פיתוח הדרכה הוא תחום חשוב וצומח בשנים האחרונות. ככל שמנהלים רבים יותר מכירים בחשיבותו של שימור ידע בארגון, כך הם מבינים את הצורך להשקיע בפיתוח הדרכה מקצועי. לעתים ההבדל בין ארגון יציב שיכול להתמודד בהצלחה עם המציאות העסקית ההפכפכה לבין ארגון שמושפע מכל שינוי חיצוני טמון דווקא ביכולת הצוות שלו לשמר את הידע ולהעביר אותו לעובדים חדשים.
פיתוח הדרכה הוא הקמת מערך הדרכה מסודר שמאפשר למנהלים לעקוב ולדעת מהי רמת ההכשרה של העובדים, איך מוטמעים שינויים ארגוניים שונים, מתי ניתן לעבור לסדר היום ומתי יש לצפות להאטה מסוימת בתפוקה. לכן פיתוח הדרכה שונה מהדרכה רגילה, שהיא, מטבע הדברים, פעילות נקודתית.
מתי נדרש פיתוח הדרכה? הדוגמא הקלאסית היא רה ארגון. במצב הזה חלק מהעובדים עוזבים, אחרים מגוייסים, ורבים גם משנים תפקיד. כל שינוי תפקיד או גיוס של עובד חדש מצריך הדרכה מסודרת; כאשר מדובר בתופעה המונית, יש לתת את הדעת על ההדרכה הדרושה לכל אחד מהעובדים מבעוד מועד, ולהקים מערכת שתוכל לתת את המענה המיטבי תוך פגיעה מינימלית בתפקוד הארגון.
דוגמא אחרת למצב בו נדרש פיתוח הדרכה היא קיצוצים או חלוקה מחדש של תחומי אחריות. במצב זה חלק מהתפקידים שהיו מבוצעים עד כה על ידי העובדים המפוטרים עוברים לעובדים אחרים שלא תמיד מנוסים בתחום. גם במצב בו נקלטת קבוצה גדולה של עובדים חדשים שזקוקים להכשרה, או במצב בו צפוי מיזוג בין יחידות עסקיות וחלוקה מחדש של תפקידים בארגון, יש לחשוב מראש על הדרכת העובדים במקביל לפעילות שוטפת של העסק.
דוגמא אחרת לצורך בפיתוח הדרכה, שאינה קשורה לנושאים של כוח אדם, היא מצב בו נקלט ציוד חדש או טכנולוגיה חדשה שאינה מוכרת בארגון, פיתוח הדרכה עשוי לתת את המענה המתאים.
לסיכום, פיתוח הדרכה הוא מערך שמאפשר לתת את המענה הנדרש לכל שינוי מהותי בארגון שקשור בשימור ידע ובהעברתו המסודרת בין העובדים. בהעדר מערך הדרכה מוסדר עשוי הארגון למצוא את עצמו חסר אונים מול השינויים המתרחשים בו, ואת העובדים – מבולבלים ואובדי עצות. פיתוח הדרכה מאפשר לארגון להתמודד בהצלחה עם השינויים הפנימיים.