הדרך להיות מאושר עוברת ברשות המסים

לחברות, ארגונים ולכל גורם עסקי, יש אפשרות לפנות להנהלת רשות המסים בבקשה להיות גורם כלכלי מאושר (AEO -Authorized Economic Operator), מעמד אשר מקנה להם יתרון עסקי ועדיפות בטיפול במשלוחיהם ומטעניהם במהלך פעילות היצוא/יבוא/שיגור שהם מבצעים בנמלים. יחד עם זאת, מעטים הם הגורמים העסקיים אשר קיבלו עד היום מעמד של גורם כללי מאושר. מדוע כדאי להיות גורם כלכלי מאושר, למה דווקא עכשיו ואיך עושים זאת? לכך נתייחס במאמר זה.

מה הוא בעצם גורם כלכלי מאושר?

תכנית גורם כלכלי מאושר הינה תכנית וולונטרית לאבטחת שרשרת הסחר הבינלאומית אשר אומצה, בשנת 2005, על ידי מכס ישראל ומנוהלת ע"י מינהל המכס .התכנית מבוססת על מסמך מסגרת ה- SAFE של ארגון המכס העולמי ובבסיסה סטנדרטים אחידים לאבטחת שרשרת האספקה הבינלאומית וכן, עקרון השותפות מרצון. כלומר, גורמים עסקיים  אשר יהיו מוכנים לאמץ את מסגרת הסטנדרטים שנקבעו בתכנית יתרמו לשיפור אבטחת שרשרת האספקה הגלובלית ויזכו להקלות על הבירוקרטיה בתהליכי יבוא ויצוא בין המדינות לגופים עסקיים, הן בישראל והן במדינות נוספות עמן תחתום ישראל על הסכמי הכרה הדדית. בין ההקלות בתהליך הסחר שגורם כלכלי מאושר נהנה מהם ניתן למנות הפחתה והקלה בבדיקות מכס, יישום תהליך התרה מוקדמת (בדיקת מסמכים לפני הגעת טובין), תהליכים ללא ניירת וחתימה אלקטרונית, איש קשר במינהל המכס, פטור מתצהיר יבואן ועוד.

למה כדאי להיות מאושר עכשיו?

בחודש יוני האחרון, בנוסף להקלות שמקנה עצם קבלת האישור של גורם כלכלי מאושר מול רשות המכס בישראל, נחתם הסכם להכרה הדדית בגורם כלכלי מאושר בין ישראל לבין ארה"ב, הכרה שמפחיתה את הצורך בבדיקות מכס שונות עבור הגורם הכלכלי המאושר במעבר סחורות בין המדינות. היות והיצוא לארה"ב מהווה כרבע מכלל היצוא של ישראל, להכרה הדדית זו חשיבות רבה לקידום יצוא התוצרת הישראלית. יש לציין כי לישראל הסכם להכרה הדדית גם עם טיוואן, בעתיד הקרוב יחתם הסכם עם דרום קוריאה והיד עוד נטויה.

מי זכאי להיות מאושר?

זכאי להיות גורם כלכלי מאושר כל גורם עסקי בעל איתנות פיננסית שנבדק על ידי רשות המכס ואושר, יחד עם כל שרשרת האספקה שלו (מפעילי מחסנים רשויים, סוכני מכס, משלחים בינלאומיים, מובילים, נמלים וכו'), כי הוא עומד בקריטריונים שנקבעו לתכנית.

מה נדרש כדי להיות מאושר?

הקריטריונים והדרך להיות גורם כלכלי מאושר אינם פשוטים, והם כרוכים בעמידה בלא מעט דרישות קפדניות ובחינות של תהליכי שרשרת האספקה של הארגון. בשל מורכבות התהליך והדרישות ניתן למצוא כיום חברות ייעודיות אשר מציעות סיוע לחברות וארגונים אשר מבקשים להצטרף לתכנית זו. נכון להיום, כפי שמפורסם באתר רשות המסים, אושרו כגורם כלכלי מאושר 15 גורמים ב"חוליית היצואנים יבואנים" וביניהן אפלייד מטריאלס ישראל, אינטל, טבע, ישקר, תרכובות ברום וסימנס ישראל, 4 גורמים ב"חוליית סוכני המכס", 2 גורמים  ב"חוליית מסופי מטען אוירי" וגורם אחד ב"חוליית נמלי הים".

על מנת להתקבל לתוכנית על היצואן הישראלי להוכיח כי ניתן לסמוך עליו חוקית, כלכלית וביטחונית.

תהליך הקבלה להכרה כגורם כלכלי מאושר מתחיל עם הגשת בקשה למינהל רשות המסים אליה יש לצרף את המסמכים הבאים:

• פרופיל חברה

• מסמכים התומכים בקיומה מערכת ממוחשבת לניהול רשומות מסחריות כגון ISO9001

• אישור ניהול ספרים תקין מאת רו"ח (לא אישור של רשות המסים)

• במקרה של תאגיד, אישור עו"ד/רו"ח לגבי מורשי חתימה ואנשי קשר מטעם התאגיד, בהתאם להחלטת התאגיד שהתקבלה כדין

כמו כן, יש לתת מענה לשאלון עסקי המורכב מרובדים שונים: עסקי, טכנולוגי, לוגיסטי, תרגול והדרכות. על היצואן לענות על שאלות כגון:

• האם החברה ו/או נושאי משרה הורשעו בשלוש השנים האחרונות, האם הוגש כנגד החברה ו/או נושאי משרה כתב אישום והאם נפתחה כנגד החברה ו/או כנגד בעל המניות העיקרי ו/או כנגד חבר בדירקטוריון חקירה פלילית.

• האם בשלוש השנים האחרונות נפסלו ספרי החברה ע"י גורם ברשות המיסים או בית משפט.

• באיזו מערכת ממוחשבת משתמשת החברה לניהול הרשומות המסחריות, והאם ישנם נהלים המבטיחים כי המידע ברשומות הוא קריא, שלם, מדויק ומוגן מפני אובדן או חילופי מידע שגוי והאם לרשויות המס יש נגישות פשוטה למאגר המידע.

• האם לחברה ישנה תכנית מוגדרת להתאוששות מאסון (CBP\DRP) והאם היא מחזיקה בתקן מוכר לכך, כמה זמן נדרש להפעלה מחדש של הפעילות העסקית ( RTO ) של הארגון וכפועל יוצא גם הפעלת מערכות המחשוב, אלו נתונים הארגון מגבה באופן שוטף ובאיזו תדירות, האם קיים אתר חלופי, האם ישנה התייחסות לקביעה מראש של צוות עובדים אשר ישמש כצוות כונן עם כניסה למצב של אסון והתאוששות ממצב זה, האם ישנה תכנית תרגולים להתאוששות ממצב אסון ועוד.

אם נמצא שהיצואן עומד בקריטריונים אלו, הוא עובר להמשך טיפול באגף הביטחון ברשות המיסים, לבדיקת העמידה בקריטריונים ביטחוניים. בדיקת העמידה בקריטריונים ביטחוניים כוללת בחינה מקיפה של נהלי ואמצעי הביטחון המיושמים לאורך כל שרשרת ההספקה של היצואן (בנקודות הייצור, האחסנה, ההעמסה ותהליך השינוע של המטענים). הקריטריונים הכלליים הנבחנים אצל הגורם העסקי הם:

1. מדיניות ומחויבות ההנהלה לנושאי ביטחון – בהקשר זה נבדק, בין היתר, כי הנהלת החברה מכירה בחשיבות ביטחון שרשרת ההספקה ועליה להיות מעורבת בקידום ויישום של הנחיות ונהלים בכל הנוגע לאבטחת שרשרת ההספקה של החברה. על הנהלת החברה לקבוע, לקדם ולהפיץ תקנות, נהלים וחוקים המתבססים על הקריטריונים הביטחוניים בתכנית הגורם הכלכלי המאושר. כמו כן, יש צורך כי יהא קב"ט / ממונה ביטחון האחראי על הביטחון בחברה.

2. ניתוח, הערכת וניהול סיכונים – על היצואן לקיים ולתעד תהליכי הערכת, ניתוח וניהול הסיכונים הכוללים סיכוני ביטחון בשרשרת ההספקה של החברה. תהליכים אלו נדרשים על מנת לקבוע מהם האיומים הפוטנציאלים הנשקפים לארגון ולשרשרת ההספקה שלו, מהי מידת הנזק הנשקפת מהם ומהם דרכי המניעה וההתמודדות עימם.

3. אבטחת שותפי הסחר (נותני שירות) – יצואן המאושר בתכנית "גורם כלכלי מאושר", צריך לעבוד בשיתוף פעולה עם השותפים העסקיים שלו ולהשיג את מחויבותם להגברת אמצעי האבטחה שלהם (ע"י היותם מאושרים בתכנית ה- AEO או עומדים בסטנדרטים של ה- AEO או קבלת אישור מהם כי עומדים בסט דרישות ביטחוניות המתבססות על הקריטריונים של תכנית ה- AEO), על מנת לחזק את ביטחון שרשרת ההספקה הבינלאומית של היצואן. לצורך כך על היצואן, בין היתר, לקיים ולתעד תהליך ונהלים לבחירת שותף עסקי/ ספק חדש, התהליך והנהלים הללו חייבים לכלול דרישות תפעוליות וביטחוניות ולהתבסס על ניהול סיכונים.

4. תהליך גיוס עובדים ובדיקות רקע למועמדים – על היצואן ליישם תהליך גיוס המכיל מספר פרמטרים של בדיקות) בדיקת היסטוריה תעסוקתית, מבחן מהימנות, מבחני הערכה ועוד, המבוסס על נוהל סדור המגדיר את מעגל ההעסקה החל מקליטת העובד עד סיום העסקתו בחברה.

5. אבטחה פיזית – על היצואן ליישם תכנית אבטחה למניעת ניסיונות של גרימת נזק לחברה, לרכושה ולעובדיה. תכנית זו מתבטאת ביישום קריטריונים בקשר לגדר, לתאורה, לשערים ולדלתות, להתקני נעילה ובקרה, לחניה, לעמידות המבנה, למערכת גילוי פריצה ומצלמות אבטחה.

6. בקרת גישה/ כניסה - בקרת גישה/ כניסה - הליך בקרת הכניסה לשטח החברה חייב להיות מפוקח ומבוקר על מנת למנוע גישה לא מורשית למתקני החברה (הן מבחוץ והן מבפנים). כך, למשל, נדרשת בכל כניסה מערכת בקרת כניסה לזיהוי חיובי של העובד בעלת יכולת לשמירת נתונים.

7. בטחון מכולות ומטענים (יצור, אריזה, אחסון, הובלה) – על היצואן לקבוע נהלים ואמצעי ביטחון כדי לסייע לאבטחתם ושלמותם של המטענים והמכולות לאורך שרשרת ההספקה של החברה. כך, למשל, על היצואן לקבוע וליישם נהלי ביטחון בתהליכים הלוגיסטיים והתפעוליים בשרשרת ההספקה של החברה (ייצור, אריזה, אחסנה, הובלה, קבלת והוצאת מטענים) ועל האזור התפעולי בחברה (רציפי הטענה ופריקה, אזורי אחסון מטענים ומכולות, מתחם הייצור) להיות מפוקח ומאובטח על מנת למנוע גישה בלתי מורשית לטובין.

8. הדרכות ביטחון ¬¬- על הנהלת החברה ליצור מודעות אצל העובדים לאיומים וסיכונים בשרשרת הסחר של החברה ולהביא לידי ביטוי את נושא הביטחון באמצעות הדרכות ייעודיות ותרגילים תקופתיים באמצעות תכנית הדרכה שנתית.לעובדים אשר תכלול נושאים כגון מדיניות הביטחון בחברה, אבטחת מידע/ IT, סיכונים פוטנציאלים בכל נקודה בשרשרת הסחר של החברה ועוד.

9. אבטחת מידע/ IT – על היצואן לפעול ליישום תהליך גיוס למועמדים המכיל מספר פרמטרים של בדיקות (בדיקת היסטוריה תעסוקתית, מבחן מהימנות, מבחני הערכה ועוד..), אשר יתבצע על פי נוהל סדור המגדיר את מעגל ההעסקה החל מקליטת העובד עד סיום העסקתו בחברה. כמו כן, על היצואן  לפעול על מנת לאבטח את מאגרי המידע שלו הכוללים מידע אישי, עסקי וביטחוני על ידי שימוש במערכות/ תוכנות לזיהוי, ניטור ומניעת ניסיונות חדירה ושימוש לרעה במערכות המחשב והמידע (הן מגורמים פנימיים והן מחיצוניים) ולשמור על אמינות ושלמות המידע (פיזי ואלקטרוני) ופיתוח וקיום נהלים לאבטחת מידע  ולגיבוי ושחזור הנתונים והמידע שברשותו.

בסיום תהליך הביקורת המורכב המתואר לעיל ותוך 60 יום, ניתנת תשובת הנהלת המכס ליצואן, האם הוא קיבל את האישור המיוחל להיותו גורם כלכלי מאושר או לאו. אישור על היות יצואן גורם כלכלי מאושר ניתן לשנה אחת בלבד, והוא ניתן להארכה בכפוף לבדיקה חוזרת.