מרבית העסקים הקטנים והבינוניים בישראל, נעזרים בשרותי הנהלת חשבונות חיצונית, ולא מעסיקים מנהל חשבונות בתוך הארגון. בתפיסה הכוללת של העסקים הקטנים והבינוניים, תפקידו של מנהל החשבונות, הינו הגשת דוחות לרשויות המס (מס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ), והכנת הדוחות שיאפשרו לרואה החשבון לערוך את הדוח השנתי, שוב לרשויות המס. עסקים המתנהלים סביב תפיסה זו טועים טעות מרה, שכן לדוחות הנהלת החשבונות ישנם שימושים נוספים, חשובים לא פחות לעסק ולמנהליו.
ניתוח הדוחות הכספיים של העסק, מאפשרים לבעלי עניין, להבין טוב יותר את התנהלותו התפעולית של העסק, ואת התנהלות בעליה, גם אם אינו מכיר את העסק. ניתוח דוח הרווח והפסד של החברה מראה את הרווחיות הגולמית והתפעולית של החברה, מאפשר לראות את התפתחותה של החברה ביחס לשנה קודמת ומאפשר לצפות מגמות לעתיד לבוא. מאזן החברה מראה את היחס בין ההון העצמי של החברה אל מול ההון הזר (בעיקר הלוואות בנקאיות), מראה את ההתחייבויות של החברה מול נכסיה בטווח הקצר וכד...
דוחותיו הכספיים של העסק, מלמד על העבר. אך הנחות עבודה מלומדות של בעלי העסק, בתוספת מידע שמתקבל מניתוח הדוחות הכספיים של העסק, מאפשר לבעליה, לבנות תקציב, או תוכנית עבודה לעתיד, ובכך לנסות ולנבא, את אשר יקרה בעתיד. ניתוח הדוחות מאפשר לבחון את הוצאות החברה את מול הכנסותיה והאם היחס הינו מקובל בענף בו הם פועלים. לדוגמא, כל עסק קמעונאי ששכר הדירה שלו מהווה אחוז משמעותי ממחזור המכירות החודשי שלו, סביר להניח שיקלע לבעיות תזרימיות בעת ירידה משמעותית במכר. כמו כן כל ענף משתמש במדדים בכדי לבחון את הרווחיות הצפויה מהעסק. מסעדה למשל, שעלות המזון והמשקאות של גבוה מ-40%, צפוי לרווח נקי מאוד נמוך (אם בכלל). אם ננסה לתרגם את הנתונים לתזרים מזומנים, אזי בקיזוז תנועות הוניות (החזר הקרן של ההלוואות או השקעות בעסק), עלולים ליצור בעיה תזרימית משמעותית.
בעל עסק שמכיר את עסקו גם דרך הדוחות הכספיים שלו, יכול לערוך ניהול סיכונים שקול יותר, בעת בחינה של מהלך עסקי כזה או אחר. מהלכים עסקיים שביכולתם להגדיל את הכנסות העסק, מבלי להגדיל את העלויות העקיפות שלה (שכר דירה, כו"א וכד..), מגדילה את הרווח לגולמי בוודאות, ובכך הינו משפר את דוחות החברה. במידה ומהלך עסקי דומה, דורש הגדלה של העלויות העקיפות, עליו לבחון את השפעת המהלך על פעילות החברה ולקבל החלטה כלכלית טהורה. גם אם ההחלטה מנוגדת לתוצאות הכלכליות של המהלך, על מנהל החברה להבין את ההשלכות ולשקול האם השיקולים לביצוע המהלך שווים את הסיכון.
לדוחות הכספיים ישנם שימושים נוספים,פשוטים יותר, שמוסיפים ערך מוסף למנהל העסק. הנהלת חשבונות תקינה, שבה נערכת התאמת בנקים לפחות ברמה חודשית, מאפשרת לקבל בלחיצת כפתור, את מצבת התחייבויות החברה לספקיה, ברמת הספק הבודד ואת מצבת הלקוחות ברמת הלקוח הבודד. דרישת בעלי העסק לדוח חודשי של ספקים ולקוחות, יבטיח לבעל החברה שמערך הגבייה שלו, או לחילופין מערכת התשלומים לספקים, הינה תקינה ואינה גוררת חובות עבר או גביית חסר, שמשליכות מיידית על תזרים המזומנים של החברה.
הבנקים משתמשים בניתוח הדוחות בעת בקשת אשראי מהעסק. מעבר לביטחונות הנדרשים לשם הקצאת האשראי, הבנקים בוחנים את התנהלותה התפעולית של החברה בכדי לבחון את יכולת החזר ההלוואות, והאם הבנק משקיע ב "סוס מנצח" או בחברה שנמצאת הרחק משיאה. טיב הדוחות הינו משמעותי ביותר לצורך כך, ולכן חברות שמבצעות תרגילים חשבונאיים, בכדי להקטין את חבות המס שלהם למדינה, נמצאים ברוב המקרים מול שוקת שבורה בעת הגשת בקשת אשראי מהבנקים.
לסיכום, מנהל החשבונות או רואה החשבון של החברה אינם בגדר "פרה קדושה" שאין לנגוע בה. במידה ודוחותיהם או ההתנהלות מולם אינה מספקת אתכם, חפשו משרד רו"ח שאינו מתייחס לעסק שלכם כמובן מאליו. דרישה חודשית של דוחות מרו"ח ודרישה שדוחותיה המבוקרים של החברה ייערכו לא יותר משמונה חודשים לאחר תום השנה, יבטיחו שרו"ח יתייחסו בכובד ראש לחומר המועבר אליכם. דרשו מרו"ח פגישה לפחות פעם ברבעון, בכדי לדון בביצועי החברה בחודשים שעברו. ייתכן והידע המקצועי שבידיו יפקחו עיניכם ויתנו מבט מקצועי אחר על החברה.