הנהלת חשבונות היא מעקב בצורה מלאה אחר הפעילות הכספית של העסק ואחר המידע והרישומים בצורה מדוייקת ומעודכנת. המעקב כולל רישום של הוצאות והכנסות העסק, חובות וכן סכומים שגופים אחרים חייבים לעסק, השקעות בציוד ובמלאי וכל פעילות גלויה ואף נסתרת של העסק ובעליו.
הנהלת החשבונות דורשת זמן רב, יש לתעד כל סכום כסף שהתקבל בעסק או שהוצא על ידו, ללא יוצאים מן הכלל. אין מדובר בביצוע עבודת קלדנות. בעבר, מקצוע הנהלת החשבונות כלל בעיקר הקלדת מסמכים ידניים למחשב. כיום, רוב המסמכים כולל חשבוניות, קבלות, הפקדות והמחאות מופקים אוטומטית באמצעות המחשב בתוכנות להנהלת חשבונות כגון "אופק פיננסי".
באמצעות הנהלת החשבונות ניתן לקבל תמונת מצב פיננסית של העסק על מנת להציגו בפני משקיעים אפשריים. ניתן לקבל ייעוץ עסקי כגון רכישת מכוניות לעובדים או שירות ליסינג, קיצוץ בהוצאות העסק, פיתוח שווקים עתידיים ועוד. מנהל חשבונות טוב יספק לך נתונים שיסייעו לך בתכנון עתידי של האסטרטגיה של העסק.
דו"חות שמפיק מנהל חשבונות נותנים לעסק בכל רגע נתון הערכה כספית של מצב העסק הכוללת את המגמות שאפיינו את העסק שלך בחודשים האחרונים. כך ניתן לדעת כיצד ניתן לשלם פחות מיסים והאם בזמן הקרוב יש להתמקד בהגדלת ההכנסות או בהקטנתן, להקדיש תשומת לב לניהול הנכסים הקיימים או לרכישת נכסים חדשים וכו'.
מידי חודש בחודשו ובסוף שנת הכספים מבצע מנהל החשבונות או רואה החשבון או החשב של העסק או האירגון את הדו"חות הכספיים ומאזנים ומבצע את העברת הדיווחים הנדרשים ע"פ חוק לרשויות המס והמע"מ.
הנהלת החשבונות יכולה להתבצע ע"י איש מקצוע בשכר או באופו עצמאי ע"י בעל העסק באמצעות "אופק פיננסי" - תוכנה להנהלת חשבונות פשוטה וקלה לתפעול.