אם אתה מנהל אנשי שטח אז סביר להניח שאתה עומד בצומת מרכזי של בעיות הקשורות למעקב אחר דוח השעות של העובדים שלך.
במקרה של ארגון גדול, יכול להיות שיש לך עוזר או מפקח עבודה שיכול לעזור לך ולבדוק את שעות העובדים ולנהל "מקרוב" את פעילותם.
בכל בוקר הוא יצטרך לסמן מי הגיע לעבודה ולתת דוח ידני בסוף החודש של כמות השעות ודוח של מי עבד ומתי.
במקרה ואין לך עוזר אישי(כאשר מדובר בארגון קטן), כל מה שנותר לך לעשות זה לסמוך על היושר והאמון של העובדים שלך.
מעקב אחר שעות העבודה של עובדי השטח
ממש כמו שמתנהל מפקח עבודה של 100 עובדים כך בדיוק צריך לפעול מנהל של 3 עובדים. עליך למצוא את השיטות שיעילות עבורך לניהול שעות העובדים בנחות ובקלות.
כיום יש מגוון פתרונות אפשריים אבל יכול להיות שטרם בחרת להשתמש בהם כי הם יקרים מאד עבורך , או לא מספיק ידידותיים לשימוש יומיומי. לכן אם אתה מוצא את עצמך שוב מחפש פתרונות זולים ונוחים כדי לפתור את הבעיה חשוב שתקרא את המאמר הבא.
הבעיה המרכזית הטמונה באיסוף שעות העובדים היא ללא ספק מתבטאת בתפיסת תשומת הלב שלך. הפתרון הקלאסי לבעיה זו טמון במערכת שעון נוכחות.
כפי שאתה מכיר תוכנת נוכחות או ניהול משמרות כך בדיוק עובדת מערכת שעון נוכחות .
יש כיום מגוון שעוני נוכחות לניהול שעות העבודה בנוחות ובקלות:
שעון נוכחות אינטרנטי - לדיווח נוכחות מהמחשב במשרד
שעון נוכחות ביומטרי - שעון קיר שמחתימים נוכחות באמצעות טביעת אצבע
שעון נוכחות מסוג קרבה - עובד כמו שעון טביעת אצבע אך מחתימים נוכחות באמצעות צ'יפ קרבה.
אפליקציה שעון נוכחות - החתמת נוכחות באמצעות טלפון נייד.
מערכת נוכחות תעזור לך לתזמן את שעות העבודה באופן אמיתי כך שתוכל לשלם על השעות האמיתיות שבוצעו בפועל ולא על ממוצע שעות שנרשמו באופן ידני.
עכשיו נשאלת השאלה מדוע שעון נוכחות חייב להיות בסנכרון מלא עם דוח המשימות והמשמרות? רק כך תוכל ליצור יעילות באופן העבודה וסנכרון מלא בין מספר מערכות אשר עובדות בקורולציה למענך. המשמרת שהעובד עבד תתאים לכמות השעות שביצע בפועל אל מול המשימה שעלייה היה אמור לעבוד וכו'..
התייעלות מגיעה ממקום של סינרגיה בין מערכות כאשר מספר משתמשים נגישים למידע ויכולים לנהל את המידע הרב בצורה חכמה שכל שינוי ניתן לראות על ידי מנהל נוסף.
אם אתה מנהל עבודה זה הזמן לעבור את מכשול הטכנולוגייה ולנהל את שעות העובדים באופן חכם יותר כי כל דקה יקרה וכל רגע של פעילות חשוב בתרומתו להצלחת הארגון.