ניהול מסמכים בארגון הפך להיות נחלת הכלל. כדי ליישם ולהטמיע מערכת ניהול מסמכים, יש צורך במספר מקדימים מהלכים. אבל לפני הכול כדאי שתכירו את המושגים הבאים:שירותי סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, זיהוי טקסט, OCR עברי, משרד ללא נייר, אלה רק חלק מהמשפטים שתשמעו במהלך המעבר למשרד מודרני המבוסס על מערכת דיגיטלית של ניהול מסמכים, או בשפת העם - ארכיון דיגיטלי / ארכיון אופטי.
ארגונים ומשרדים רבים עוברים בזמן האחרון לנהל את מערכת המסמכים שלהם בצורה חכמה ויעילה. כשלב מקדים להטמעת מערכת ניהול מסמכים, יש צורך בהפיכת מסמכי הנייר לקבצים דיגיטליים הניתנים לאחסון בתיקיות מתאימות, כאשר כל קובץ מקבל את השם והאפיון שלו.שירות של סריקת מסמכים הוא צורך ראשוני בתהליך המעבר לארכיון דיגיטלי.
סריקת מסמכים מאפשרת לקחת מדיה גולמית (נייר, מסמך, ספר וכדומה) ולהפוך אותם למדיה דיגיטלית.כאשר יש צורך בעיבוד המסמך הסרוק או למפתוח המסמך באופן אוטומטי באמצעות OCR (זיהוי טקסט), מומלץ להיעזר בחברות המתמחות בנושא.
כדאי לבחור חברה עם מספר שנות ניסיון במתן שירותי סריקה ויכולות להטמעת פתרונות לניהול מסמכים באופן מושלם (תוכנה, חומרה, שירות, תמיכה). אם יש לך צורך בהפיכת המסמך הסרוק לקובץ בר עריכה, כדאי להיעזר בפתרונות OCR מתאימים.
OCR עברי יכול לאפשר לך לערוך את המסמך כאוות רצונך ולתייק אותו בהתאם להגדרות שתיקבע. אתה יכול להשתמש בחלק מהמידע במסמך (אם המסמך הוא חשבונית ואותך מעניין מספר החשבונית בלבד), אתה יכול לבנות אינדקס לשדות מסוימים שתגדיר, אתה יכול לבצע פענוח על הטקסט, (כולל סוגי כתב מיוחדים כמו כתב רש"י) ועוד.
כשאתה בוחר חברה לצורך סריקת מסמכים, רצוי שתבדוק את יכולות החברה ולא רק את מחיר הסריקה לדף. חשוב שתגדיר מראש מהם לוחות הזמנים לביצוע הפרויקט, חשוב שתבדוק עם אילו לקוחות החברה עובדת, אתה יכול להתקשר ולבקש מהם חוות דעת על השירות שקיבלו. חשוב להגדיר היכן תתבצע העבודה – במשרדיך או במשרדי חברת הסריקה.
סריקת מסמכים מחוץ למשרדי החברה שלך חושפת את המסמכים שלך לסכנות אבטחת מידע. אם מדובר במסמכים מסווגים, בקש שהסריקה תתבצע במשרדי חברתך בלבד. אם מדובר בסריקת ארכיון מסמכים רגישים, אל תתפשר ודרוש שהסריקה תתבצע אצלך.