באופן די מסורתי אנשים אשר מבקשים ליצור לעצמם אירוע משמח מחפשים אחר המקום שבו הם עתידים לערוך את החגיגה ואליו להזין את כל האורחים אשר נמצאים ברשימה של המוזמנים כאשר הבחירה היא מתוך שלל של אולמות אירועים באזורים נבחרים. האם חייבים תמיד לערוך אירוע בתוך אולם או גן אירועים? יותר ויותר ישראלים כי התשובה לשאלה הזו היא בהחלט לא, וכי כל אחד יכול למצוא מתוך מגוון רחב של מקומות שהם לא אולם אירועים את זה שיהיה הכי נעים להם לחגוג בו את היום המיוחד שלהם. השוני הוא בכך שצריכים לאתר חברת השכרת ציוד לאירועים עבור כל הדברים שתמיד מגיעים יחד עם אולם האירועים. כל היתר נעשה בצורה די דומה.
כל מה שצריכים לאירוע
מוזיקה - זה די ברור כי המוזיקה היא כזו אשר גם יוצרת את האווירה הנעימה עבור כל שלב של האירוע וגם מאפשרת להדר את האווירה של החגיגה בצורה הראויה.
תאורה - כאשר נמצאים באזור פתוח לעומת מקום סגור כמו אולם אירועי צריכים לדעת כיצד לתכנן בתורה נכונה את התאורה עבור כל האזור שכולו שבו עורכים את היום המיוחד הזה. חשוב לעבוד עם אנשים שכבר יש להם את הניסיון עם ארגון תאורה עבור מקומות פתוחים שכאלה.
אוכל - כאשר אין ממש משטח צמוד שבו מכינים את האוכל מבעוד מועד לאירוע צריכים להסתמך על שירותי קייטרינג שמביאים את כל האוכל אל האירוע עצמו. יש לוודא את כל הנדרש מבחינת חימום וקירור נאות לכל סוגי המנות וכן לאתר חברת השכרת ציוד לאירועים אשר יכולה להציע את כל הנדר שמבחינת כלי האוכל, שלחנות וכסאות לישיבה לארוחה ועוד ציוד נוסף שיכול להפוך את המקום הנבחר להכי נוח שאפשר.
צילום - הרי אי אפשר לערוך אירוע מושקע מבלי לתעד אותו בכל שלב ושלב.