עד לא מזמן סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי סייעה לארגון לחסוך מקום אחסון ומזמן בחיפוש אחר המסמך הרצוי, אך לא ספקה פתרון לבעיה טורדנית אחת: היכולת לערוך את מסמך ה PDF הסרוק. אך מה שנשמע כמדע בדיוני עד לפני מספר שנים הפך למציאות מוגמרת הודות לטכנולוגית ה OCR – Optical character recognition. בתרגום פשוט מדובר בזיהוי תווים אופטי שהופך את המסמך הסרוק למסמך שאפשר לערוך (למשל במעבד תמלילים), באמצעותו יכול הארגון לנהל את המסמכים בצורה יעילה מאי פעם. ההתפתחות של שירותי סריקה ובכללם ה OCR מציידות את הארגון ביכולות חדשות, השאלה היא איזה מהן מתאימות לצרכי הארגון? כדי לענות על כך נסקור במאמרים הקרובים מגמות ושימושים בעולם ה OCR.
שירותי סריקה: מה כדאי – תוכנה או שירות?
האמרה שלפיה שלא צריך לקנות את הפרה בשביל כוס חלב מסמנת את המגמה של השוק בשנים האחרונות: במקום לקנות תוכנות יקרות בעשרות אלפי דולרים, ארגונים מעדיפים ליישם את המודל של Software as a Service (SAAS), או תוכנה כשירות. אולי בהשפעת המשבר העולמי, ארגונים החלו לחשוב כיצד לחסוך בעלויות, מגמה שזלגה גם לתחום סריקת מסמכים על היבטיו השונים. דוגמא טובה לכך היא חברת ABBYY, שמפעילה שירותי OCR מקוונים משנת 2008, במסגרתם אפשר לבצע OCR פר שימוש.
יוצרים ארכיון דיגיטלי חכם
אחד היתרונות של תשלום פר שימוש על פני רכישת תוכנת OCR היא בשיפור מתמיד של השירות: עם השנים נכנסים חידושים המשפרים את רמת הדיוק של המסמכים המומרים והופכים כל ארכיון דיגיטלי לחכם ויעיל יותר. שיפורים אלו כבר מגולמים ב SAAS, ומונעים את הצורך לקנות תוכנה יקרה מידי כמה שנים. כך למשל סריקת מסמכים המכילה תוכן עניינים, כותרות, טבלאות ועוד שומרת על המבנה המקורי של הדף. המרת המסמך באמצעות תוכנות OCR מתקדמות כמו זו של ABBYY תאפשר לשמור על כל אלו עד לרמת גודל הפונט של הכותרת. ולא פחות חשוב, לסריקת מסמכים והמרתם באמצעות OCR יש גם תמיכה בעברית...
חשוב לכם לחסוך בהוצאות? סריקת מסמכים ושמירתם בארכיון דיגיטלי באמצעות שירותי OCR מעולם לא הייתה משתלמת וחכמה יותר.