סריקת מסמכים דיגיטלית
כיום ברור לכל כי "המגמה הירוקה" היא אינה רק טרנד חולף. כיום כל אחד יודע כי אם לא נשמור על כדור הארץ שלנו, אף אחד לא יעשה זאת במקומנו. לכן, יותר ויותר אנשים מאמצים אורח חיים ירוק, לא רק בביתם הפרטי, אלא גם במקומות העבודה. מקומות עבודה רבים נרתמים למאמץ הסביבתי ומאמצים נורמות ושיטות עבודה אקולוגיות יותר. סריקת מסמכים דיגיטלית היא אחת הדרכים שבה כל משרד יכול לתרום את תרומתו הצנועה למען איכות הסביבה.
סריקת מסמכים דיגיטלית - איכות הסביבה בידיים שלנו
ככל שגדלה ההבנה כי אנו, במו ידינו, גורמים לזיהום כדור הארץ ולפגיעה במשאבים הטבעיים שלנו, כך יותר ויותר מקומות עבודה מאמצים חזון "ירוק", שנועד לצמצם את פגיעתם באיכות הסביבה. הדרכים לעשות זאת הן רבות ומגוונות: לחלק לעובדים כוסות אישיות מזכוכית כדי להימנע משימוש בזבזני בכוסות חד פעמיות, לרכוש מדפסות המאפשרות להדפיס מסמכים משני צדי הדף, וגם לעבור לשימוש בסריקת מסמכים דיגיטלית.
סריקת מסמכים דיגיטלית ע"י מכון העתקות - חושבים רחוק למען עתיד ירוק
לכל משרד יש ארכיון בו נשמרים המסמכים החשובים מפעילותו בשנים שחלפו: קבלות, הזמנות, סיכומי פגישות, נהלים, תדריכים ועוד. לכן, כל משרד זקוק לכמויות עצומות של נייר מדי שנה. ניירות אלו מיוצרים מעצים, וככל שהביקוש לנייר גדל כך אנו מאבדים יערות שלמים ופוגעים באיזון האקולוגי של כדור הארץ.
אף משרד לא יכול להימנע לחלוטין משימוש בניירות, אך כל משרד יכול למחזר נייר ובכך לצמצמם את הביקושים לנייר ואת צריכת הנייר ה"חדש" שלו. אחת הדרכים לעשות זאת היא באמצעות סריקת מסמכים דיגיטלית בבית דפוס דיגיטלי למשל. לו כל משרד היה סורק את כל מסמכיו ומאחסן אותם בארכיון דיגיטלי, השמור על גבי מחשבים ואמצעי אחסון דיגיטליים, הוא היה יכול להפנות את כל אותם מסמכים לטובת מחזור. נייר ממוחזר זה יחזור אליו, או אל משרד אחר, בצורת מוצרי נייר אחרים, ובכך תמנע כריתת עצים מיותרת שהיתה פוגעת באיכות הסביבה
סריקת מסמכים דיגיטלית – כל היתרונות למשרד שלך
פרט ליתרון הסביבתי החשוב והמשמעותי, לסריקת מסמכים דיגיטלית יש גם יתרונות רבים נוספים:
· חיסכון במקום – כל בעל משרד יודע שעלות השכרת המשרד, הנגזרת משטחו, היא יקרה ולכן יש לנצל בחוכמה כל מ"ר. סריקת מסמכים דיגיטלית תאפשר לכם לפנות חדרים שלמים שהוקצו לטובת אחסון קלסרים וארגזי מסמכים ולנצלם בצורה חכמה יותר. המסמכים הסרוקים מאוחסנים ומגובים בקבצים דיגיטליים שאינם תופסים מקום פיזי, ולכן אין צורך בשמירת העתקים פיזיים.
· חיסכון בזמן – ניהול ארכיון פיזי הוא תהליך שגוזל למשרד זמן רב, במיוחד כאשר מעוניינים לחפש מסמך מלפני מספר שנים. חיפוש המסמך המבוקש בכל הארגזים והקלסרים באופן ידני יכול להימשך שעות, וגם מלאכת הארגון, הסידור והקטלוג בארכיון גוזלת זמן רב. לעומת זאת, סריקת מסמכים דיגיטלית מאפשרת לשלוף כל מסמך מבוקש, מכל שנה שהיא, בקלות ובמהירות.
· חיסכון בכסף – ניהול ארכיון פיזי הוא גם תהליך יקר: ארגזי אחסון, קלסרים, מדפים וכדומה – כולם עולים כסף. גם העסקת מנהל ארכיון ושעות העבודה שהעובדים מקדישים לצורך אחסון ושליפת מסמכים מהארכיון עולים למשרד כסף רב. לעומת זאת, סריקת מסמכים דיגיטלית היא שיטה חסכונית לשמור על כל ארכיון הארגון בעלויות מינימליות.
לסיכום, סריקת מסמכים דיגיטלית טובה לא רק עבורך ועבור משרדך, אלא גם ובעיקר עבור איכות הסביבה.