כאשר ניגשים להתמודד עם השאלה איך, חשוב לחשוב קודם את מה – מה המטרה, שלהתוכנה שאנו רוצים ליצר ? אילו פיצרים דרושות ומהם ממשקי המשתמש שיהיונחוצים לכך. בשביל זאת אנו נדרשים לאפיון עקבי ושיטטי של התוכנה בשנימובנים מרכזיים:א. אילו פעולותאנחנו מעוניינים שהמשתמשים של התוכנה לבצעב. אילו פעולות הייתי מעונייןלהיות מסוגל לבצע כמנהל המערכתכיצד נאפשר את הפעולות למשתמש והמנהל אחרי ששכתבנו את הצרכים שלנו שאותםנדרוש מבית התוכנה, נרד לרמה הבאה והיא הגדרה התחלתיתלגבי השאלה כיצדנציג את המידע ונאפשר את הפעולות למשתמש ואילו סוגי משתמשים אמורים להיות.אילו פונקציותיוצגו למשתמש אילו שדות, אילו פעולות הן יאפשרו ובאילומקרים (ייתכן כתלות במצב ההרשאות שלו כמשתמש במידה וישנן כמה משפחות שלמשתמשים). לטובת השלב הזה, מומלץ לחפש ולבחון כמה שיותר אפליקציות אותוכנות שמשרתות את אותה מטרה אילו אפשרויות הן מציעות למשתמש, מה הבעיותבתוכנה מבחינת נגישות ופונקציונליות וכו. מציאת בית תוכנה שיבצע אתהפרוייקט לאחר שאפיינו את המערכת הדרושה ויכולותיה אפשר לעבור ליישום. קייםהיום היצע בהיקף מסחרר של פתרונות תוכנה מסוגים שונים, בעלויות שונותומשמעויות מסחריות שונות. אם ניקח לדוגמא את נושא ה IT, בעבר פיתוח שלמערכת IT היה תהליך מסובך מאד שחייב את בית העסק להתאים עצמו למערכת ולאבכיוון השני. היום ניתן למצוא בית תוכנה שיספק פתרונות רחבים לעסק שלך,פתרונות שמאפשרים גמישות והתאמה לצורכי העסק.