הארגון שלכם מנוהל בצורה טובה, קיימים מנהלים איכותיים אך אינכם מנהלים בקרות בעסק, נשמע מוכר? מרבית הארגון הקטנים פועלים באופן הנ"ל היות ועקב התרחבותם אינם הפנימו כי הם נדרשים להתנהל באופן מבוקר אחרת קיים סיכון גדול יותר להונאות וטעויות.
ניהול כספים בחיי העסק מהווה נדבך מהותי ולכן רצוי להעזר ברואה חשבון בכל שלב בחיי העסק לצורך ניהול כספים תקין. הנהלת החשבונות של העסק מטרתה לתעד את אירועי העבר בעסק ואין מטרתה לנהל את כספי העסק, לכן כל עסק נדרש לנהל את כספיו בין אם על ידי איש מקצוע או על ידי בעל המניות, אך ככל שהעסק גדל יותר נדרש ידע מקצועי יותר לניהול כספי העסק.
אז כיצד ניתן למנוע טעויות או הונאות כספיות בחיי העסק? ראשית בכדי לתת מענה מקצועי נדרש להכיר את העסק ולכל עסק קיימים מאפיינים שונים, לא ניתן לתת כללים אשר מתאימים לכלל העסקים היות וכל עסק מאפיינים שונים. המשמעות היא שטרם בחינת כללי בקרה נדרש לבחון את כלל מאפיינים הכספיים בעסק על ידי ראיון של אנשי הכספים בארגון ולאחר מיכן ליצור מתווה פעילות לעסק.
להלן מספר כללי בקרה אשר עשויים לסייע לביצוע בקרות כספיות בעסק.
1. הפרדה בין הנהלת החשבונות של העסק ובין האחראים על תשלום חובות העסק
2. כל שיק יוצא נחתם על ידי שני אנשים בעסק.
3. בדיקה של החשבוניות מול תעודות המשלוח ומול המוצרים שנתקבלו בפועל.
4. הצלבת כרטיסים בין הרישום בהנהלת החשבונות של העסק לרישום בהנהלת החשבונות של הספק
5. הצבת מצלמות בעסק - בייחוד במקומות בהם קיימת קופה בעסק
6. אבטחו את המידע בעסק וצרו הרשאות מתאימות לכל עובד
7.קבעו נהלים בהתאם למאפייני העסק לצורך מניעת מעילות והונאות
8.דרשו ערבויות אישיות מעובדי מפתח בעסק
קיימות בקרות נוספות אשר לא פורטו במאמר