כמעט כל ארגון העובד ב"הארד קופי" מכיר את זה. שעות עבודה רבות מבוזבזות בחיפוש מתיש, ולפעמים היסטרי (במקרים דחופים) בהררי קלסרים, שפעמים רבות המסמכים מתוייקים בהם בסדר מקרי. אותו מכתב, טופס או קבלה מתחבאים להם כמו להכעיס, ובמקרים שהם נאבדים לעד, הוצאות כספיות כבדות ואובדן לקוחות אינם נדירים.
מאידך, ארכיון ממוחשב מוצלח מאפשר יעילות וסדר, ואף שימוש חוזר במסמכים שנערכו בעבר, על מנת למנוע כפל עבודה.
כיום המגמה בארגונים מודרניים היא לקיים משרד נטול נייר, שבו כל המסמכים נשמרים ומגובים באופן אלקטרוני. אמנם ההמלצה היא לשמור את המסמכים בעותקם המקורי בבתי גניזה, לפחות למשך הזמן הנדרש על פי חוק לשמור מסמכים, אך סריקת המסמכים מאפשרת לחסוך הן בעלויות אחסון המסמכים והן בעלויות השליפה שלהם מן הגנזך, בעת הצורך.
סריקת המסמכים מתבצעת באופן שבו לאחריה קל יהיה לאחזר כל מסמך, השמור באופן שמשתלב במערכת ניהול המסמכים במשרד. על מנת להבטיח את גיבוי המסמכים, לאחר שהם נסרקים, ניתן לגבותם בשרת של הארגון ובתיקיות המקומיות, ובנוסף, על גבי CD, DVD, ובדיסק או קי בנפח גבוה. באופן זה נשמרים עד מאות אלפי מסמכים, בכמה עותקים כל אחד.
כמו כן, על מנת שלא להסתפק בהעברת מסמכי הארגון לקבצים סרוקים, אלא שהסריקה תהווה חלק ממערכת ניהול המסמכים הכולל והעתידי של הארגון, כדאי להקים ולהטמיע מערכת לזיהוי טקסט ומערכת ארכיון ממוחשב.
באמצעות המערכת לזיהוי טקסט (בטכנולוגיית OCR), המסמכים, שב"הארד קופי" הם לא שונים מסתם תמונה, מומרים לטקסט, כך שניתן יהיה לערוך את הטקסט שנסרק, כמו במסמך וורד. כך ישנה אפשרות לעבודה על גבי המסמכים שנסרקו, ללא צורך להקלידם מחדש, כמו למשל בעשיית שימוש בתבנית הסכם ישן, תוך עריכת שינויים בו, במקום ליצור הסכם חדש.
התוכנה הממירה את הטקסטים מבצעת תהליך הפוך מזה המתבצע בעת הדפסת מסמך - בעוד שבהדפסה התוכנה הופכת את תווי הטקסט לתמונה שבה אין הבחנה בין התווים, תהליך הזיהוי הופך את המסמך לבעל אותיות מובחנות, בהן ניתן יהיה לעשות מניפולציות.
בנוסף לכך שבאמצעות הטכנולוגיה הטקסט הופך בר עריכה, יהיה קל יותר בעתיד לאחזרו, בשל היכולת לזהות את הטקסט שהוא מכיל, ולא רק את הקוד לפיו תויק. לצורך כך כדאי, כאמור, להתקין גם מערכת ארכיון ממוחשב, שבנוסף ליכולות רבות אחרות, היא מאפשרת למצוא מסמכים תוך מחצית השניה, כמו בחיפוש באינטרנט.
אם אתם חוששים מקושי להסתגל לשיטת תיוק ממוחשבת, המצריכה הקלדה, הרי שישנן גם תוכנות לסריקת מסמכים המשלבות סריקת וקריאת ברקודים לצורך תיוק אוטומאטי של המסמכים, ללא צורך בהקלדה לצורך התיוק. לאחר שהברקודים נסרקים, הם מפוענחים, באמצעות תוכנה המותאמת לסורק המסמכים הספציפי, ומוזנים אוטומטית לנתוני המסמך שנסרק.
תהליך סריקת המסמכים יכול להתבצע הן במשרדי הארגון והן במשרדי ספקית שירותי הסריקה, כאשר רבים מעדיפים שהוא יתנהל במשרדי הארגון, משיקולים של אבטחת מידע. התהליך אינו מפריע לעבודה השוטפת, משום שהוא אינו מונע שימוש במסמכים תוך כדי ביצוע הסריקה.
בעוד שניתן לבצע את המעבר לארכיון ממוחשב ללא היעזרות בחברה הנותנת שירותי סריקה, באמצעות תוכנת סריקת מסמכים, חברה כזו מעניקה אחריות מקצועית, ויכולה לספק שירותים שונים שלא ניתן לבצעם בסריקה עצמית של מסמכי הארגון.
אם, בכל זאת, בחרתם לבצע את סריקת המסמכים בעצמכם, עליכם לרכוש סורק מסמכים מקצועי, הכולל מזין נייר אוטומאטי. כל תוכנת סריקת מסמכים תמספר את המסמכים, אך כחלק ממערך ניהול המסמכים העתידי, שרצוי שתיישמו בארגונכם, רצוי לעשות שימוש בתוכנת סריקת מסמכים שבאמצעותה לכל מסמך גם יהיה שם, ויווצר מפתוח על שדות קבועים במסמכים בעלי סיווג דומה. כך המערכת תוכל לאחזר את המסמכים בקלות, באמצעות זיהוי השדות.
אם בחרתם לשכור שירותי חברת סריקת מסמכים, הרי שאם אתם ארגון קטן אתם עשויים להסתפק בחברת סריקת מסמכים רגילה, ואילו ארגונים גדולים יותר יכול שיזדקקו לשירותי לשכות סריקה, שלהן יכולות אחסון גדולות יותר.
חברת שירותי סריקת המסמכים תגיע למשרדכם, שם כדאי שתקצו לה מקום קטן שבו היא תוכל לבצע את עבודתה. בטרם יחל תהליך הסריקה, כדאי לסדר את כל המסמכים בארגזים שעליהם מצויין סוג המסמכים שהם מכילים, כשהמסמכים עצמם צריכים להיות לא מקומטים או מקופלים, ללא סיכות, ומופרדים זה מזה. אם ברצונכם לסרוק ספרים, גם זה אפשרי, באמצעות סורק מסמכים מיוחד. ישנן תוכנות לסריקת מסמכים המאפשרות גם, למשל, לסרוק טפסים ולשלוף מתוכם מידע שמועבר ישירות למערכת של הארגון