הכלל בניהול תזרים מזומנים הוא פשוט – גבה את כספך בתנאים טובים יותר מאשר תנאי התשלום לספקך, כל זאת בתנאי שאתה שומר על יחסי עבודה טובים ואמינים בין כל הצדדים. הכלל אומר כי כדאי ומומלץ שימי האשראי ללקוחותיך יהיו קצרים יותר מימי האשראי לספקיך, לנותני השירות שלך.
מכיוון שאחד הקשיים של עסק שאיתם מתמודדים עסקים הם קשיי נזילות אזי רציתי להביא לפניכם חמש דרכים לשיפור תזרים זה בעסק. הדרכים אינן מהוות פעילות חד-פעמית אלא פעילות מתמשכת ועקבית אשר צריכה להפוך לנוהל עבודה בעסק כדי שזו תפיק תוצאות ראויות:
1. מטרה ברורה.תזרים מזומנים חיובי צריך להיות מטרתם הברורה של כל העוסקים במלאכה בעסק.מטרתו הברורה של הגובה במחלקת מכירות או של הקניין במחלקת הרכש וכן של בעלהעסק העוקב אחר הפעילות הכללית. המטרה צריכה להיות ידועה וברורה לכולם –לשמור ולעקוב אחר הסדר תשלומים כפי שהוסכם מראש בין הצדדים. ברגע שישנההתכוננות בנושא אזי כל העוסקים בכך יפעלו בהתאם והבעיות, אם תהיינה, תתגלנהבזמן וניתן יהיה לטפל בכך במהירות האפשרית.
2. תכנון עתידי. הצעדהבא הוא להבין היכן העסק נמצא ולאן פניו מועדות. עסקים קטנים ובינוניים בדרךכלל אינם נוטים לערוך תוכניות תקציביות ולעבוד לפיהן. הצמיחה והגידול בעסק הםחלק שמתהווה תוך כדי העבודה ואלמנט התכנון לא תמיד מעורב בו. באם יחליט בעלהעסק לעבוד עם תכנון כספי צפוי (צפי מכירות ובעקבותיו גם צפי הוצאות) ניתןביתר קלות להבין את מצבו הפיננסי של העסק והיכן ישנן נקודות זמן בעתיד שצריךלהתייחס אליהן.לדוגמא: צופים כי התקבולים ממכירותחודש ינואר יגיעו במהלך חודש מרץ בסכום של 100 אלף ₪. מנגד, ההוצאות בחודשמרץ בגין ספקים, משכורות ונכס חדש שנקנה הינם בגובה של 150 אלף ₪. כדי לא להיכנסלגירעון בחשבון הבנק ולקבל טלפונים ממנהל הבנק אפשר להתכונן בהתאם. למשל: להיערךלפתיחת פק"מ באותו חודש או לבקש מלקוח גדול לקבל תקבול מראש או לבקשמספק לדחות תשלום. התכנון דורש סדר ומעקב אבל עוזר להבין היכן העסק מבחינתתזרים המזומנים.
3. תנאי אשראי. הצעדהבא הוא בדיקת ההבדל בין תנאי אשראי ללקוחות לאילו של הספקים וכן בדיקה שלעמידה בזמני התשלום. השאיפה היא שתנאי אשראי ללקוחות יהיו בהכרח טובים יותר לבעלהעסק (ישלמו מהר יותר) מאשר התשלום לספקים. לדוגמא: אם הלקוחות משלמיםבממוצע אחרי 100 ימים ולספקים משלם בעל העסק לאחר 60 ימים הרי שנוצר"חור" בכיס בגובה של 40 ימים, דבר שמחייב את בעל העסק להביא "כסףמהבית". ניתן למנוע זאת ע"י השוואת תנאי האשראי בין הצדדים אוהטיית תנאי האשראי לטובת תקבול מהיר מלקוחות. יש לקחת בחשבון ששינויים בתנאיהאשראי אינם מהירים, דורשים סבלנות וזהירות. לקוח אינו אוהב שמבקשים ממנולשלם מהר יותר וספק אינו אוהב שדוחים לו תשלום. במידה ונוצרים קשרים טוביםבין הצדדים ניתן להסביר להם את מהות הסיבה ואולי למצוא פתרונות יצירתיים כדיששני הצדדים יצאו נשכרים.
4. משמעת תשלום. הצעדהבא היא פעילות אקטיבית של גביה. נשאלת השאלה: האם אתה, כבעל עסק, עורךפעילות אקטיבית לגביה מלקוחות? האם אתה מדבר עם האדם הנכון אצל לקוחותיך כדילקבל את הכסף?. חשוב ביותר שלקוחות העסק ידעו שבעל עסק זה עוקב אחר תשלומיםומצפה בתאריך התשלום. בנוסף, ישנם עסקים אשר בודקים את עמודת "הלא משלמים מעבר ל 90 ימים" בצורה קשיחה ולאלה של "לא משלמים מעבר ל 30 ימים" מתייחסים בצורה קלה יותר. כאשר אנו מנהלים תזרים מזומנים אזי כל חריגה היא מהותית וחשובה וצריך להתייחס אליה באופן שווה ולא להקל ראש גם אם החריגה היא של 30 ימים ולא 90 ימים.
5. פילוח מקורותהמימון. מקורות התזרים העיקריים מפעילות שוטפת יומיומית הם: לקוחותספקים ומלאי. כדאי לפלח את המקורות ולדעת היכן נמצא רוב הכסף, האם הוא נמצאאצל לקוחות, אצל ספקים או במלאי. הרבה ממקורות המימון של עסקים נמצאים במלאי.כך יוצא שהמלאי נמצא זמן רב בעסק ללא פעילות תזוזה ובעל העסק שילם כסף רבעבור משהו שלא מייצר לו מכירות. בנוסף, מומלץ לבדוק כפי שציינתי קודם לכן, האםהלקוחות משלמים בזמן? האם אפשר לקצר את משך זמן התשלום?. חלק מהעניין הוא לאלחכות לתשלום שיגיע אלא להזכיר להם מבעוד מועד כי אתם מצפים לתשלום. אם מדוברבלקוח גדול שמירב התזרים מונח על כתפו אז על אחת כמה וכמה.
ניתן לשמור על תזרים מזומנים חיובי בעסק אלא שלשם כך נדרש שיתוף פעולה מכל העוסקים בכך בעסק.
כותבת המאמר:
חדוה יוסף יעוץ לעסקים משפחתיים
נייד 054-9039990
אתר www.fbusiness-consulting.co.il
בלוג hedvayosef.blogspot.com
E-mail:hedvajosef@gmail.com
חונכת מטעם מט"י