חברות גדולות ששמו להן למטרה להעניק לעובדים שלהן מעבר לעבודה גם מעט כיף משתדלות לפנק אותם בסוף השנה באירוע ייחודי. מטרת האירוע היא קודם כל להוקיר תודה על העבודה הרבה שנעשתה במהלך השנה על ידי העובדים. כמו כן, מטרת האירוע היא גיבוש העובדים ויצירת חוויות וזיכרונות משותפים שילוו אותם לאורך השנה החדשה.
אירוע סוף שנה בחברה נועד לתת טפיחה על השכם בתמורה לעבודה הקשה של השנה שעברה וליעדים שהושגו במהלכה, מומלץ כי אדם בעל תפקיד בכיר בחברה ישא נאום בו יודה לעובדים על ההירתמות למען המטרה. בהזדמנות זו ניתן לפרוש את היעדים לשנה החדשה ולעודד את העובדים באווירת החג לאמץ אותם לליבם.
אירועי סוף שנה בדרך כלל עושים בערב, ניתן לשכור אולם אירועים, מועדון יוקרתי. כמו כן, ניתן לערוך את האירוע באודיטוריום או היכל תרבות, לאירוע ניתן להזמין הופעה של אמן, סטנדאפיסט או אדם מפורסם שינחה את הערב, באירועי סוף שנה רוב החברות משלבות טכס עובד מצטיין, קליפ עובדים וכו', יש נטייה להזמין להקות מוזיקה כמו טררם או להקת קאברים אשר מדברות לקהל נרחב.
מומלץ במהלך השנה לצלם את העובדים בעבודה ובאירועים קטנים ואז ליצור סרט עם כתוביות או לערוך מצגת אשר תוצג על מסכים במהלך האירוע. רצוי לשכור שירות של בעל מקצוע שיעשה זאת כדי להשיג את התוצאה הטובה ביותר.
ישנן חברות שלוקחות את האירוע צעד אחד קדימה ומשכירות בית מלון ומזמינות את העובדים, בני הזוג שלה ואת ילדיהם לסוף שבוע מפנק ומלא אטרקציות. סוף שבוע שכזה יכלול בדרך כלל הסעות, משחקים והפעלות לילדים, הופעות אל תוך הלילה, מסיבה, ארוחות ופעילויות ספורט מאתגרות.
כיצד מתכננים אירוע סוף שנה ?
בראש ובראשונה יש לקבוע תקציב ולא לחרוג ממנו. לאחר שבחרתם את התקציב תוכלו לברר על האפשרויות השונות העומדות מולכם. מצד אחד תוכלו לערוך את כל האירוע לבד ולהקצות לכך משאבי אנוש ומצד שני תוכלו לשכור חברה מקצועית שתארגן ותפיק את האירוע.
אם אין לכם או לכוח האדם שהקצתם למען העניין את הידע הדרוש לשם תכנון אירוע בסדר גודל שכזה רצוי שתתנו לבעלי מקצוע לעשות זאת. תכנון אירוע בסדר גודל גדול דורש הכרה של תחום האירועים וידע בניהול זמן במסגרת אירועים שכן אירוע מוצלח הוא אירוע בו הכול מתקתק כמו שעון ואין בו רגע אחד בו האורחים צריכים לחכות למשהו שיקרה. אירוע מתוכנן היטב הוא אירוע בו כל בעלי המקצוע הפועלים בשטח יודעים את לוח הזמנים שלהם והאורחים נהנים בלי להרגיש את העבודה הקשה המתבצעת מאחורי הקלעים.
לסיכום : תכנון אירוע גדול לחברה בסוף השנה חייב להיות מדויק ועל פי תקציב. לפעמים מחיר השכרת שירותיה של חברה המתמחה בתחום משתלמת יותר מבחינה כספית מאשר כוח אדם בחברה אשר מקדיש מאמצים רבים לערוך אירוע לראשונה בחייו.