חפש מאמרים:
שלום אורח
02.12.2021
 
   
מאמרים בקטגוריות של:

   
 

ניהול ארכיון מסמכים

מאת: רונן צורניהול ידע31/05/20102232 צפיות שתף בטוויטר |   שתף בפייסבוק

ארגונים ומשרדים רבים עוברים היום לעבוד עם ניהול ארכיון ממוחשב, הכולל תוכנה לניהול ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות. כדי לעבור לארכיון ממוחשב, ארגונים רבים נעזרים בחברות המתמחות בתחום של ניהול ארכיון  ומספקות להם שירותי תוכנה שונים. התוכנות סורקות כמויות גדולות של מסמכים ותמונות ובעזרתן מתבצע ניהול  של ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות. חברות המעניקות את שירותי ניהול ארכיון מספקות לארגונים מגוון פתרונות תכנה לניהול מסמכים, חתימה אלקטרונית, חיפוש מסמכים מתקדם ועוד. החברות האלה מתמחות במתן פתרונות טכנולוגים מתקדמים, המותאמים לצרכי הארגונים.

ישנם תכנות שונות בעזרתם מתבצע ניהול ארכיון והן כוללות מאפיינים שונים. בין האפשרויות ניתן למנות  סריקה מתקדמת, הצמדה של שדות מפתח לארכיון, הגדרה של עץ ארכיונים, דחיסת קבצים שנסרקו, קליטה של קבצים מפקס, סורק או  רשת, זיהוי של ברקוד, שיפור תמונה, חיפוש מתקדם בבסיסי נתונים ועוד. סריקת מסמכים עבור ארכיון מסמכים כוללת סריקה של מסמכים בכל מיני גדלים, סריקה צבעונית, מפתוח ועוד. סריקת מאגר עצום של תמונות באיכות גבוהה מתבצעת עבור ארכיון תמונות.

ניהול ארכיון צריך להתבצע בצורה מקצועית ומאורגנת לתפקוד מיטבי ויעיל של הארגון או המשרד. ניהול ארכיון כולל קליטה ויצירה של מסמכי אופיס, יבוא של דואר אלקטרוני, יבוא דו"חות מתוכנות וארגונם בתיקיות ראשיות ותיקיות משנה. ניהול ארכיון צריך לכלול איתור מסמכים  מהיר ומתוחכם.  ניהול ארכיון צריך להיות מותאם למשרד  ויש תוכנות שונות למשרדי עורכי דין, רואי חשבון, חברות ביטוח ועוד.

ארכיון מסמכים צריך להתבסס על מערכות מתקדמות,הכוללות מיון וסינון של מסמכים ויכולת אחזור שלהם. כאשר יוצרים  ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות ממוחשבים, נחסך לארגון מקום רב והוא יכול להשכיר שטח קטן יותר ולחסוך בהוצאות.  זמן החיפוש של מסמכים מתקצר משמעותית ובמקום לחפש בקלסרים, נכנסים לתוכנה של ארכיון מסמכים או ארכיון תמונות והקובץ נמצא במהירות לפי התגיות שהוצמדו לו..

ניהול ארכיון כולל ארכיון מסמכים מסוגים שונים כמו חשבוניות, הזמנות של לקוחות, תעודות מלאי, חשבונות של ספקים ועוד. אין צורך לבזבז זמן יקר במיון המסמכים לקטגוריות שכן תוך כדי הסריקה של המסמכים, המערכת כבר ממיינת אותם. יכולת הסריקה של התוכנות היא בקצב של עשרות מסמכים בדקה. כאשר מגיעים מסמכים מחוץ לארגון הם מקושרים מיידית ובמהירות עם תיעוד הפרטים. כאשר מנהלים ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות ממוחשבים, האחזור של המסמכים הוא מהיר, יש נגישות של כל המשתמשים בארגון למסמכים, יש גיבוי ושמירה של מידע במערכת הארגון, נחסכת ניירת, השירות ללקוח מתייעל ותהליך ההטמעה קצר.

ארכיון מסמכים ידני ופיזי הוא מיושן ועובר במהירות מן העולם.  ניתן להתאים את התוכנות לסוג המשרד או הארגון לפי סוג המסמכים, כמויותיהם וקצב הסריקה. ארכיון תמונות שומר כמויות של מאות אלפי תמונות ומתאים לחברות כמו דפוס ומדיה, משרדי פרסום, מנהלי שיווק ועוד. בחברות אלו יש צורך בניהול ארכיון תמונות עם נפח גדול הכולל תמונות, גרפיקה, וידאו, פריסה של אריזות מוצרים, מצגות, קבצי לוגו ועוד. ארכיון תמונות מאפשר הורדת קבצים, קטלוגם, עדכונם, שמירתם והפצתם במהירות ובנוחות.

ניהול ארכיון הכולל ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות מיעל את העבודה המשרדית, שומר על סדר וארגון, שומר על איכות הסביבה באמצעות הפחתת השימוש בניירת, המידע מאובטח והמסמכים שנסרקו שמורים בכל מיני אמצעי גיבוי, הזמן של חיפוש וארגון מסמכים מתקצר. ניתן להשתמש בכלים שונים כמו סיווג של המידע לפי אנשי קשר וכך כל עובד יכול לצפות רק בחומר ששייך אליו.

למידע נוסף ראה - ניהול מסמכים

 



תגיות המאמר: ניהול מסמכים


 
     
     
     
   
 
אודות כותב המאמר:

רונן צור - מקדם אתרים להצלחה

 
     
   
 

מאמרים נוספים מאת רונן צור

מאת: רונן צורשוק ההון10/12/13932 צפיות
על זהב ניתן להגיד דברים רבים – הוא פופולארי, נוצץ ויוקרתי וכמובן, יקר באופן מובהק מחומרים אחרים. אם כך הדבר, מדוע שלא להשתמש בזהב הישן וחסר השימוש שבידיכם ולהפיק ממנו תועלת מרובה? מכירת זהב ישן יכולה להשתלם מאוד מבחינה כלכלית ולהלן אפשרויות קצירת הרווחים.

מאת: רונן צורניקיון27/06/13755 צפיות
כיצד מזהים חברות ניקיון מקצועיות ואיכותיות? כל התשובות בשורות הקצרות שלפניכם.

מאת: רונן צורעיצוב מוצר16/05/131499 צפיות
עיצוב מוצר מוצלח מעצים את חוויית המשתמש, תורם ליצירת הקונספט הנדרש אותו מעוניינים ליצור מנהלי החברה ומפתחי המוצר ובסופו של דבר משרת את הפונקציונאליות שלו.

מאת: רונן צורספורט וכושר גופני - כללי25/04/13845 צפיות
כל אחד ואחת מאיתנו חייב לשמור על אורח חיים בריא על מנת שלא לפגוע בגופו, להימנע ממחלות ולתת לו לממש את הפוטנציאל שלו לזמן ארוך. כיצד עושים זאת בצורה נכונה? המשיכו לקרוא ומייד תגלו.

מאת: רונן צורבריאות השן25/04/131301 צפיות
אם גם אתם שייכים לקבוצת "הבלתי מחייכים" יש לנו בשורות נפלאות עבורכם. כיום קיימים אינספור טיפולי הלבנת שיניים יעילים שבסופם תוכלו לשוב ולחייך בפה מלא ובוהק.

מאת: רונן צוריוגה10/03/131485 צפיות
כאשר מדברים על שיעורי יוגה, תל אביב אשר ידועה בהיפך הגמור שלה מאורח חיים רגוע ושליו, מציעה לכם מגוון רחב של קליניקות ומדריכים שיאפשרו לכם לחוות תחושות שטרם הכרתם.

מאת: רונן צורייעוץ עסקי27/02/13835 צפיות
בין אם בידכם עסק קיים או שהינכם מעוניינים להקים עסק במו ידיכם, כדאי מאוד לו תיוועצו באיש מקצוע מתאים אשר יעניק לכם ייעוץ עסקי מקיף. ביחד תבנו תכנית פעולה כוללת אשר תעזור לכם לנצל את מלוא הפוטנציאל העסקי שלכם.

מאמרים נוספים בנושא ניהול ידע

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע16/09/21303 צפיות
הגשת הבקשה לרישיון עסק בתל אביב- מיידע ראשוני על בעל העסק או מיופה כוחו להגיש את הבקשה המלאה (כולל המסמכים הנדרשים) למרכז שירות הלקוחות של אגף רישוי עסקים. את אגרת רישוי העסקים ניתן לשלם בעת הגשת הבקשה. הערה – בקשה ליציאת שותף מהעסק לא כרוכה בתשלום אגרה. הבקשה לרישיון עסק מוגשת לרשות הרישוי העירונית. על הבקשה לרישיון לכלול:

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע16/06/21462 צפיות
צו הריסה מנהלי קשה לבטל- האומנם? בהמשך פסק דין בו בוטל צו הריסה מנהלי. בהתאם להוראות סעיף 238א(ח) לחוק התכנון והבניה, תשכ"ה-1965 (להלן – החוק), לא יבטל בית המשפט צו הריסה מנהלי, אלא אם התברר שהבניה ביחס אליה הוצא הצו בוצעה כדין או שהצו אינו דרוש לשם מניעת עובדה מוגמרת לטענת המבקשים, במתן צו ההריסה נפלו מספר פגמים, שבגינם יש לבטל את צו ההריסה, כפי שיפורט להלן: א. בניית הסככה הסתיימה למעלה משישים יום לפני מתן צו ההריסה. לפיכך לא ניתן היה להוציא את צו ההריסה; ב. צו ההריסה אי

מאת: בנימין קלינגרניהול ידע29/03/21392 צפיות
הרפורמה ברישוי עסקים מדינת ישראל קידמה רפורמה בתחום רישוי עסקים, שמטרתה לשפר ולייעל את הליכי הרישוי ולהקל ככל הניתן על בעלי העסקים ועל המעוניינים לפתוח עסקים חדשים, כל זאת, תוך הקפדה על הוראות חוק רישוי עסקים ומטרותיו. משרדנו גוייס כחלק מהליך למידת צרכי בעלי העסקים וכיום מסייע בהליך הרישוי לבעלי העסקים תוך כדי חסכון בעלויות וזמן יקר.

מאת: שלום כהןניהול ידע17/08/161362 צפיות
אתם מכירים ישראלי שלא מרכיב משקפי שמש? האמת היא, שקשה למצוא אנשים כאלה, ובצדק: בישראל השמש חזקה ביותר כך שעלינו להגן על העיניים מפניה. עם זאת, לא תמיד קל להתרגל למשקפיים ומי שעדיין אין לו את ההרגל הזה צריך לעשות משהו בנידון.

מאת: רוןניהול ידע12/06/161111 צפיות
מאמר על זכיינות למכירה

מאת: אבי דוידיניהול ידע17/11/151831 צפיות
כיום, על מנת לבצע השוואת מחירי סלולר, צריך פשוט להיכנס לאתר שמאפשר לראות את כל האפשרויות הקיימות. בעידן שבו יש שפע של מידע, ניתן לענות על צרכיו של הצרכן, מבלי לגרור אותו לשיחות ממושכות עם נציגי השירות במרכזי המכירה או בטלפון. הלקוח בעצמו יכול לראות את כל החבילות והמכשירים הקיימים, להשאיר את פרטיו ובזאת מסתיים חלקו. את המשך התהליך תבצענה החברות עצמן, שיצרו עמו קשר בהקדם.

מאת: דניאל מוריץניהול ידע14/01/154379 צפיות
כאשר אתם נדרשים לנהל מלאי בחנות שלכם, עליכם לחשוב כיצד יהיה אפשר לעשות זאת בצורה הטובה ביותר. אתם בעצם מחפשים שיטה מסוימת של קידוד, אשר תאפשר לכם לתת סימן מוסכם וקבוע לכל מוצר, וכאשר אותו סימן יהיה מזוהה במערכת - אותו מוצר גם יוזן. הדבר כמובן חוסך את הצורך לכתוב בכל פעם את שמו של המוצר או לחפש אותו בקטלוג - בוודאי כאשר מדובר על מאות או אפילו אלפי מוצרים שונים. אז מה יכול להיות הפתרון לכך?

 
 
 

כל הזכויות שמורות © 2008 ACADEMICS
השימוש באתר בכפוף ל תנאי השימוש  ומדיניות הפרטיות. התכנים באתר מופצים תחת רשיון קראייטיב קומונס - ייחוס-איסור יצירות נגזרות 3.0 Unported

christian louboutin replica