אירועים קטנים

הפקת אירוע היא לא עניין של מה בכך, הפקת אירוע לטובת ארגון, השקת מוצר, בר מצווה, חגיגה משפחתית או חתונה היא הפקה לכל דבר.

כמות האולמות, הגנים, הגלריות והמסעדות, מפיקי האירועים, הקייטרינג ומעצבי האירוע, שלל הספקים הוא עצום וקשה לבחון ולבחור ובכלל להבין מה צריך ומה לא, מה מייקר את האירוע ומה לא.

ולכן החלטנו לכתוב את המאמר הבא על מנת ליצור סדר בלאגן עבור הפקת אירועים קטנים.

אירוע קטן, מבחינתנו הוא אירוע עבור 100-200 משתתפים.
אירוע קטן הוא לא בהכרח אירוע דל אמצעים אלא פשוט אירוע המיועד למס' אנשים מצומצם.

להלן מס' שלבים לטובת הפקת אירוע קטן:

שלב א: הגדרת תקציב
חשוב מאוד לפני הכל לבחון כמה כסף יש לנו, לא רק כמה כסף יש לנו כרגע לטובת הנושא, אלא גם מהי מגבלת התקציב שלנו במידה וכן נחליט לחרוג.

שלב ב': מהי מטרת האירוע
נניח והאירוע מיועד לטובת השקת מוצר, ונרצה שהמשתתפים ייצאו עם משהו שישאיר בידם מידע על מנת שיחזרו לבחון את המוצר, לכן במצב כזה חשוב לייצר give a way מכובד ונוח לנשיאה על מנת שאותם המשתתפים באירוע יוכלו לחזור הביתה או למשרד ולהמשיך לבחון את המוצר, במידה ונרצה שיקנו את המוצר באירוע או מיד אחרי שווה לייצר קופון או שובר הנחה למימוש מיד אחרי האירוע עצמו.

שלב ג': בחירת האנשים שינהלו את האירוע
במידה ומדובר בארגון או חברה רצוי לתת לאדם אחד לנהל את האופרציה הכרוכה שניהול הארגון. אדם אחד שירכז את כל ההתנהלות מול הספקים העבודה מול מפיקי האירוע, חשוב שהתקציב והמטרה יופיע לאורך כל הדרך מול העיניים על לוודא שלא נחרוג מהתקציב.

שלב ד': מציאת ספקים
גם אם יש לנו מציק לאירוע חשוב להיפגש עם כמה, כל פגישה באמצעותה נציג את הרעיון והתקציב עשויה להניב הבנה בתחום ע"י הסברים מצד בעלי המקצוע ורעיונות שעשויים לעלות תוך כדי.
במידה ואדם בתוך החברה מנהל את האינטראקציה עם הספקים הרבים רצוי לייצר טבלאות השוואה ולבחון מה העלויות ומה מקבלים תמורתם, בהחלט ניתן ורצוי להשתמש בהצעת מחיר אחת לטובת הורדת ספק אחר.

שלב ה': טיפים להוזלת האירוע
במידה ואתם מארגנים אירוע עסקי ועובדים דרך מפיק אירועים, רצוי לבחון את המחירים שהוא מציע היות והוא גובה עמלת תיווך. יחד עם זאת, חשוב לציין שהליווי והפיקוח שלו עשויים ליצור אירוע איכותי עם ספקים שאוהבים לעבוד איתו.
ישנם עלויות שהם קבועות שלא ניתן לצמצם אותם כמו: צלם, שמלה, להקה ועוד, אולם מבחינת האוכל מכיוון שמדובר בכמויות קטנות בהחלט ניתן לבחון כיצד ניתן להוזיל את המחיר.

באירועים קטנים חשוב לשים דגש גם על המקום הפיזי ולהימנע מבחינת מקום גדול על מנת שהאירוע לא ייווצר מצב מגוחך בו מנצלים רבע מנפח המקום.

הפקת אירוע קטן זה אתגר, אולם זהו אתגר יצירתי ומהנה.