המדפסת היא מרכז המשרד בכל מה שקשור לתחום התפעולי. מכתבים, הזמנות, חשבוניות, קבלות וכל מסמך אחר שיוצא מהמשרד היום מודפס בשחור לבן או בצבע. בעוד שהשימוש בנייר ועט נעלמים לטובת הקלדה על המחשב והדפסה, כך הולך וגובר הצורך במדפסת איכותית. היום, בעלי משרדים רבים עוברים לשימוש במדפסות HP וחוברים לספקי דיו למדפסת HP שנותנים להם שירות על בסיס קבוע כך שהדפסות היוצאות מהמשרד נותרות איכותיות בכל עת. היתרון במדפסת HP הינו הדיוק הרב בהדפסה והיכולת להדפיס עם המדפסת דברים כמו תמונות, אלמנטים גרפיים ושרטוטים שדורשים דיוק בצבע. היום מדפסות HP הן מודל לאיכות בהדפסה.
חשוב לדעת שלצד קנייה של מדפסת HP איכותית חשוב גם למצוא ספק מקצועי של דיו איכותי למדפסות אלו. לרוב, מי שמוכר מדפסות מכל הסוגים יוכל לתת המלצה על ספק דיו למדפסת או למכור בעצמו סטוקים של דיו למדפסת בהתאם לדרישת הלקוח. מאוד חשוב לחבור לספק אמין ויעיל שיוכל להביא אל המשרד דיו למדפסת כשצריך, בייחוד אם השימוש במדפסת במשרד מתבצע על בסיס קבוע ויומיומי.
בשביל לייעל את התהליך, מומלץ תמיד לרכוש מבעוד מועד כמה ראשי דיו המתאימים למדפסות שיש במשרד וככה למנוע מצב חירום אשר בו אנו נשארים ללא דיו למדפסת ומחכים לספק שלנו שיגיע מהר. מלבד זאת, העובדה שצריך לבצע רכישה של דיו למדפסת אחת לכמה חודשים תוריד את המטלה הזו מרשימת המטלות הקבועות ואפשר לחסוך זמן רב.
חברות וספקים המתמחים במדפסות ודיו למדפסות יש הרבה, אולם חשוב לבחור ספק מתאים. אפשרות אחת הינה כמובן להזמין ישירות ממי שממנו קנינו את המדפסת או לבקש ממנו המלצה לספקים של טונר למדפסת שהוא מכיר ויודע כי הם טובים ומקצועיים. אפשרות נוספת היא לחפש באינטרנט, לעשות טלפונים למספר ספקים ולהשוות בין המחירים, זמני אספקה ועוד. בנוסף לכך, ניתן לשאול קולגות במי הם משתמשים כספק וליצור איתו קשר. עבודה עם ספק קבוע לרוב תחסוך לנו גם כסף, מפני שהספק ירצה לתת לנו תנאים טובים בעד הזמנות קבועות של דיו למדפסת ומוצרים נוספים.