מעצבי אירועים יכולים לא רק לתרום להצלחת אירוע מסויים אלא גם לחסוך בהוצאות. עם זאת, מהתרשמות אישי של כותב שורות אלה, רבים מאיתנו לא מודעים הייטב לסוג ההתקשרות עם מעצבי אירועים, מה נכלל תחת החוזה שלהם, ומה עושים במידה ומתגלים חילוקי דעות. על נושאים אלו, ואספקטים אחרים של חוזה עם מעצבי אירועים, בשורות הבאות.
חשיבות החוזה
התקשרות עם מעצבי אירועים, כמו עם כל נותן שירותים כללי אחר, מעוגנת בחוק החוזים. מסיבה זו, החוזה הוא המסמך המשפטי החשוב ביותר בכל מה שקשור אל מעצבי אירועים. בנימה אישית יש גם להוסיף כי מעצבי אירועים טובים ילחצו לכתיבת חוזה מפורט מיוזמתם, שכן מדובר לא רק במעין ערובה לאיכות השירות שתקבלו, אלא גם כלי חשוב מאוד לתיאום ציפיות והגדרתן.
אופי ההתקשרות עם ספקי משנה במקרה של מעצבי אירועים
מעצבי אירועים מספקים חלק מן השירות בעצמם (לעיתים עריכת השולחנות, חלק מן התפאורה, חופה וכו'), אולם ברוב רובם של המקרים מעצבי אירועים עושים שימוש נרחב עוד יותר בציוד של "קבלני משנה"- ספקים מספקים שונים שאחראים ישירות להבאת הציוד, עריכתו ותפקודו באירוע. למעט מקרים נדירים ומפורטים מראש, ברירת המחדל היא כי מעצבי אירועים הם בגדר מתווכים בלבד:
תפקידם לייעץ לכם לגבי בחירת הספק, ואולי גם לנהל את המשא המתן הכלכלי והלוגיסטי מולו. עם זאת, ההסכם עם הספק נחתם מולכם ישירות, אתם מעבירים את התשלום ישירות לספק, וכל תלונה שעלולה להיות לכם על תפקודו צריכה להיות מטופלת על ידכם בלעדית.
מסיבה זו בדיוק, מעצבי אירועים לא נחשבים כצד נפרד בתביעות הקשורות להתרשלות או הפרת חוזה של ספקי משנה. כפי שאמרנו, מעצבי אירועים משמשים במקרה זה כיועצים בלבד, וכל תלונה על תפקוד הספק היא במילים לא עדינות "בעיה שלכם" (מובן כי מעצבי אירועים טובים בדרך כלל ערבים ברמה האישית לתפקוד של בעלי המקצוע שהם המליצו, אך לא מדובר בהתחייבות חוקית).
מעצבי אירועים- שירותים כלולים
כאמור, מומלץ מאוד לסכם בפרוטרוט את הציפיות שלכם מצידם של מעצבי אירועים עוד בשלב ההיכרות וטרם תחילת ההכנות בפועל. בדרך כלל השירותים של מעצבי אירועים כוללים יעוץ לגבי בחירת ספקי משנה, אספקה עצמאית של חלק מן האביזרים (כיוון שכמות השירותים שמעצבים לוקחים על עצמם משתנה, גם שכר הטרחה שלהם משתנה מאוד, מ1500-2500 ש"ח ועד עשרות אלפי שקלים), וזמינות טלפונית כללית לכל אורך תקופות ההכנה.
בדרך כלל מעצבי אירועים מתלווים אליכם בנקודות מפנה בהכנה האירוע, כמו טעימות קייטרינג, בדיקת צוות בידור וכו'. כדאי מאוד לפרט בחוזה את חובת הנוכחות של מעצבי אירועים וזמינותם הבלעדית אליכם בזמן הקרוב לאירוע, בדרך כלל 24-48 שעות לפניו, ובמהלכו, היות ומרבית ההכנות (וגם מרבית הכשלים הלוגיסטיים) מתרחשים דווקא בפרק זמן זה.
המאמר מוגש על ידי פורטל עיצוב אירועים הגדול בישראל, בו תוכלו למצוא אינדקס מעצבי אירועים, לשלוח אליהם שאלות, לקרוא מאמרים מקצועיים ועוד