שיחת ועידה – כללים לביצוע נכון

שיחת ועידה הפכה כבר מזמן לפתרון נוח וזול במקרים בהם מעוניינים להיפגש מספר אנשים בשביל לדון על נושא כלשהוא שיכול להיות בתחום הפרטי או העסקי. שיחת ועידה במידה והיא מתבצעת כמו שצריך יכולה להשיג את המטרות שלשמם היא בוצעה כך שלא יהיה כמעט הבדל בין פגישה פרונטאלית לשיחה כזו. ישנה שיחת ועידה בטלפון אך אנו נתייחס לשיחה המתבצעת אל מול מחשב ועל גבי רשת האינטרנט

יידע טכני בסיסי של כל הצדדים – ועידות כאלו יכולות להתקיים רק אם כל אחד מהמשתתפים בשיחה יודע לתפעל באופן בסיסי את המחשב, את המצלמה שבו ואת התוכנה שבעזרתה מבצעים את השיחה. ללא יידע כזה יהיה קשה מאוד לגרום לשיחה "לזרום" מכיוון שכל אחד שנתקע יעכב את כל הקבוצה מלהתקדם בשיחה.

מהירות אינטרנט – מהירות אינטרנט היא אחד הדברים החשובים בכל הקשור לביצוע שיחת ועידה. שיחה כזו ללא מהירות אינטרנט גבוהה תהיה רצופה בעיכובים בהעברת ובשיתוף הקבצים, כך שהיא לא תוכל להתנהל באופן שוטף.

תקינות החומרה – שיחת ועידה ללא מחשב תקין גם כן תשפיע על איכות השיחה, ולכן מומלץ לפני כן לבדוק שהכול עובד כמו שצריך בשביל שלא יהיו תקלות.

הכנת החומר – אחד הדברים החשובים במהלך שיחה כזו הוא הכנה של הפגישה על כל החומרים שאמורים להיות בה כמו תמונות, מסמכים, חוזה וכדומה כך שבמהלך הפגישה לא יהיו עיכובים מצד אף אחד. מומלץ לרכז את כל החומר הרלוונטי לפגישה במקום אחד במחשב כך שניתן יהיה לשלוף אותו במהירות ולהציג אותו בפני האחרים.

מצלמה – שיחת ועידה על גבי המחשב מחייבת מצלמה תקינה כך שכל אחד יוכל לראות את השני היטב וכך השיחה תהיה חיה יותר.