אם יש ברשותך עסק, אתה חייב להכיר וליישם כלים פיננסיים מספר כדי שתהיה מודע תמיד למצבו של העסק.
כלים פיננסיים אלו, הם לב ליבו של העסק, והם אלה שמראים את מצבו הכספי, מבחינת תזרים מזומנים, מאיזו נקודה מתחיל הרווח, ומה יהיה בעתיד, בכל הנוגע לתקציב המתוכנן.
דו"ח תזרים מזומנים:
מזומנים הם האוויר של העסק.
עסק שאין ברשותו מזומנים זמינים לפעולותיו השוטפות והעתידיות, סופו להיכשל.
תזרים מזומנים הוא ההפרש בין הכנסות העסק בפועל, לבין הוצאות העסק בפועל.
מטרת דוח זה היא להראות לך בכל רגע נתון מה יתרות המזומנים של העסק, ומה היתרה הצפויה במהלך תקופת התכנון.
ניהול הדוח בצורה טובה ובשיטתיות עשוי למנוע הפתעות לא נעימות, למשל שיחה מהפקידה בבנק, שאומרת לך להפקיד כסף באופן מיידי, או שהיא מתחילה להחזיר לך צ'קים
הדו"ח נחלק לשלושה נושאים:
הנושא הראשון הוא מעקב עבור כל תקבולי העסק.
התקבולים כוללים את הכנסות העסק ממכירות בפועל ומכירות בהקפה, וכן הלוואות מגורמים שונים, את התקבולים תכלול בדו"ח על פי זמן הגעתם.
הנושא השני הוא צד התשלומים, פה תרשום כל הוצאה עתידית על פי תאריך פירעונה. התשלומים כוללים את התשלומים לספקים השונים, החזר הלוואה לבנק, משכורות, תשלומים לחברת אשראי, וכל תשלום שהוא משפיע על כמות המזומנים של העסק.
את התשלומים תכניס בדו"ח על פי תאריך פירעונם.
הנושא השלישי בדו"ח הוא הכנסת יתרת פתיחה של חשבון הבנק שלך.
יתרת פתיחה היא למעשה יתרת החשבון הבנק שלך נכון לתאריך התחלת עריכת הדו"ח.
דו"ח תזרים מזומנים שמנוהל בצורה מדויקת, הוא דרך שיקוף עתידית של תדפיס הבנק שלך.
נקודת האיזון
בכדי לדעת מאיזו נקודה אתה מתחיל להרוויח, אתה חייב לדעת את נקודת האיזון.
נקודת האיזון מראה באיזה היקף של מכירות העסק מכסה את ההוצאות הקבועות והמשתנות שלו, ומתחיל להרוויח.
בשביל למצוא את הנקודה החשובה הזו עליך להכיר שלושה מושגים נוספים:
הוצאה קבועה - הוצאה שבכל מקרה תצטרך להוציאה ללא שום קשר לרווח או הפסד של העסק, כמו: ארנונה, טלפון, חשמל.
הוצאה משתנה - הוצאה שמשתנה על פי היקף המכירות של עסק, כמו: חומרי עבודה, עמלות סוכנים.
רווח גולמי - ההפרש בין מחיר המכירה של המוצר לבין עלותו. נהוג לציין אותו.
תקציב
מטרת התקציב היא לבנות את עתידו של העסק מבחינת הכנסות, הוצאות ועוד.
בתכנון התקציב נבנה את סעיפיו לפי מידת הצורך שלהם לעסק.
בעזרת בנייה טובה של התקציב נוכל לשלוט ולפקח על הפעולות הנעשות בעסק במהלך השנה.
במידה ונדע מה הסכום אותו הקצבנו לכל סעיף וסעיף מדי חודש, יכולתנו לפקח על ההכנסות וההוצאות תהיה רבה יותר. בעסקים גדולים הכנת התקציב היא פעולה משולבת של כל מחלקות העסק.
כל אחראי מחלקה מכין דוח לגבי תחום אחריותו, ולבסוף מחברים את כל הדוחות לכדי תקציב אחד.
ברגע שאנו מוכנים לשינויים, אנו לא מופתעים, ויכולים להכין פתרון לכל תרחיש פוטנציאלי.