הקדמה הטכנולוגית המשתלטת על כל תחום ותחום בחיינו סגרה את התקופה בה כלמסמך היה צריך להיות מתויק וכל משרד היה צריך להחזיק ברשותו אין ספורקלסרים ותיקיות עבור כרס. כיום, עסקים רבים וגופים ממשלתיים משתמשיםבשירותים של חברת סריקת מסמכים המאפשרת להם להכניס אל כל הטפסים, הקבציםוהניירות אל תוך המחשב וכך לחסוך זמן של חיפוש אחר כל מסמך וכמובן, חסכוןבמקום במשרדים. אז מהי בעצם סריקת מסמכים ? ומדוע היא כל כך טובה ? את כלהתשובות תמצאו במאמר הבא...
מהם שירותי סריקת מסמכים ?
כיום ישנן חברות רבות המציעות שירותים של סריקת מסמכים שונים והמרה שלהם למדיה דיגיטאלית. שירותי הסריקה כוללים סריקה של כל סוגיהמסמכים – חוזי עבודה, גרפים, תמונות, קבלות וחשבוניות ועוד, הכול אל תוךתכנת מחשב אחת מסודרת. תכנת המחשב משמשת כמין מערכת מידע בה נמצאת כלהניירת של המשרדים, כולל ארכיון דיגיטאלי ובכך לא צריך יותר לבזבז מקום עלתיקיות וניירות שלא נגמרים.
חברות המציעות סריקת מסמכים מציעותשירותים שוטפים של סריקת מסמכים וכמובן, סריקה של כל המסמכים הישניםוהכנסתם אל הארכיון הדיגיטאלי. כל נייר מתויק במקום המתאים לו ובתיקיההמיועדת לו וכך ניתן למצוא אותו בקלות רבה בעזרת חיפוש ממוחשב נוח ופשוט.
יתרונות של סריקת מסמכים
שירותי סריקת מסמכים אולי נראים לכם פשוטים אך הם חשובים מאוד ומעניקיםיתרונות רבים במיוחד לעסקים ולגופים ממשלתיים. בין היתרונות המשמעותייםביותר של סריקת מסמכים ישנם יתרונות כגון:
• סדר במשרד – בעזרת סריקתמסמכים אתם לא צריכים יותר להחזיק מדפים עמוסים בקלסרים וניירות, הכולנמצא במחשב וכך המשרד נראה הרבה יותר מסודר והרבה יותר נעים לעבוד בו.
• חסכון בנייר – אם נחשוב על זה טוב, המקום בו משתמשים הכי הרבה בנייר הואהמשרד. סריקה של מסמכים והעברתם אל ארכיונים דיגיטאליים תחסוך את השימושבנייר ותתרום באופן משמעותי לסביבה.
• חסכון בזמן – במקום לשבת במשךשעות ולחפש אחר מסמכים שאנו לא זוכרים היכן הם הונחו, ניתן לחפש אותם במחשבבאמצעות חיפוש נוח ופשוט.
• חסכון בכסף – סריקת מסמכים ושימורם בתוך מערכת דיגיטאלית חוסכת לנו כסף רב, על קלסרים, תיקיות, ארונות מדפים, דיו, ועוד.
• חסכון בשטח אחסון – כבר לא צריך להחזיק חדר שלם רק לצורך שימור המסמכיםהישנים. כך ניתן להשתמש בחדר לצרכים אחרים ולשמור על המסמכים בדרך הרבהיותר בטוחה.