נפגשת עם הלקוח, סיפרת את מה שהעסק שלך יודע לעשות והוא פרס בפניך את הצרכים והציפיות שלו מהתוצאה. עכשיו צריך לסגור על מחיר, אבל בשביל זה צריך לחשב את עלות הפרויקט. ישנן דרכים שונות לחשב את עלות הפרויקט, ותמחור כראוי הוא מדע שלם אבל אפשר בכל זאת לרכז מספר עצות שייתנו מושג כללי ונקודת התחלה.
בחלק מהמקרים פרויקטים נופלים בגלל חישוב תקציב שגוי מלכתחילה. כדי לחשב פרויקט נכון צריך לקחת בחשבון את כל ההוצאות הקשורות אליו ואליהן חייבים להוסיף מרווחי ביטחון לטובת מקרים ומצבים בלתי צפויים.
כל פרויקט מבוסס על מספר עלויות:
קבועות- עלויות אלה אינן מותנות בפרויקט כזה או אחר, עלויות כמו שכירות.
משתנות- הוצאות אשר נוצרות כפועל יוצא של עבודה על הפרויקט, כמו: פרילנסרים, השכרת ציוד, שעות עבודה. חלקן קבועות לאותה משימה כמו השכרת ציוד ואחרות מחושבות לפי יחידות זמן- כמו שכר עבודה.
בנוסף צריך להפריד בהוצאות המשתנות בין אלה שאינן משויכות בהכרח לפרויקט מסוים כמו חשמל, טלפון וכאלה אשר ניתן לשייך לפרויקט ספציפי כמו בית דפוס או השכרת מקרן.
בלתי צפויות- כשמן כן הן. אלה שבוודאות התכוננת אליהן ועדיין הפתיעו אותך.בחישוב עלות פרויקט חשוב להעריך את נפח השעות, הרבה פעמים קל לחשב אילו עלויות קבועות להעמיס על פרויקט מסוים לפי נפח השעות הצפוי מתוך בנק השעות המגדיר חודש עבודה מלא.
שלבים בבניית תקציב:
בניית תקציב מתחילה בהתבוננות כללית על הפרויקט כולו. מה היעד אותו נדרשים להשיג, ובאיזו מסגרת זמן. יש לקחת בחשבון משתנים אשר עשויים להשפיע על היכולת לסיים פרויקט במסגרת הזמן הנתונה. יש לשים לב לזמינות של שלושה משאבים: כוח עבודה, ציוד וחומרים.
אם הפרויקט מורכב רצוי את החישוב הבא לבצע עבור כל שלב בפרויקט בנפרד ואז לסכום את העלויות לעלות כוללת.
תחילה, יש לסכם את ההוצאות הקבועות הכלליות ואת אלה אשר משויכות לפרויקט. לאחר מכן, יש להעריך שעות עבודה.
הגדרת עלויות עבודה מצריכה בקיאות בדרישות התשלום של כוח האדם הנדרש לביצוע המשימה, במכפלה של תחזית השעות הנדרשת מכל סוג בעל מקצוע לביצוע המטלות הנדרשות.
לפי הערכת שעות העבודה ניתן לחשב את העלויות הקבועות עבור פרויקט מסוים מתוך כלל העלויות הקבועות לעסק ליחידת זמן (חודש, שנה) ואת העלויות המשתנות אשר מחושבות לפי יחידת זמן- כמו שכר שעה של עובדים פנימיים או חיצוניים (פרילנסרים).
יש לחשב את עלות החומרים- גם כאן דרוש בירור של עלויות של כל חומר מוחשי שיידרש לביצוע הפרויקט, באריזה קבועה במכפלה של מספר האריזות שיידרשו לפי הערכה לביצוע הפרויקט וסיומו את אותו החישוב יש לבצע עבור ציוד, קניה או השכרה ולפי איזה יחידות מחושבת ההשכרה.
יש לזכור לחשב הובלה של ציוד ותשלום על חריגה בזמן השימוש בציוד כמו גם ביטוחים לציוד ולמי שבא איתו במגע. את סך העלויות יש לסכום ולהן יש להוסיף מרווח ביטחון של 30%. כעת כשנקבע תקציב, באפשרותך לנהל עלויות בצורה טובה יותר על-ידי השוואת הוצאות בפועל עם הסכומים שתכננת להוציא כדי לאפשר לך לבצע התאמות ולא לחרוג מהתקציב.
הערות:
חייבים לקחת מרווח זהירות כדי שלא כל חריגה תקציבית בלתי צפויה תסכן את כל הפרויקט.השתמשו במספרים ריאליים בזמן בניית תקציב- גם בחומרים, גם בכוח האדם וגם בציוד.צריך לזכור שתקציב הוא גמיש אבל לא בלי פרופורציה. צריך להיות במעקב ולהשתדל להיצמד למסגרת אבל לקחת בחשבון שחריגה מהתקציב תוקצבה גם היא. איזון נכון בין התקציב וההוצאות הבלתי צפויות תאפשר סיום פרויקט כרווחי.למרות כל העצות בוודאי שאין חכם כבעל ניסיון וחישוב עלות פרויקט ופרטי התקציב הנדרש להשלמתו ישתפרו עם הזמן, בתנאי כי לאחר סיום פרויקט מבוצעת השוואה בין התחזית להוצאות בפועל כדי לראות היכן היה תקצוב חסר, חישוב לא ריאלי או חריגה שניתן יהיה בעתיד לחזות וזאת כדי לספק ללקוחות מחיר טוב יותר אשר יבטיח לכם יציבות ורווחיות גבוהה יותר לארוך זמן.