ברמה העקרונית מתאימה הנהלת החשבונות החד צידית לעסקים קטנים עד בינוניים, וגם אז קיימת לעיתים התלבטות בין הנהלת חשבונות כפולה לחד צידית. הנהלת חשבונות חד צידית עוקבת אחר סעיפי הכנסות והוצאות ולעיתים מתווספים גם סעיפי תשלומים לספקים או גופים נוספים, אך הכל נרשם ברמת הדיווח ללא האופציה החשובה של עבודת התאמות מערכתית וניתוחית. בשיטה של הנהלת חשבונות כפולה, קיימת האופציה להכנסת כל הפרמטרים הקשורים להכנסות והוצאות בהיבט הכי רחב, ואף לערוך ניתוחים ותחזיות לטובת העסק.
כיצד מבצעים הנהלת חשבונות כפולה?
על מנת לקבל תמונה מקיפה וכוללת על מצבו הפיננסי של העסק, מתעדת הנהלת חשבונות כפולה מסמכים רבים כגון- דפי בנקים בש"ח ובמטבע זר, עריכת תיאום בין ספרי העסק לדוחות הבנק כולל עמלות ריביות ועוד, דוחות על תזרים מזומנים מעודכן (גם לפעולות עתידיות), מעקב אחר הוראות קבע בבנק, תשלומי הלוואות ועוד. בפעילות הפיננסית בתוך העסק נעשה מעקב מתועד אחר קבלות, חשבוניות מס, קבלת מזומנים, זיכויים שונים, והכנסות עתידיות מכרטיסי אשראי וצ'קים דחויים. בנוסף, נרשמת כל הפעילות הקשורה בספקים, יבוא, עמילות מכס, תשלומים לספקים ואף מופקים דוחות מפורטים ועדכניים על פיהם ניתן לנתח את המצב הכספי בעסק.
לסיכום
בין אם הוחלט על עבודה בשיטת הנהלת חשבונות כפולה, ובין אם הוחלט על שיטת הנהלת החשבונות החד צידית, יש לתת את הדעת לגבי בחירת איש המקצוע אשר יבצע את העבודה. האופציות העומדות בפני בעל העסק המעוניין להעסיק מנהל חשבונות הן- לשכור את שירותיו של משרד רואה חשבון/יועץ מס, או לחילופין מנהל חשבונות עצמאי, בעל ותק וניסיון כולל ביקורת של רואה חשבון/יועץ מס, תוך הפרדה מוחלטת בין שני הגורמים.