כאשר מדובר בהובלת משרד רצוי לבחור בחברת הובלה המעניקה שירותים נוספים כגון: שירותי אריזה, אחסון לטווח הקצר והטווח הארוך וכו' כיוון ששירותים אלו מסייעים בחיסכון זמן יקר וכאשר ההובלה היא של עסק או משרד, זמן הוא כסף שלעיתים יכול להגיע לעשרות ואף מאות אלפי שקלים על השבתת יום עבודה.
מחיר הובלת משרד משתנה על פי קריטריונים שונים. כלומר: במידה והמשרד ממוקם בבניין ללא מעלית המחיר יהיה גבוה יותר, יש לבדוק האם השביל גישה מגיע לכניסה למשרד או שקיים מרחק בין אזור החניה לכניסה. האם נדרש להוביל ציוד הדורש התייחסות מיוחדת כגון: כספת- אשר יש צורך להישמע להנחיות משטרת ישראל וחברות הביטוח בעניין פירוק והרכבה מחדש, פסנתר, מקרר ועוד והאם ההובלה מצריכה פירוק והרכבה מחדש של חלק מהרהיטים או הובלה של ציוד טכנולוגי רגיש המצריך טיפול רגיש יותר. חברת הובלה וותיקה ומנוסה מעסיקה אנשי מקצוע מיומנים ומגוונים בעלי ידע רב בנגרות, חוש טכני קואורדינציה וכו'. טיפול לא רגיש ומקצועי בציוד עלול להסב נזק כספי גבוה ועגמת נפש ללקוחות.
כחלק מהובלת משרד או חברה לעיתים נדרשת חברת ההובלה להוביל משטחי ציוד רבים. במידה ומדובר במקרה מסוג זה חשוב מאוד לוודא עם חברת ההובלה שהיא מעניקה את השירות כיוון שלא לכל חברה יש את כלי השינוע המתאימים לצורך הובלה כזו.
כבר בשיחה הראשונית עם נציג חברת ההובלה, יש לפרט בפניו את הציוד שנדרש להעביר, בכמה ארגזים מדובר, כמה חדרים למשרד וכל מידע נוסף שייתכן ויסייע לחברה להיערך מראש עם הכלים המתאימים, מספר אנשי מקצוע שהיא תקצה ליום זה והמשאית המתאימה שתענה לצרכי הובלת המשרד.
בתום יום ההובלה, חשוב לעבור על כל הציוד שהובל, לוודא שכל הארגזים, רהיטים, מכשירי החשמל, ציוד משרדי, ציוד טכנולוגיה, ויתר פריטי המשרד- הגיעו ליעד בבטחה. רצוי לערוך מראש רשימת תכולה כדי שיהיה מעקב אחר תהליך ההובלה. רשימת הצ'ק ליסט מסייעת במקרים של אבדן או ספק אם כל הציוד נארז ומסייעת בהכוונת צוות ההובלה במיקום הציוד ביעד החדש- כל ארגז למשרד שאליו מיועד. חשוב לזכור שפריקת הציוד חשובה לא פחות כיוון שפריקת רהיט במשרד הלא נכון תצריך הגעה נוספת של צוות הובלה למשרד מה שעלול להתבטא בתוספת כספית לעלות ההובלה.
התנהלות מאורגנת וזריזה תסייע במעבר קליל ופשוט למשרד החדש.