חפש מאמרים:
שלום אורח
05.06.2020
 
   
מאמרים בקטגוריות של:

   
 

ניהול מסמכים – איך ארגונים מטמיעים תוכנה לניהול מסמכים

מאת: יוחאי רתוכנה21/02/2012757 צפיות שתף בטוויטר |   שתף בפייסבוק

בשנים האחרונות גדלה המודעות בארץ לניהול הניירת המשרדית במתכונת דיגיטלית. שיטת ה"משרד ללא נייר" שנהוגה שנים רבות במדינות המתקדמות, תוקעת יתד גם אצלנו והיא מצרפת לשורותיה מידי יום ארגונים ומשרדים נוספים.

אם עד לפני עשור שלטו בשוק התוכנות לניהול מסמכים חברות התוכנה הגדולות בעולם, הרי שהמצב השתנה וכיום את הטון נותנות חברות תוכנה ישראליות שפיתחו פתרונות לניהול מסמכים וידע, תוכנות ומערכות המתאימות הן למשרדים קטנים והן לארגונים גדולים עם אלפי משתמשים.

מערכת לניהול מסמכים נותנת מענה במספר רמות: ברמה הראשונה ממירים את מסמכי הנייר הקיימים לפורמט דיגיטלי. מבצעים סריקת מסמכים ויוצרים מהם קבצים דיגיטליים אותם משלבים במערכת. את המסמכים ניתן לסרוק באמצעות כוח האדם של הארגון, או להשתמש בשירותי סריקה של חברות סריקה המתמחות בסריקת מסמכים.

תוכנה לניהול מסמכים מאפשרת ביצוע סריקת מסמכים לתוך ארכיון דיגיטלי, אחסון המסמכים במערכת ושליפתם לבקשת המשתמש. בדרך זו אנו מנהלים את הידע הארגוני של העסק או הארגון באופן דיגיטלי.

קיימות מערכות רבות של ניהול מסמכים, כולל פתרון של חברת מיקרוסופט. מערכת ה share point של מיקרוסופט נותנת פתרון מצוין לניהול המסמכים הדיגיטליים של הארגון, אך היא יותר מתאימה לארגונים גדולים בגלל עלותה. בשוק ישנן מערכות מדף מוכנות המתאימות גם לארגונים קטנים, אך בדרך כלל יש צורך לבצע התאמות ושינויים במערכת הבסיסית כך שהיא תתאים לצרכים של הלקוח.

לאחר שבחרתם תוכנת ניהול מסמכים, הגיע הזמן לבצע את שלב אחסון המסמכים  בתוךv ארכיון הדיגיטלי. פעולה זו מאפשרת לקשר את קובץ המסמך הסרוק למסמכים או ללקוחות רלוונטיים, כך שבשעת חיפוש של פרמטר הקשור למסמך, תקבלו את המסמכים הקשורים אליו.

איך זה קורה? בונים אינדקס ראשוני ובזמן שמירת המסמך מוזן באינדקס המידע שמתאר את קובץ המסמך (בשדות שהגדרנו מראש כגון: תאריך, מספר תעודה, שם, תעודת זהות, טלפון וכו'). כשתבצעו חיפוש לצורך שליפת הקובץ ותציינו את אחד הפרמטרים המוגדרים בשדות שבאינדקס, הקובץ יאותר תוך שניות.

אחד היתרונות הגדולים בשימוש במערכת ארכיון דיגיטלי הוא החיסכון במשאבי הארגון. הדרך הטובה ביותר להפחית בשימוש בחומרים מתכלים היא מעבר למתכונת דיגיטלית. רוכשים תוכנת ניהול מסמכים, מזמינים שירותי סריקת מסמכים ויוצרים ארכיון דיגיטלי כל המסמכים שלכם יוצגו כקבצים דיגיטליים ולא תצטרכו להדפיס אותם.

המאמר נכתב ע"י מנהל האתר דוקיומנטס.

ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שרותי סריקה, ארכיון דיגיטלי

www.documents.co.il

 





 
     
     
     
   
 
אודות כותב המאמר:

הכותב הוא מנהל האתר דוקיומנטס (Documents) –ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי. http://www.documents.co.il

ומנהל האתר "מסמכים" – שירותי סריקה, ארכיון, אלבום דיגיטלי – Mismachim.co.il

 
     
   
 

מאמרים נוספים מאת יוחאי ר

מאת: יוחאי רמיחשוב ארגוני05/05/111121 צפיות
סריקת מסמכים והמרתם לקבצים דיגיטליים מאפשרת לכם לחסוך את עלות אחסון המסמכים בארכיוני המסמכים (או בחדרי הארגון) וליצור מערכת קלה, פשוטה, זולה ויעילה למציאת כל מסמך בלחיצת כפתור. עם חלוף השנים, כמות המסמכים שהצטברו בארגון הפכו לנטל כלכלי מכביד. אלפי הקלסרים חוסמים כל מטר פנוי במשרדי הארגון ומעלים עובש.

מאת: יוחאי רמיחשוב ארגוני05/05/111030 צפיות
כן, זה הריח המוכר. הריח של המסמכים העבשים, המסמכים המצהיבים. לפי הריח מזהים שנכנסים לתוך ארכיון מסמכים. הריח המיוחד והטחוב הזה של מסמכים ישנים המאוחסנים שנים ארוכות בתוך חדרון סגור או בתוך ארכיון מסמכים. קשה לטעות בריח הזה. מיליוני מסמכים הממוקמים בתוך אלפי קלסרים עבי קרס מאכלסים מדפים צפופים וקרובים זה לזה. אם במקרה אתם צריכים לשלוף איזשהו מסמך מתוך מיליוני המסמכים המאוחסנים בארכיון, קחו בחשבון שזה לא יהיה קל ופשוט.

מאת: יוחאי רמיחשוב ארגוני20/01/111418 צפיות
כשסורקים מסמך למחשב מקבלים קובץ תמונה (בד"כ TIF, JPG, PDF). כפי שלא ניתן לבצע התערבות בתמונות מצולמות המכילות טקסט ללא שימוש בתוכנה מתאימה, כך גם לא ניתן לבצע עריכה בקבצים של מסמכים סרוקים.

מאת: יוחאי רמיחשוב ארגוני20/01/111403 צפיות
מסמך סרוק ניתן להדפסה כאילו היה מסמך שיוצר במחשב מלכתחילה. אם לדוגמה חתמתם על חוזה עתיר מסמכים ואתם רוצים לאכסן אותו כקובץ אצלכם במחשב, ואין בידיכם את קובץ המקור ממנו הודפס המסמך, מה ניתן לעשות?

מאמרים נוספים בנושא תוכנה

מאת: ליאורתוכנה05/10/161759 צפיות
לימודיו של הנדסאי תוכנה, מאפשרים לעבוד בתחום התוכנה, ומתקיימים בבית ספר להנדסאים. בית ספר להנדסאים, שנמצא בתל אביב יפו, מספק הזדמנות לתושבי תל אביב והסביבה, ללמוד בו. תכנית הלימודים מתעדכנת, בהתאם לשינויים שחלים במקומות העבודה העתידיים.

מאת: אריה הרשקותוכנה19/07/151493 צפיות
"אני יודע מה מצב העסק שלי" זהו אחד מהמשפטים שכל בעל עסק אמור לדעת להגיד ואני שומע זאת לא מעט. ואז אני שואל, "ואיך אתה יודע מה המצב"? הבנת התשובה לשאלה זו תעזור להבין מה משמעות התאמת תוכנה לניהול עסק.

מאת: מעיין סבןתוכנה16/04/151052 צפיות
חברות רבות ברחבי העולם וכמובן גם בישראל עוסקות במלאכה המעניינת אך גם המאתגרת של פיתוח מוצרים אשר יש בהם אלמנטים טכנולוגיים. חלקן שייכות לצוות המו"פ של חברות אשר עוסקות גם בייצור בפועל של המוצרים, בעוד שחלקן נותנות את שירותי הפיתוח והתכנון לחברות יצרניות שונות ומגוונות.

מאת: מעיין סבןתוכנה16/04/15988 צפיות
מדענים כגון ניוטון, מקסוול ואחרים העניקו לנו את המודלים המתמטיים, "חוקי המדע" שהופכים לאפשרי את החיזוי המדויק של התפתחות מערכות ועצמים פיזיקליים בחלל ובזמן בהינתן תנאי שפה מסוימים ותנאי התחלה. מתמטיקאים יישומיים המציאו שיטות נומריות המסוגלות לייצר מספרים ושרטוטים המסייעים לתאר במדויק כיצד מערכות ועצמים יתפתחו בחלל ובזמן. הדבר מאפשר לנו לבצע סימולציות, להתאים פרמטרים, ובסופו של דבר לבצע תכנון טוב יותר, אם לא הטוב ביותר.

מאת: מעיין סבןתוכנה16/04/15971 צפיות
בארבע כתבות הספקנו להכיר את שיטת התכנון והייצור בעזרת מחשב, למדנו מי עושה בה שימוש ואילו שימושים נרחבים קיימים בעזרתה. בכתבה האחרונה בסדרה נבין מהי הטכנולוגיה העומדת מאחורי השיטה.

מאת: מעיין סבןתוכנה16/04/15987 צפיות
בשלושת הכתבות הקודמות למדנו מהי טכנולוגיית תכנון וייצור בעזרת מחשב, סקרנו את המשתמשים בשיטה ומהם השימושים הרבים שנעשים בה ברחבי העולם. בכתבה רביעית זו נצלול יותר פנימה ונציג את סוגי ה- CAD הקיימים ומי עשוי למצוא שימוש בכל אחד מהם.

מאת: מעיין סבןתוכנה16/04/15932 צפיות
בשתי הכתבות הקודמות הכרנו את תחום התיב"ם – תכנון וייצור בעזרת מחשב, ולמדנו מהי חשיבותו הגדולה בעולם תכנון המוצרים בענפי ההנדסה, הפיזיקה והמדע. נגענו גם במשתמשים העיקריים בטכנולוגיה זו, ובכתבה זו נרחיב אודות השימושים ב CAD ומי מנצל זאת לטובתו.

 
 
 

כל הזכויות שמורות © 2008 ACADEMICS
השימוש באתר בכפוף ל תנאי השימוש  ומדיניות הפרטיות. התכנים באתר מופצים תחת רשיון קראייטיב קומונס - ייחוס-איסור יצירות נגזרות 3.0 Unported

christian louboutin replica