ארגון ערב גיבוש לעובדים מצריך יוזמה ותכנון מובנה לצד פתיחות כלפי רעיונות של צוות מנהלים. המאמר יתמקד: בניית קונספט, בחירת פעילות חברתית מתאימה, מציאת מקום, סוג תפריט. לפניכם מגוון רעיונות להפקתו של ערב גיבוש מעולה על פי שלבי תכנון מובנים.
א.הצבת מטרות לאירוע - כתבו מה הציפיות שלכם ושל העובדים מהאירוע. קבעו מטרות ויעדים. למרות שהדבר נשמע כמו משימה צבאית הדבר יקל עליכם בגיבוש של הקונספט הנכון.
הזמנת בני זוג – במידה ורוב העובדים נשואים וכבר עובדים מספר שנים יחד ישנה אפשרות להזמין את בן/בת הזוג להצטרף. הדבר יכול לתרום לחיזוק ההכרות ויתכן שיתפתחו קשרים חברתים חדשים. ככל שהצוות יותר חדש כדאי להתמקד בחיזוק ההכרות שבין העובדים באירוע.
פעילות פרידה – כאשר ישנו עובד/ת שצריך לערוך להם מסיבת פרידה חשוב לבדוק יחד איתם מה הם היו רוצים, את מי הם כן היו רוצים לראות באירוע, אפשר להפתיע אותם עם סרטון קצר שכל עובד/ת מספרים בשבחם.
ההבדל בין ערב גיבוש לסדנת פיתוח צוות – זכרו כי אין ערבי גיבוש דומים לסדנאות פיתוח עבודת צוות בו מתמקדים באותם בעיות וכשלים המונעים מהצוות לתפקד בצורה מיטבית ולכן סדנאות אילו עורכות מספר שעות על פני מספר מפגשים.
ב.רעיונות לבחירת תאריך - פתחו יומנים ובמקביל לוח שנה ובחרו שלושה תאריכים שיכולים להתאים. שימו לב שהתאריכים הללו לא מתנגשים עם לו"ז צפוף בעבודה או עם אירוע אחר של אחד ממנהלים או העובדים.
ג.עדכון יום האירוע – קבעו תעריך יחד עם העובדים ועדכנו את כולם בישיבה הקרובה או בפתיחה של יום. השתמשו ברשת התקשורת האינטרנטית בכדי לתזכר את מי שהיה נוכח ומי שלא.
ד.בדיקת תקציב – יש לבדוק מהו הסכום התקציבי שאתם יכולים לקבל (אלא אם אתם אילו שקובעים את התקציב). מי הספקים שאיתם הארגון עובד, כיצד מתבצע התשלום בפועל ואיזה מסמכים הספקים צריכים לתת.
ה.רעיונות לבחירת המקום – בהתאם לקונספט שנבחר ניתן לערוך את ערב גיבוש במספר מקומות :
בית / חצר / פארק ציבורי – אופציה מושלמת שבה יש גם חיסכון בכסף ואפשרות לעריכת פעילות חברתית מגוונת. צריך למצוא מי מבין העובדות או העובדים יוכל להשאיל את הבית למטרה זה או לאתר מקום מתאים בפארק.
לופט / ווילה פרטית – השכרת המקום עולה כסף. אם אתם רוצים לפנק את הצוות בג'קוזי, שולחן סנוקר זאת יכולה להיות בחירה מצוינת.
מסעדה – פרייבט רום יכול להתאים לכל סוג של אירוע, פותר את הצורך בלארגן אוכל מצד שני החדר לא תמיד מתאים לכל פעילות חברתית.
מועדון / פאב – אם יש רצון בהפעלה של קריוקי או ריקודים זה יכול להיות מושלם. החיסרון הוא במוזיקה שעלולה להיות רועשת ולפגום בתקשורת.
אולם אירועים / חדר הרצאות בבית מלון – משדר יוקרה. פותר את הצורך בארגון האוכל. העלות עלולה להיות לא זולה.
אולם קולנוע / אולם הופעות – ניתן לגוון ולתת לעובדים ערב בלתי נשכח שהם הVIP באולם הקולנוע, הדבר כולל אוכל ושתייה חופשית וסרט נבחר. לחילופין ניתן לבחור אולם הופעות שבה הם ייהנו ממופע סטנד אפ מצחיק. בשני המקרים ההתמקדות תהיה בהנאה אישית ופחות בפעילות חברתית מגבשת.
אוהל בדואי / יאכטה – אטרקציה ייחודית לעובדים. אין כמו פעילות ODT בחוץ לשחרור והנאה. עשיית פיתה בדואית, או שיט ביאכטה יכולים להפוך את ערב גיבוש לחוויה מנצחת.
ה. רעיונות לבחירת סגנון האוכל – יש לברר מי מהעובדים צמחוני, טבעוני, לא יכול לאכול גבינות ורגיש לגלוטן. במידה ויש נציגות גברית בולטת בצוות אין כמו ברביקיו בכדי לגבש את החברה. יש צורך בלפחות שלוש מאוד גרם בשר לאדם. ניתן לחלק משימות בהתאם למיומנות ולניסיון.
אם מה כל אחד צריך לבוא? אם החלטתם שכל אחד מהעובדים מביא דבר מה ערכו רשימה מאוזנת בין אוכל לשתייה. התייעצו איתם לגבי סוג האוכל המועדף הן לגבי מסעדה והן לגבי אירוע המתקיים בפארק או באחד מהבתים.
בחירת קייטרינג – ניתן היום להזמין קייטרינג חלבי או בשרי כשר וזאת בהתאם לתקציב העומד לרשותכם. בדקו מספר חלופות ורק אז החליטו.
מסעדה – יש לבדוק האם המקום כשר ומי נותן את הכשרות. בדקו אם התפריט המוצע עונה על הציפיות של העובדים לגבי סגנון האוכל.
ו.פעילות חברתית צריכה "להיגזר" מאותם מטרות ויעדים שאתם מציבים לגבי האירוע. במידה ויש לכם מספר רעיונות שתפו את הצוות והחליטו יחד איתו. במידה ואתם מעדיפים להשקיע את התקציב "בתפריט האוכל" אתרו את העובדים שאוהבים להיות "על הבמה" ובקשו מהם להפיק את הפעילות החברתית או בקשו מכל עובד/ת לדאוג להפעלה חברתית אחת שונה.
ז.רעיונות למשחקי גיבוש
צוות חדש – כדאי להתמקד במשחקים שבונים אמון ומחזקים את ההכרות שבין העובדים.
משחק בזוגות - אחד מהמשחקים הטובים לאמון זה לחלק את העובדים לזוגות וכל אחד צריך לקחת את השנה לסיבוב כאשר עיניו עצומות. יש לתחום בזמן את התרגיל ולאחריו מתחלפים.
משחק חפצים – כל עובד/ת צריכים להוציא מהתיק, ארנק פריט אחד והצוות צריכים לנחש של מי זה. במידה ולא נחשו נכון על אותו /עובד/ת להזדהות ולספר מה המשמעות של החפץ עבורם או מה גרם להם לבחור דווקא בחפץ הזה.
משחק הכרות – בוחרים זוגות באופן אקראי לכל זוג יש חמש דקות לספר אחד לשני מספר רב של פרטים ולאחריו כל אחד מציג את השני.
צוות וותיק – צוות שהעובדים והעובדות מכירים אחד את השני ניתן ללכת על מספר משחקים משעשעים. זכרו כי המטרה גם להוציא את הצוות ממצב של הלחץ והשחיקה בעבודה.
משחק בזוגות – מכינים דפים ומדביקים לגב של כל עובד/ת. מציידים בעט כל אחד, מתחילים ללכת כך ולרשום על הגב רק דברים טובים שחושבים על אותו בן אדם.
החבילה הגיע – כל גזיר עיתון טומן בחובו שאלה על עובד/ת. הקבוצה צריכה לנחש למי מהעובדים יועדה השאלה או המשפט.
משחק השקר – מזמינים בין שניים לשלושה עובדים. סיפור אחד צריך להיות שקרי והשאר אמת. העובדים צריכים לנחש מי השקרן/ית.
ח. הזמנת מפעיל/ה - אם בחרתם באופציה הזאת חזרו שוב למטרות וליעדים שהצבתם עבור האירוע ובהתאם בחרו את המפעיל/ה תוך שימת דגש על הרכב אוכלוסיית הצוות. (צעירים, מבוגרים, נשואים, עולים חדשים, ערבים, דרוזים.). בקשו המלצות, ערכו תאום ציפיות, הסבירו מה אתם מצפים שהם יעשו בכדי לממש את המטרות שלכם עבור האירוע.
חיסכון בעלויות - בדקו מהיכן מגיעים האומן/ית לאירוע (הוזלת עלות נסיעה), האם יש אפשרות שיוזמנו לעוד אירועים, האם ניתן להם להשתמש בלוגו של החברה. במידה ואינכם אוהבים להתמקח תנו למי שכן אוהב לעשות את "העבודה" בשבילכם.
ט. רעיונות לפעילויות ואטרקציות
סדנאות אומנות – ציורי אווירה, פיסול עיסת נייר, עיצוב זרים. סדנת בצק סוכר, אומניות לחימה לשיפור היציבות והכוח ובמידה ולעובדים יש טעם אסתטי ניתן להזמין סדנה לעיצוב הבית והמשרד על פי שיטת הפאנג שוואי.
סדנאות בישול – היתרון בסדנת בישול היא שנפתרה בעיית התפריט בצורה מקורית. הסדנה יכולה להתמקד גם בעבודת הצוות של העובדים. יש להחליט על המוצרים שאותם העובדים יבשלו לפני : סדנת סושי, סדנת בשרים, מאכלי ים, הכנת גבינות, אולי העובדים ירצו לקנח בסדנת בצק סוכר או בסדנת שוקולד חושנית.
סדנאות גרפולוגיה – דרך הציורים ניתן ללמוד על מצב היצרים, גרפולוג על פי החתימות יבדוק מי עושה "פאלוות", נבקש לכתוב ברכות לעובדים ונבחן מי "חופר" לכל החברים.
סדנאות טיפול בספא – רוב העובדים מעדיפים להתפנק. ניתן להפתיע אותם בטיפול איורוודה,שיאצו, טווינה, רפלקסולוגיה מס'ג, הילינג, אבנים חמות. ניתן לערוך סדנה שבה ילמדו את רזי העיסוי.
סדנאות יין ואלכוהול - הסדנה מיועדת לתת למנהלים ולעובדים ידע נוסף בתחום היין כך שתמיד יכלו להפתיע בידע בפגישות עסקיות או חברתיות. בערב צוות אלכוהול עוזר להשתחררות ראשונית. ובכלל אומרים אצלנו כי "הגיע יין יצא סוד". חלק מהמטרה של ערבי גיבוש הוא להיפתח ולהראות שכולנו בעצם בני אדם וכך מוסרים חסמים בין העובדים.
לרקוד עם העובדים – אם העובדים היו "רוקדים בעבודה" ההנאה הייתה יותר רבה. ריקוד זוגות כמו טנגו עובד על תיאום דרך העיניים והגוף, ריקוד שורות יכול להדגים את היופי של עבודת צוות משותפת. סדנת ריקודי בטן ועוד.. כל אלה יעזור לצאת מהשגרה, אם אור ונלה מהיפה והחנון הצליחו לרקוד ייתכן שהעובדים יפתיעו בגדול.
סדנאות משחק – משחקי אימפרוביזציה משפרים את מיומנות הפלרטוט והגמישות המחשבתית.. סדנאות משחק טובות להכרות ולפיתוח מיומנויות משחק. אלתור, פנטומימה, ג'יבריש, משחקי קבוצות, תנועה במרחב ועוד. סדנה לעידוד המשחק בעבודה כגורם לחדשנות והתמודדות מול לחץ ושחיקה. לאנשי מכירות ניתן להזמין את יוסי אלפי לסדנת מספרי סיפורים.
סדנאות מיסטיקה – אנשים אוהבים לדעת על עצמם. קריאה דרך תאריך לידה (אסטרולוגיה), קריאה דרך כף היד (כירולוגיה), קריאה דרך שמות (נומרולוגיה), קריאה דרך קלפים. קריאה דרך קפה או אולי מופע קוסמות, קריאת טלפתיה ומחשבות יכולות להפתיע גם את הספקנים בגדול.
סדנאות מודעות – אלכסנדר, אינטליגנציה רגשית, אסרטיביות, גרינברג, דמיון מודרך, העצמה נשית ,יוגה צחוק, נשימה ומדיטציה, פלדנקרייז, פילטיס, פיתוח מנהיגות, פיתוח חדשנות.
סדנאות משחקי שולחן – תחרויות של משחקי קלפים בין השולחנות. פעילות בסגנון "לאס וגאס", כשאת הכסף להימורים מחליפים קוביות שחולקו על ידי המנהלים.
סדנאות צחוק והומור- הצחוק משפר את הבריאות הפיזית והנפשית וכן מעודד פריון. יוגה צחוק ( משחקי צחוק ותרגלי נשימה), סדנה על חשיבות ההומור בחיים ובעבודה, סדנת מספרי סיפורים (יוסי אלפי), תיפוף גוף.
סדנאות רוחנית - אם יש לכם עובדים צעירים או מנהלים רוחניים במיוחד ניתן לארגן סדנאות המתמקדות בלחץ ושחיקה דרך גישה ההוליסטית כדוגמת : מדיטציה, יוגה, טאי צ'י, קפוארה ועוד..
סדנאות קריוקי – ערב גיבוש בסגנון "הטיש הגדול" או בסגנון של "כוכב נולד". סדנת תיפוף גוף. דיג'ורידו, סדנת תיפוף על תופים.
סדנאות לחיזוק תקשורת הצוותית- ככל שהעובדים מכירים טוב אחד את השני כך האינטימיות משתפרת. חידוד מסרים מילוליים יכולה לעזור הן בעבודה והן בחיים הפרטים. בסדנה באים לידי ביטוי משחקים בזוגות וקבוצות, שפת גוף בין גברים לנשים, חשיבות רושם ראשוני, פלרטוט, עמידה מול קהל, סימנים לחוסר יושר ועצבנות, תדמית אישית.
י. תזכורת – שבוע לפני האירוע יש לשלוח הודעות תזכורת מתי צריך לבוא, כתובת ומה כל אחד ואחת צריכים להביא.
יא.סגירת קצות - ביום האירוע ניתן לשלוח sms עם כתובת האירוע ונקודת ציון (הדבר יחסוך שיחות מיותרות בערב האירוע). ערכו רשימה של כל הדברים אשר באחריותכם והצטיידו בהרבה אופטימיות. אם תצטרכו עזרה מאיתנו על תהססו להתקשר ונשמח לעמוד לצידכם.
להזמנת ערב צוות וקבלת רעיונות "מדליקים" התקשרו לטלפון במשרד 03-5590868 או ישירות לנייד 050-5711160