותר ויותר משרדים נעזרים בתיוק דיגיטלי של המסמכיםהנעשה באמצעות סריקת מסמכים. שאלת השאלות היא מדוע הקלסרים נעלמו מן העולםולמה יותר ויותר משרדים נעזרים בתיוק דיגיטאלי על ידי סריקת מסמכים. התשובההראשונה היא נוחות. אבל יש עוד כמה תשובות שיוכלו להסביר מדוע יותר משרדיםאמצו באהבה את המהלך המהפכני.
1. סריקת מסמכים – שיטה מהירה ונוחה לתיוק: לכו אל הפקידה הזוטרה במשרד ותשאלו אותה מה היאהעבודה שהיא הייתה מוותרת עליה מבין כל המטלות שעליה לבצע במהלך יוםהעבודה. אין ספק כי מרבית הפקידות ישיבו כי תיוק היא העבודה הפחות אהובהעליהן. ניתן בקלות להבין אותן. מי יאהב להסתגר מדי יום בחדר עם מאות קלסריםומאות עמודים מודפסים ולתייק ערימות של מידע.
2. סריקת מסמכים – כלאחד יכול למצוא – המטלה השנייה הפחות אהובה על פקידות היא מציאת מסמכיםבארכיב הקלסרים. פקידות רבות יעידו כי חיפוש קלסרים בשיטה זו היא חיפוש שלמחט בערימה של שחת. סריקת מסמכים בהחלט תפתור את הבעיה באופן מהיר.
3. סריקת מסמכים – תיוק זול וחיסכון בנייר – חלק ניכר מההוצאות של ציוד משרדיהן לרוב קלסרים, שדכנים ודפי צילום. מכל אלו תוכלו להיפתר באופן מיידי עלידי רכישת תוכנת סריקת מסמכים וסורק איכותי.
4. סריקת מסמכים –השליחה נוחה יותר – כמה מתיש למצוא מסמך כלשהו מתוך הקלסרים ולשלוח אותובפקס או על ידי סריקה נוספת. בעידן בו כל בעל תפקיד נושא תיבת דואראלקטרונית, שליחת מסמכים דיגיטליים קלה יותר.
5. סריקת מסמכים – סביבה ירוקה יותר – כמה נעים לקבל את כל היתרונות של סריקת מסמכים וגם לשמור על הסביבה.