התאריך מתקרב, הילדה עוד מעט בת 12 גיל בת-מצווה, לתינוק שלכם מתחיל להתחלף הקול – כן, כמעט בן 13, שלא לדבר על הזוג שבא לבשר על ההחלטה להינשא. כל אלה הם אות פתיחה למרוץ כשהיעד הוא אטרקציה ושמחה, אך הדרך רצופה תחנות שלא תמיד מרנינות. יש משימות ארגוניות לא פשוטות בדרך להפקת אירוע מושלם.
רשימת מוזמנים:
לפני הכול חשוב לקבוע את מספר המוזמנים. כשבאים להרכיב את הרשימה צצות שאלות רבות. האם להזמין את המקורבים ביותר, עד כמה להרחיב את מעגל המוזמנים, איך להימנע מפגיעה באילו שלא יוזמנו, כל מיני "עניינים לא פתורים" מתעוררים מתרדמתם והופכים לסוגיה משמעותית.
עצתי לכם, שיקול הדעת שינחה אתכם הוא מה ייטיב עם בעלי השמחה. אל תתפתו להגדיל את רשימת המוזמנים כדי לקבל את ההרגשה שאתם מוקפים חברים רבים ומשפחה ענפה. חישבו על הזמנות שקיבלתם לאירוע כזה או אחר משכן שאתם פוגשים לעיתים רחוקות בדרך לפח האשפה של הבניין, ובעצם אתם לא ממש זוכרים את שמו הפרטי... וכן, הוא הזמין אתכם לאירוע המשפחתי שלו. מה עושים, איך מתחמקים, אין לכם רצון ולו הקלוש ביותר להיענות להזמנה, אבל לא נעים.... וכך מתחיל להסתובב לו גלגל העלבונות. האחד מזמין כי לא נעים לו לא להזמין, המוזמן רוצה להתחמק אבל לא נעים לו לפגוע בכבודו של המזמין... וכן הלאה וכולי. באירוע מאד חשוב שבעלי השמחה ירגישו מוקפים באנשים קרובים, מוכרים, שקיים איתם קשר רצוף. כאשר מספר המוזמנים מאד גדול אין הזדמנות לחוות יחד את השמחה. לרוב זה מסתכם בברכה עם כניסת האורחים, בתודה שבאתם בצאתם. כמובן שיש מקרים של מחויבויות של קשר על רקע עסקי, לימודים וכדומה. גם כאן כדאי לחשוב על המוזמן, האם הזמנתו לא הופכת לו לנטל.
בחירת המקום:
כבכל תחום, ההיצע הרחב מבלבל ומקשה על הבחירה. מאחר וסביב נושא האירועים התפתחה תעשייה של ממש, שכן מדובר בסכומי כסף נכבדים, חשוב להגדיר לעצמכם מראש מהם צרכיכם. אם השכלתם לצמצם את רשימת המוזמנים תיקל עליכם המשימה. לעניות דעתי נעים יותר לחגוג באווירה אינטימית. יש הרבה "גני" אירועים שיוצרים אווירת מלכות בין מוסכים ובתי מלאכה שוממים. קצת צמחיה, סאונד של צפרדעים וציפורים, והרי הינכם מועברים לארמון ואתם המלכים לערב אחד. אם אתם חשים שהאירוע הוא הצגה, אני מניחה שתפאורה תספק אתכם. אבל אם באמת חשקה נפשכם בשמחה אמיתית, חפשו מקום בו תרגישו כמו בבית שלכם אליו זימנתם את האורחים הקרובים שלכם.
גלריית הספקים:
לא פשוט לארח מספר רב של אנשים ולהפיק אירוע מוצלח, יש לחשוב על אינסוף פרטים. אין ספק שמלווה מתח רב בהשתדלות שהכל יהיה לשביעות רצונם של בעלי השמחה ושל האורחים. כן, אין טעם להכחיש שחשוב "מה יגידו". וכאן מסתערים עליכם צבא המקצוענים בשאלות כמו: "מי יעצב לכם את החופה?", "מי עושה את עיצוב אלבום התמונות?" "איך תדעו לבחור את הפרחים לבד?", "צריך צלם לבר מצווה? וידאו וגם סטילס, חבל לא להנציח את האירוע בשלמותו", "את מתאפרת לבד? את בטוחה שזה ייראה טוב, והשיער?" "מי עושה לכם את המוסיקה?", ומה עם אטרקציות לבר המצווה כדי שלא ישתעממו האורחים? ועוד כהנה וכהנה. מערכת משומנת של מנצחים על המערכה. חישבו היטב איך אתם רואים את האירוע. מה ברצונכם ויכולתכם לעשות בעצמכם, לאיזה שירותים מקצועיים אתם זקוקים. ככל שתתנו לאירוע צביון אישי, ברכות שלכם, קטעים אמנותיים בבצוע בני משפחה וחברים – כך יהא האירוע בעל אופי אישי וחם.
קל להישאב למסכת לחצים, הוצאת כספים חסרת פרופורציה, ובסופו של דבר אפשר להחטיא את המטרה והיא ליהנות ולשמוח לרגל האירוע.
השתדלו לזרום כולכם לקראת המטרה בלב אחד, להימנע מעימותים מיותרים ולא למשכן את כל רכושכם לטובת כמה שעות יפות שנועדות לציין אירוע חשוב בחייכם.
מזל וברכה!