כולם רוצים לארגן את האירוע שלהם ליצור במו ידיהם ודמיונם את האירוע שלהם, אבל לא לכולם יש את הזמן או הכוח והסבלנות לעשות זאת, וזה בהחלט דורש את כל הדברים הללו.
לכן אם ויתרתם על הרעיון לקחת את הפקת האירוע כל כתפכם, והחלטתם לפנות לחברת הפקת אירועים, כדאי לכם ולשבת ולגבש מספר נקודות לגבי תוכנית האירוע שלכם שאותם תעבירו לחברת ההפקות שתיבחר ומשם כבר הדרך לאירוע קצרה יותר.
תהליכי העבודה
· איתור חברת הפקות אירועים שזה תהליך חשוב ועליו נדון בפרק אחר.
· הגשת צרכים ודרישות וכמובן תקציב כללי לאירוע, הדרישות אמורות לכלול את:
§ מהות האירוע עסקי או חתונה וכמובן האם זה יהיה אירוע רשמי או פרוע.
§ תקציב כללי לאירוע רצוי לקחת בחשבון אחוזי סטייה.
§ מיקום מועדף לאירוע גן אירועים, בחוף הים, בטיסה לחלל, או על יאכטה באילת.
§ כמות מוזמנים הצפויה להגיע לאירוע.
§ דרישות מיוחדות כגון נגישות לנכים, בריכת שחייה, מקום המאפשר גם לינה וכו'.
§ חלומות מיוחדים כגון כנריות המקבלות את פני הבאים, או הגעה לאירוע בלימוזינה מפוארת
§ מה הדרישות שלכם מחברת הפקת האירועים כלומר אתם רוצים שידאגו לכל פרט ופרט עד לרמת הלבוש של בעלי השמחה או רק בעיצוב המקום.
לאחר שחברת ההפקות קיבלה את כל הפרמטרים הנ"ל מתחילים לעלות ההצעות למקומות אשר מתאימים לציפיות ולרצון, לקייטרינג ולכל האטרקציות שרק אפשר להציע, כמובן הכל בהתאם לתקציב שהגדרתם, כל שעליכם לעשות זה רק להחליט מה טוב ונראה לכם. חברת הפקות האירועים דואגת לכל הסידורים הנדרשים מהפרטים הגדולים והחשובים איתור מקום לאירוע, תקליטן לאירוע, הגברה ותאורה, ועד לפרטים הקטנים כרשימת סידורי ישיבה, וחבילת עטים בכניסה לאירוע לרשום צ'קים וברכות על המעטפות. למעשה אתם מגיעים לאירוע כמעט כמו אורחים שיש מישהו שדואג לכל המנגנונים אשר חברו יחדיו לערב זה לעבוד כמו שעון שוויצרי. חברת הפקות אירועים ממנפת את האירוע לרמות גבוהות ביותר וכל זה נעשה בצורה מקצועית ושקופה בעיניכם, וכמובן מבלי לחרוג מהתקציב אשר הוגדר.