ניתן לנהל מספר פרויקטים במקביל בהצלחה אם ניגשים למטלה בגישה הנכונה. חשוב ליישם כמה שיותר מהטיפים בו זמנית כדי לאפשר מקסימום הצלחה בניהול הפרויקטים במקביל.
1. אל תעשו הכול לבד
חלקו את המטלות לאנשי הצוות או לאנשי מקצוע חיצוניים כדי שהעבודה תבוצע על ידי מי שהכי מוכשר לבצע אותה- זה חוסך זמן, מעלה שביעות רצון של הלקוח מהתוצאה ובסופו של דבר חוסך כסף מתיקונים וגרסאות חוזרות ונשנות
2. אל תתנו לבלגאן להשתלט
כדי להצליח בניהול מספר פרויקטים במקביל חשוב שכל המידע יהיה מרוכז באופן מסודר וכי לוח הזמנים יהיה מעודכן
3. פשטו את התהליך
פרקו כל פרויקט לשלביו העיקריים והיו ערים אליהם ונהלו לו"ז עבורם- הבנת עיקרי הדברים תאפשר לכם לדעת בשעת משבר בין כמה פרויקטים איזה מהם הוא באמת בשלב דחוף ודורש את זמנכם על פני האחרים.
4. אל תתעלמו מהפרויקטים האחרים
חשוב ליצור תכנית מרכזת אשר מחלקת את זמנכם בין כל המטלות שבפניכם וכן מנהלת סדרי עדיפויות לכלל המטלות של כל הפרויקטים
5. אל תהפכו לעבדים של ניירות ופרטים
טכנולוגיה משודרגת וכלי עבודה נכונים יסיעו לכם בביצוע עבודות שגרתיות ויחסכו לכם זמן יקר.
6. אל תתעלמו מבעיות בתקשורת
אם עיתם על בעיית תקשורת ביניכם לבין לקוחות או ביניכם לבין אנשי צוות אחרים טפלו בה מיד- בעיית התקשורת עשויה לחזור על עצמה ברגעים קריטיים בפרויקט, לכן אם כבר גיליתם שהתהליך לא עובד חלק טפלו בו כדי שתדעו על כל בעיה אחרת שהיא בזמן אמת ותוכלו לתת לה את ההתייחסות המתאימה.
7. הירארכיה בצוותים
החכמה הגדולה היא הגדרה נכונה של מנהלי צוותים, האיש הנכון במקום הנכון יכול לחסוך הרבה כאבי ארש ובוודאי הרבה בלגאן. כך ניתן לנהל מערכת יחסים מול אדם אחד עליו ניתן לסמוך מאשר מול כל נושאי התפקידים בכל הפרויקטים.
8. תמחור פרויקטים
הערכת עלויות הפרויקט צריכה להיות מהירה ומדויקת. היא צריכה להיעשות פעם אחת ואז לשמש בסיס להתנהלות וקו מנחה לבדיקה אקראית של מצב הפרויקט. כלי מחשוב מתקדם יכול לסייע רבות אולם ברור שגם לניסיון יש כאן חלק לא מבוטל.
9. יעילות ופוקוס
ניהול מספר פרויקטים במקבלי היא משימה מורכבת, אולם ברור שריכוז במה שעומד על הפרק ויעילות בטיפול בניירת או עבודה שוטפת יסייע בעמידה בנטלות בהצלחה.