בחירה של מומחה בתחום של ייעוץ ארגוני יכולה להיות קלה למדי, אם אתם כבר מכירים את היועץ מעבודות קודמות או שיכולים להסתמך על המלצות של חברים או עמיתים. יחד עם זאת, כאשר אתם עובדים עם יועץ בפעם הראשונה, ובמיוחד אם אין לכם נסיון עשיר בפניות למומחים בתחום, חשוב מאוד להקפיד על תיאום ציפיות לפני תחילת העבודה המשותפת.
חברות או פרילנסרים העוסקים בייעוץ ארגוני עובדים על פי שיטות שונות. פערים בין שיטות העבודה נובעים מהעדר סטנרטיזציה בתחום. למעשה, השכלתם של היועצים השונים יכולה להיות בתחומים מגוונים מאוד, החל ממשפטים, דרך תעשיה וניהול, וכלה בפסיכולוגיה. אדם המבקש לעשות בייעוץ ארגוני אינו זקוק לדיפלומה או רשיון לעיסוק בתחום, ומכאן הפערים המהותיים הבסיסיים. בנוסף לכך, לכל חברת ייעוץ ארגוני, שלא לדבר על עוסקים יחידים, דרכי עבודה מקובלות שפותחו לעתים במהלך שנים. לכן פגישת תיאום ציפיות כה חשובה.
במידה ואתם עובדים עם מומחים לייעוץ ארגוני שאינם מוכרים לכם, או על פרויקט מסוג חדש, מומלץ מאוד לקיים פגישה כזאת עוד בשלב הגדרת נוסח הצעת המחיר. במילים אחרות, אם אתם יכולים להיפגש עם מספר יועצים בתחום, לשתף אותם במהות הפרויקט אותו אתם מבקשים להוביל, ולשמוע מה יש להם להגיד בנושא, תוכלו לבנות את הפורמט למתן הצעת מחיר בצורה מיטבית. חשוב מאוד להגדיר את התוצרים המבוקשים ואת המדדים להצלחת הייעוץ.
הגדירו יחד עם היועצים את שלבי העבודה ואת מועדי התשלום, דברו על לוחות זמנים, קבעו מראש את מידת זמינותו של היועץ לפגישות דחופות, וכדומה. בצורה כזאת תוכלו להמנע ממצבים לא נעימים, כאשר דרישות הפרויקט עולות על ההגדרות של הצעת המחיר.
לאחר שהתקבלו הצעות המחיר, ונבחר היועץ הזוכה, חשוב לקיים פגישה נוספת, בה תגדירו את מועד תחילת העבודה, תקבעו אנשי קשר בהם היועץ יוכל להיעזר בנושאים שונים, ואת האירועים הצפויים בטווח הקרוב (דיונים עם ההנהלה וכדומה).
לסיכום, בתחילת העסקה של מומחה בתחום ייעוץ ארגוני חשוב ביותר לתאם איתו ציפיות. יש להגדיר באופן ברור את מדדי ההצלחה של עבודת היועץ (שיפור במכירות, ירידה בבזבוזי משאבים, וכדומה), רצוי באופן כמותי. הגדרת ברורה של מועדי תשלום בסיום שלבי העבודה השונים תציג ליועץ רמת אמינות גבוהה ורצינות של המעסיק, ותמנע אי הבנות במהלך העבודה.