כל אדם שפוי שאי פעם ניסה להרים הפקת אירועים לעצמו או לאדם אחר שהוא אוהב, הגיע למסקנה הזו מתישהו במהלך ההכנות: ההכרה כי זה פשוט גדול עליו בכמה מידות, וכי יש יותר מדי פרטים לחשוב עליהם, להתעסק בהם ולארגן אותם בשביל אדם אחד. אל תרגישו רע, זה טבעי! אמנם יש אירועים קטנים שבהם אפשר לבצע הפקת אירועים קטנטנה לגמרי לבד, ולבקש מאחותך להביא בירות, מהשכן שייקנה פיצוחים ומאשתך שתדליק את הטלוויזיה על הערוץ הנכון, אבל אנחנו לא מתכוונים לאירועים האלה... אנחנו מתכוונים לאירועים הגדולים ביותר של החיים, אלו שמעלים לחלוחית בזווית העין והתרגשות גדולה בלב גם שנים לאחר שהם מתרחשים. אלו אותם אירועים שייחרטו בזכרונם של החוגגים ולא יישכחו למחרת, אחרי הקפה הראשון של הבוקר. אירועים מסוג כזה, גדולים ומוצלחים, נערכים על פי רוב בעזרת חברת הפקות אירועים מקצועית ומומחית, על מנת לייצר אירוע חד פעמי ובלתי נשכח.
הפקת אירועים מחייבת מקצוענות
לא בכדי הפכה האופנה הזו של הפקות אירועים למקצוע רציני, הנלמד במוסדות לימוד שונים בצורה מקצועית. כבר לא מדובר בטרנד חולף אלא בתורה שלמה עם חוקים של ממש. התחום עבר במשך השנים התמקצעות ברמה כזו, שכיום ניתן להגיע לאירוע, וממש לחוש איזו חברת הפקת אירועים אחראית על האירוע על פי מאפיינים שונים. בנוסף, נוצרה מגמה חברתית שיצרה צורך לחגוג כל אירוע קטן וצנוע בצורה ראוותנית וחגיגית. היום, בניגוד לעבר, אפילו מסיבות בר/ת מצווה נחגגות כמעט כמו חתונה מבחינת היקף ההשקעה והרמה של הפקת אירועים המתקיימת בחגיגה. התחום של הפקת אירועים נולד על מנת לענות על הביקוש הזה בצורה הטובה ביותר.
החל מאלף ועד קצת אחרי תו
התחום של הפקות אירועים הוא תחום שקשה להגדיר אותו ולתחום לו גבולות, משום שהעקרון שעומד מאחורי כל חברת הפקת אירועים מיומנת, הוא הגשמת החלומות הכי פרועים של הלקוחות. חברות הפקות אירועים למעשה לוקחות לידיהן את כל תהליך תכנון ובניית האירוע, דרך הרכבת הפאזל השלם של בעלי המקצוע השונים ועד לוידוא בשטח כי האירוע מושלם, עומד בציפיות הלקוח ומשמש מופת של הפקת אירועים לכל הנוכחים.
מה נדרש על מנת לבצע הפקת אירועים מושלמת?
- לפני הכל, נדרשת חברת הפקת אירועים להיות רגישה ולדעת להקשיב. דרך היכרות עם בעלי החגיגה ניתן להבין על מה הם חולמים, מה חשוב להם שיתבצע בעזרת הפקת אירועים ומה הם לא מוכנים שיקרה באירוע שלהם, ולדעת לכבד את הרצונות והצרכים של בעלי האירוע. לעיתים נדרשת חברת הפקות אירועים להיות קשוחה ולדעת לומר בביטחון לבעלי החגיגה במידה והגזימו, או במידה והם מבקשים חגיגה שלא תתאים לצרכי האורחים שלהם. חברת הפקת אירועים צריכה לדעת מה ריאלי ומה בלתי אפשרי לביצוע על מנת למנוע מפחי נפש של הלקוחות.
- לאחר שיושבים ביחד, הלקוח וחברת הפקות אירועים שבחר, מתחילים לבנות את הקונספט הכללי של האירוע ולטוות לאט את התמונה כולה תוך חשיבה על הפרטים הקטנים.
- חברת הפקות אירועים טובה תקח על עצמה את כל האחריות לתכנון ולביצוע ותעניק לבעלי האירוע שקט נפשי הכרוך בידיעה כי הכל מתנהל על פי שאיפותיהם: החל ממציאת מקום לחגיגה, דרך משא ומתן עם בעלי מקצוע, בנייה של תוכנית אמנותית, תיאומים וסגירת קצוות ועד לניהול האירוע עצמו, אך תשתף את הלקוחות בבחירות שלה על מנת לוודא כי הם שמחים עם הבחירות והכל מתנהל על פי רצונם.