במאמר הקודם הסברנו מהי חשיבותה של סריקת מסמכים לניהול המידע בארגון. בשורות הבאות נפרט מה צריך לעשות לאחר שהמרנו את מסמך הנייר למסמך דיגיטלי (או כאשר מלכתחילה מדובר במסמך דיגיטלי).
היכן שומרים את המסמך?
לאחר שביצענו סריקת מסמכים למערכת ישנן שתי אסטרטגיות לאחסון המסמך:
האחת, שמירה של המסמך במסדי הנתונים של המערכות השונות כגון ה CRM, תוכנות בהן משתמשת מחלקת הנהלת החשבונות (כאשר מדובר למשל באחסון חשבוניות ועוד). במקרים אלו המסמך לא יאוחסן בתוך ארכיון דיגיטלי: בעת חיפוש המסמך המשתמש יופנה למערכת בה הוא מאוחסן.
הדרך השנייה היא לייבא את המסמך מהמיקום המקורי שלו ולשמור אותו בתוך הארכיון הדיגיטלי. היתרון של שיטה זו טמון ביכולת של המערכת לקשר את המסמך למסמכים אחרים – מבלי להיות תלוי במיקום שלהם או במחלקה שיצרה אותם. למשל, קישור החשבונית לחוזה שנחתם עם הספק, להזמנות העבודה, לתעודת המשלוח ועוד. בנוסף, עובדים בעלי הרשאות מתאימות מקבלים גישה נוחה וקלה למידע לצורך ייעול תהליכי עבודה.
בניית אינדקס מותאם אישית
יעילותה של מערכת ניהול מסמכים נמדדת בסופו של דבר במבחן התוצאה: כמה זמן לוקח לעובדים לחפש את המסמך הרצוי? כדי לענות על שאלה זו באופן משביע רצון יש לבנות אינדקס בהתאם לצרכי הארגון. מהו אותו אינדקס? זהו למעשה תהליך המתייג את המסמך בהתאם למונחי החיפוש הרלוונטיים. למשל, שם הלקוח, מספר לקוח, אזור המגורים ועוד. כדי לאפשר למערכת לפעול בצורה אופטימאלית, יש לבנות אינדקס מותאם אישית. בעוד עורך דין מסווג את לקוחותיו לפי מונחי חיפוש כגון אזור מגורים וסוג התביעה, ספריה תקטלג את לקוחותיה לפי זמן ההשאלה שנותר וכמות הספרים שנלקחו. לשם בניית האינדקס בצורה הטובה ביותר מומלץ להיעזר בחברה בעלת ניסיון המתמחה במתן שירותי סריקה. האינדקס מורכב משדות החיפוש, המוזנים בעת אחסון כל מסמך בתוך ארכיון דיגיטלי.
לצורך סיווג טוב יותר כדאי לבנות שדות חיפוש שונים על פי סוג המסמך: לקוחות, ספקים, חשבוניות וכדומה. בניית אינדקס היא אחד המפתחות לניהול מסמכים יעיל: חשוב לזכור שמציאת המסמך הרצוי בקלות תוביל למסמכים רלוונטיים המקושרים אליו, ותקצר באופן משמעותי את תהליך החיפוש.