השכרת ציוד לאירועים – מה חשוב להכיר

על מנת להפיק אירוע מיוחד ונעים, חשוב להקפיד על מספר כללים הנוגעים לכמה תחומים. השכרת ציוד לאירועים הינה תהליך שכל מפיק אירוע מכיר היטב ועובר כל פעם מחדש.

הגדרת תקציב להשכרת ציוד לאירוע –

כמו רוב הדברים, גם השכרת ציוד לאירועים תלויה מאוד בתקציב שמוקצה לפרויקט. על מנת שלא להתפזר, כי לא חסרים פיתויים, מומלץ להגדיר מראש את התקציב ואף להחליט מראש על חריגה אפשרית ממנו בגובה מוסכם מראש. השכרת ציוד לאירועים יכולה ועשויה מאוד להיות צעד נבון מבחינה כלכלית, אך לעיתים משתלם אפילו לרכוש ציוד לאירועים במידה ומדובר בציוד אשר יש בו שימוש תדיר (כמו רמקול שתמיד צריכים לאירוע חברה שנתי למשל)

השכרת ציוד לאירועים לפי אופי האירוע –

ישנם מגוון רב של אירועים להם חשוב להגיע עם ציוד ייעודי. ציוד לאירועים יכול לכלול פריטים טריוויאליים כגון: שלחנות, כיסאות וכו', ואף פריטים אקזוטיים יותר כמו מגנטים לאירועים או אטרקציות נוספות. לכן, חשוב לאפיין היטב את האירוע שבעבורו חושבים על השכרת ציוד לאירועים. כאמור, אופי האירוע יכול להיות שמח (יריד סוף שנה למשל של חברת אופנה או אפילו חתונה), או בעל אופי עסקי של חברה, ייתכנו גם אירועים עצובים להם נדרש ציוד לאירועים, כגון הלוויה רבת משתתפים.

ציוד לאירועים – אטרקציות לאירועים

כפי שצוין קודם, מגנטים לאירועים יכולים להיות אטרקציה מעולה, אך כמובן שיש עוד המון אפשריות של השכרת ציוד לאירועים הכוללות מאין אטרקציות מעניינות ונחמדות, למשל: מכונת סוכר לילדים, בר אספרסו וכו'... מומלץ תמיד לחשוב על קהל היעד אותו האירוע נועד לשרת ולהתאים את ציוד האירועים ששוכרים אליו.

מספר מוזמנים משפיע על ציוד לאירועים אותו נשכור

ככל שהאירוע גדול יותר ובעל מספר רב יותר של משתתפים, כך השכרת ציוד לאירועים תכלול פריטים מרובים יותר. אך כאן יש להיזהר פן נזמין יותר ממה שבאמת צריך. השכרת ציוד לאירועים אשר נעשית מתוך מחשבה ושיקולים הגיוניים תמיד לוקחת בחשבון את מספר המוזמנים.

תפאורה לאירועים –

כל אירוע זקוק לתפאורות מסויימות, תפאורות לירידים למשל, קובעות את הטון ואת המוטיב של היריד, כך שאם מדובר ביריד או באזר כדוגמת קרקס שבא לעיר – לבטח נרצה תפאורות שמחות ועמידות – שכן יהיה להן שימוש חוזר בעיר הבאה. לעומת זאת, תפאורות מתכלות יכולות להיות זולות בהרבה והשכרת ציוד לאירועים תביא אותן בחשבון במידה ומדובר באירוע חד פעמי.

תאריך / עונה

גם העונה בשנה תשפיע רבות על תפאורות ובכלל כמעט על כל ציוד לאירועים שנחשוב עליו, אם האירוע חל בקיץ, חשוב להכיל ברשימת הציוד שלנו מאוורים וכיו'ב.