חפש מאמרים:
שלום אורח
01.12.2021
 
   
מאמרים בקטגוריות של:

   
 

סריקת מסמכים

מאת: רונן צורניהול ידע31/05/20101528 צפיות שתף בטוויטר |   שתף בפייסבוק

כמעט כל ארגון העובד ב"הארד קופי" מכיר את זה. שעות עבודה רבות מבוזבזות בחיפוש מתיש, ולפעמים היסטרי (במקרים דחופים) בהררי קלסרים, שפעמים רבות המסמכים מתוייקים בהם בסדר מקרי. אותו מכתב, טופס או קבלה מתחבאים להם כמו להכעיס, ובמקרים שהם נאבדים לעד, הוצאות כספיות כבדות ואובדן לקוחות אינם נדירים.

מאידך, ארכיון ממוחשב מוצלח מאפשר יעילות וסדר, ואף שימוש חוזר במסמכים שנערכו בעבר, על מנת למנוע כפל עבודה. 

כיום המגמה בארגונים מודרניים היא לקיים משרד נטול נייר, שבו כל המסמכים נשמרים ומגובים באופן אלקטרוני. אמנם ההמלצה היא לשמור את המסמכים בעותקם המקורי בבתי גניזה, לפחות למשך הזמן הנדרש על פי חוק לשמור מסמכים, אך סריקת המסמכים מאפשרת לחסוך הן בעלויות אחסון המסמכים והן בעלויות השליפה שלהם מן הגנזך, בעת הצורך.

סריקת המסמכים מתבצעת באופן שבו לאחריה קל יהיה לאחזר כל מסמך, השמור באופן שמשתלב במערכת ניהול המסמכים במשרד. על מנת להבטיח את גיבוי המסמכים, לאחר שהם נסרקים, ניתן לגבותם בשרת של הארגון ובתיקיות המקומיות, ובנוסף, על גבי CD, DVD, ובדיסק או קי בנפח גבוה. באופן זה נשמרים עד מאות אלפי מסמכים, בכמה עותקים כל אחד.

כמו כן, על מנת שלא להסתפק בהעברת מסמכי הארגון לקבצים סרוקים, אלא שהסריקה תהווה חלק ממערכת ניהול המסמכים הכולל והעתידי של הארגון, כדאי להקים ולהטמיע מערכת לזיהוי טקסט ומערכת ארכיון ממוחשב.

באמצעות המערכת לזיהוי טקסט (בטכנולוגיית OCR), המסמכים, שב"הארד קופי" הם לא שונים מסתם תמונה, מומרים לטקסט, כך שניתן יהיה לערוך את הטקסט שנסרק, כמו במסמך וורד. כך ישנה אפשרות לעבודה על גבי המסמכים שנסרקו, ללא צורך להקלידם מחדש, כמו למשל בעשיית שימוש בתבנית הסכם ישן, תוך עריכת שינויים בו, במקום ליצור הסכם חדש.

התוכנה הממירה את הטקסטים מבצעת תהליך הפוך מזה המתבצע בעת הדפסת מסמך - בעוד שבהדפסה התוכנה הופכת את תווי הטקסט לתמונה שבה אין הבחנה בין התווים, תהליך הזיהוי הופך את המסמך לבעל אותיות מובחנות, בהן ניתן יהיה לעשות מניפולציות.

בנוסף לכך שבאמצעות הטכנולוגיה הטקסט הופך בר עריכה, יהיה קל יותר בעתיד לאחזרו, בשל היכולת לזהות את הטקסט שהוא מכיל, ולא רק את הקוד לפיו תויק. לצורך כך כדאי, כאמור, להתקין גם מערכת ארכיון ממוחשב, שבנוסף ליכולות רבות אחרות, היא מאפשרת למצוא מסמכים תוך מחצית השניה, כמו בחיפוש באינטרנט.

אם אתם חוששים מקושי להסתגל לשיטת תיוק ממוחשבת, המצריכה הקלדה, הרי שישנן גם תוכנות לסריקת מסמכים המשלבות סריקת וקריאת ברקודים לצורך תיוק אוטומאטי של המסמכים, ללא צורך בהקלדה לצורך התיוק. לאחר שהברקודים נסרקים, הם מפוענחים, באמצעות תוכנה המותאמת לסורק המסמכים הספציפי, ומוזנים אוטומטית לנתוני המסמך שנסרק.

תהליך סריקת המסמכים יכול להתבצע הן במשרדי הארגון והן במשרדי ספקית שירותי הסריקה, כאשר רבים מעדיפים שהוא יתנהל במשרדי הארגון, משיקולים של אבטחת מידע. התהליך אינו מפריע לעבודה השוטפת, משום שהוא אינו מונע שימוש במסמכים תוך כדי ביצוע הסריקה.

בעוד שניתן לבצע את המעבר לארכיון ממוחשב ללא היעזרות בחברה הנותנת שירותי סריקה, באמצעות תוכנת סריקת מסמכים, חברה כזו מעניקה אחריות מקצועית, ויכולה לספק שירותים שונים שלא ניתן לבצעם בסריקה עצמית של מסמכי הארגון.

אם, בכל זאת, בחרתם לבצע את סריקת המסמכים בעצמכם, עליכם לרכוש סורק מסמכים מקצועי, הכולל מזין נייר אוטומאטי. כל תוכנת סריקת מסמכים תמספר את המסמכים, אך כחלק ממערך ניהול המסמכים העתידי, שרצוי שתיישמו בארגונכם, רצוי לעשות שימוש בתוכנת סריקת מסמכים שבאמצעותה לכל מסמך גם יהיה שם, ויווצר מפתוח על שדות קבועים במסמכים בעלי סיווג דומה. כך המערכת תוכל לאחזר את המסמכים בקלות, באמצעות זיהוי השדות.

אם בחרתם לשכור שירותי חברת סריקת מסמכים, הרי שאם אתם ארגון קטן אתם עשויים להסתפק בחברת סריקת מסמכים רגילה, ואילו ארגונים גדולים יותר יכול שיזדקקו לשירותי לשכות סריקה, שלהן יכולות אחסון גדולות יותר.

חברת שירותי סריקת המסמכים תגיע למשרדכם, שם כדאי שתקצו לה מקום קטן שבו היא תוכל לבצע את עבודתה. בטרם יחל תהליך הסריקה, כדאי לסדר את כל המסמכים בארגזים שעליהם מצויין סוג המסמכים שהם מכילים, כשהמסמכים עצמם צריכים להיות לא מקומטים או מקופלים, ללא סיכות, ומופרדים זה מזה. אם ברצונכם לסרוק ספרים, גם זה אפשרי, באמצעות סורק מסמכים מיוחד. ישנן תוכנות לסריקת מסמכים המאפשרות גם, למשל, לסרוק טפסים ולשלוף מתוכם מידע שמועבר ישירות למערכת של הארגון

 



תגיות המאמר: סורק מסמכים


 
     
     
     
   
 
אודות כותב המאמר:

רונן צור - מקדם אתרים להצלחה

 
     
   
 

מאמרים נוספים מאת רונן צור

מאת: רונן צורשוק ההון10/12/13932 צפיות
על זהב ניתן להגיד דברים רבים – הוא פופולארי, נוצץ ויוקרתי וכמובן, יקר באופן מובהק מחומרים אחרים. אם כך הדבר, מדוע שלא להשתמש בזהב הישן וחסר השימוש שבידיכם ולהפיק ממנו תועלת מרובה? מכירת זהב ישן יכולה להשתלם מאוד מבחינה כלכלית ולהלן אפשרויות קצירת הרווחים.

מאת: רונן צורניקיון27/06/13755 צפיות
כיצד מזהים חברות ניקיון מקצועיות ואיכותיות? כל התשובות בשורות הקצרות שלפניכם.

מאת: רונן צורעיצוב מוצר16/05/131499 צפיות
עיצוב מוצר מוצלח מעצים את חוויית המשתמש, תורם ליצירת הקונספט הנדרש אותו מעוניינים ליצור מנהלי החברה ומפתחי המוצר ובסופו של דבר משרת את הפונקציונאליות שלו.

מאת: רונן צורספורט וכושר גופני - כללי25/04/13845 צפיות
כל אחד ואחת מאיתנו חייב לשמור על אורח חיים בריא על מנת שלא לפגוע בגופו, להימנע ממחלות ולתת לו לממש את הפוטנציאל שלו לזמן ארוך. כיצד עושים זאת בצורה נכונה? המשיכו לקרוא ומייד תגלו.

מאת: רונן צורבריאות השן25/04/131301 צפיות
אם גם אתם שייכים לקבוצת "הבלתי מחייכים" יש לנו בשורות נפלאות עבורכם. כיום קיימים אינספור טיפולי הלבנת שיניים יעילים שבסופם תוכלו לשוב ולחייך בפה מלא ובוהק.

מאת: רונן צוריוגה10/03/131485 צפיות
כאשר מדברים על שיעורי יוגה, תל אביב אשר ידועה בהיפך הגמור שלה מאורח חיים רגוע ושליו, מציעה לכם מגוון רחב של קליניקות ומדריכים שיאפשרו לכם לחוות תחושות שטרם הכרתם.

מאת: רונן צורייעוץ עסקי27/02/13835 צפיות
בין אם בידכם עסק קיים או שהינכם מעוניינים להקים עסק במו ידיכם, כדאי מאוד לו תיוועצו באיש מקצוע מתאים אשר יעניק לכם ייעוץ עסקי מקיף. ביחד תבנו תכנית פעולה כוללת אשר תעזור לכם לנצל את מלוא הפוטנציאל העסקי שלכם.

מאמרים נוספים בנושא ניהול ידע

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע16/09/21303 צפיות
הגשת הבקשה לרישיון עסק בתל אביב- מיידע ראשוני על בעל העסק או מיופה כוחו להגיש את הבקשה המלאה (כולל המסמכים הנדרשים) למרכז שירות הלקוחות של אגף רישוי עסקים. את אגרת רישוי העסקים ניתן לשלם בעת הגשת הבקשה. הערה – בקשה ליציאת שותף מהעסק לא כרוכה בתשלום אגרה. הבקשה לרישיון עסק מוגשת לרשות הרישוי העירונית. על הבקשה לרישיון לכלול:

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע16/06/21462 צפיות
צו הריסה מנהלי קשה לבטל- האומנם? בהמשך פסק דין בו בוטל צו הריסה מנהלי. בהתאם להוראות סעיף 238א(ח) לחוק התכנון והבניה, תשכ"ה-1965 (להלן – החוק), לא יבטל בית המשפט צו הריסה מנהלי, אלא אם התברר שהבניה ביחס אליה הוצא הצו בוצעה כדין או שהצו אינו דרוש לשם מניעת עובדה מוגמרת לטענת המבקשים, במתן צו ההריסה נפלו מספר פגמים, שבגינם יש לבטל את צו ההריסה, כפי שיפורט להלן: א. בניית הסככה הסתיימה למעלה משישים יום לפני מתן צו ההריסה. לפיכך לא ניתן היה להוציא את צו ההריסה; ב. צו ההריסה אי

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע29/03/21392 צפיות
הרפורמה ברישוי עסקים מדינת ישראל קידמה רפורמה בתחום רישוי עסקים, שמטרתה לשפר ולייעל את הליכי הרישוי ולהקל ככל הניתן על בעלי העסקים ועל המעוניינים לפתוח עסקים חדשים, כל זאת, תוך הקפדה על הוראות חוק רישוי עסקים ומטרותיו. משרדנו גוייס כחלק מהליך למידת צרכי בעלי העסקים וכיום מסייע בהליך הרישוי לבעלי העסקים תוך כדי חסכון בעלויות וזמן יקר.

מאת: שלום כהןניהול ידע17/08/161362 צפיות
אתם מכירים ישראלי שלא מרכיב משקפי שמש? האמת היא, שקשה למצוא אנשים כאלה, ובצדק: בישראל השמש חזקה ביותר כך שעלינו להגן על העיניים מפניה. עם זאת, לא תמיד קל להתרגל למשקפיים ומי שעדיין אין לו את ההרגל הזה צריך לעשות משהו בנידון.

מאת: רוןניהול ידע12/06/161111 צפיות
מאמר על זכיינות למכירה

מאת: אבי דוידיניהול ידע17/11/151831 צפיות
כיום, על מנת לבצע השוואת מחירי סלולר, צריך פשוט להיכנס לאתר שמאפשר לראות את כל האפשרויות הקיימות. בעידן שבו יש שפע של מידע, ניתן לענות על צרכיו של הצרכן, מבלי לגרור אותו לשיחות ממושכות עם נציגי השירות במרכזי המכירה או בטלפון. הלקוח בעצמו יכול לראות את כל החבילות והמכשירים הקיימים, להשאיר את פרטיו ובזאת מסתיים חלקו. את המשך התהליך תבצענה החברות עצמן, שיצרו עמו קשר בהקדם.

מאת: דניאל מוריץניהול ידע14/01/154379 צפיות
כאשר אתם נדרשים לנהל מלאי בחנות שלכם, עליכם לחשוב כיצד יהיה אפשר לעשות זאת בצורה הטובה ביותר. אתם בעצם מחפשים שיטה מסוימת של קידוד, אשר תאפשר לכם לתת סימן מוסכם וקבוע לכל מוצר, וכאשר אותו סימן יהיה מזוהה במערכת - אותו מוצר גם יוזן. הדבר כמובן חוסך את הצורך לכתוב בכל פעם את שמו של המוצר או לחפש אותו בקטלוג - בוודאי כאשר מדובר על מאות או אפילו אלפי מוצרים שונים. אז מה יכול להיות הפתרון לכך?

 
 
 

כל הזכויות שמורות © 2008 ACADEMICS
השימוש באתר בכפוף ל תנאי השימוש  ומדיניות הפרטיות. התכנים באתר מופצים תחת רשיון קראייטיב קומונס - ייחוס-איסור יצירות נגזרות 3.0 Unported

christian louboutin replica