בעבר, שעוני נוכחות היו נפוצים בעיקר במפעלים ובחברות גדולות. הסיבה לכך היתה ונשארה העובדה שקשה מאוד (ואף בלתי אפשרי) לעקוב אחר נוכחותם של כל מאות עובדים ואף יותר. כיום, שעון נוכחות הוא אביזר חובה במקומות עבודה רבים, קטנים כגדולים. הסיבה העיקרית לכך היא הקדמה הטכנולוגית שהביא לשכלולים רבים בתחום שעוני הנוכחות, שהופכת את מלאכת הבקרה על שעות העבודה לקלה יותר מאי פעם.
להלן 3 דוגמאות לשלושת שעוני נוכחות הנפוצים והמוכרים ביותר:
שעוני נוכחות אנלוגיים
זהו שעון הנוכחות של העובדים הישן, שאותו ניתן לראות כיום רק בסרטים ישנים, שכן הוא יצא משימוש כמעט לחלוטין. שעון הנוכחות האנלוגי מורכב משעון אנלוגי שמחובר למתקן מיוחד אשר מנקב חור בכרטיס שמוכנס אליו, בהתאם לשעת העברת הכרטיס. במקומות עבודה שבהם הוצב שעון נוכחות שכזה לכל עובד היה כרטיס נוכחות אישי, עם שמו ופרטיו האישיים. כל כרטיסי העובדים אוחסנו במדפים מיוחדים לצד שעון נוכחות עובדים. מדי בוקר כל עובד לקח את כרטיסו האישי והעביר אותו בתוך מתקן הניקוב, אשר ניקב בו את שעת כניסתו לעבודה. באופן דומה העובדים היו מחתימים כרטיס עם סיום יום העבודה, ובמקומות מסוימים גם בשעת היציאה להפסקת הצהריים והחזרה ממנה. בסוף כל חודש נערכה בקרת כרטיסים על נתוני כלל העובדים לצורך חישוב משכורתם באמצעות שעון נוכחות עובדים.
שעוני נוכחות מגנטיים
במרוצת השנים שעון הנוכחות האנלוגי התגלה כמסורבל במיוחד. הוא דרש בקרת כרטיסים ידנית ומעקב על שעות העבודה של כל עובד, ולא אחת היו בו תקלות טכניות. שעון הנוכחות המגנטי הצליח להתגבר על חלק מהבעיות הללו. שעון נוכחות מגנטי הוא מתקן קטן ופשוט, הכולל מסילה מגנטית שבה מעביר כל עובד את כרטיסו האישי, שניתן לו עם קליטתו בחברה. השעון מזהה את נתוני הכרטיס האישיים ושומר בתוך מחשב שאליו הוא מחובר את נתוני הכניסה והיציאה של כלל העובדים.
שעון נוכחות מגנטי לא דורש מעקב ידני על שעות העבודה של כל עובד. בסוף כל חודש עבודה המחשב מוציא פלט בו מרוכזים נתוני הכניסה והיציאה של כל עובד לאורך החודש כולו. תוכנת המחשב מאפשרת למעביד לקבל נתונים אודות כל עובד ואודות קבוצות עובדים שונות בהתאם לצרכיו. זאת ועוד, שעון הנוכחות המגנטי אפשר את יצירתו של כרטיס העובד המגנטי, שמשמש גם לזיהוי העובד במעברי הכניסה של מקום העבודה, וכאמצעי לפתיחת דלתות בתחומי החברה עצמה. במקומות עבודה רבים הכרטיס המגנטי משמש גם ככרטיס חיוב בקפיטריות ובמסעדות עבור ארוחות צהריים מסובסדות.
שעון נוכחות ביומטרי
זהו הפיתוח האחרון בעולם שעוני הנוכחות. שעון נוכחות ביומטרי מבוסס על טביעת אצבעו האישית של כל עובד. כשעובד נקלט לחברה נלקחת ממנו טביעת אצבע ונתוניו מוזנים למחשב של שעון הנוכחות. בתחילתו ובסיומו של כל יום עבודה העובד נדרש להצמיד את אצבעו לקורא טביעת האצבע שמוצב ליד שעון הנוכחות הביומטרי. המחשב מזהה את נתוניו האישיים של העובד ושומר את המידע אודות שעות הכניסה והיציאה.
שעון נוכחות ביומטרי אינו דורש בקרת כרטיסים. בנוסף, הוא מתגבר על בעיות מרמה שהיו בשעון הנוכחות המגנטי, כשעובדים העבירו כרטיס בשם עובד אחר וזייפו נתונים אודות שעות העבודה שלהם. בשעון נוכחות ביומטרי אף אחד לא יכול להזין נתוני נוכחות במקום עובד אחר.
שעון נוכחות ביומטרי נפוץ במיוחד במקומות עבודה המכילים מידע רגיש או מתקנים מסווגים. במקומות אלו המתקן הביומטרי משמש גם לפתיחת דלתות כניסה בתוך מקום העבודה, ומבטיח שרק מורשי כניסה יכנסו למתחם.