חפש מאמרים:
שלום אורח
16.11.2019
 
   
מאמרים בקטגוריות של:

   
 

ניהול פרויקטים שיטתי– כדאי ומחזיר את ההשקעה !

מאת: עדה מרקמןמיחשוב ארגוני08/03/2012604 צפיות שתף בטוויטר |   שתף בפייסבוק

ארגונים רבים כבר עשו צעדים לאימוץ שיטות עבודה מוכחות לניהול פרויקטים במידה כזו או אחרת ואף רכשו כלי תוכנה ייעודיים. חלק מהארגונים משקיעים בקורסים לניהול פרויקטים וחלק מטמיעים שיטות עבודה אך עדיין קיימים מנהלים ששואלים את עצמם כמה כדאי להשקיע בתחום זה אם בכלל. לעיתים עדיין נשאלת השאלה האם קיים ROI [1]לניהול פרויקטים בצורה מתודית וסטנדרטית. רובנו אוהבים להאדיר את ערכי הספונטניות והמקוריות  ומפקפקים בערכה של עבודה "לפי הספר".

ואכן, לא קל להוכיח את הערך המוסף של ניהול פרויקטים שיטתי ואת ההחזר על ההשקעה בלמידה, הטמעה, ניהול ובקרה ובעבודה שוטפת לפי נהלים קבועים.

הקושי למדידה נובע מהסיבות הבאות :

- פרויקט מטבעו אינו דומה למשנהו, ולא ניתן ליצר במציאות 2 פרויקטים בעלי יעדים וסביבה זהים, שינוהלו במקביל, פעם אחת בצורה ספונטנית ופעם אחת בצורה סטנדרטית ומתודית.

- הפרויקט אינו מבודד מסביבתו. לאורך הפרויקט המציאות הארגונית והעסקית משתנה, אנשים מתחלפים, ואין יכולת לבודד את השפעת המתודולוגיה מהשפעת הגורמים החיצוניים על הפרויקט.

- קיימת עקומת למידה. הפרויקט הראשון בארגון שינוהל תוך שימוש במתודולוגיות מסודרות יהיה יקר יותר מקודמיו ויסבול מהרעה ב- ROI, וזאת מכיון שלמידת המתודולוגיה החדשה תועמס על עלויות הפרויקט ותאט את התקדמותו. רק אחרי מספר פרויקטים שניהל אותו מנהל פרויקט מסתיימת תקופת הלמידה הראשונית וניתן לעמוד על התוצאה.

למעשה לניהול פרויקטים בצורה מתודית ישנן תועלות רבות, חלקן ניתנות למדידה ולהערכה בקלות יחסית וחלקן ברורות מאוד אם כי יותר איכותיות באופיין. מדידת התועלת דומה מאוד למדידת התועלת באופנים שונים של שיפורי תהליך כגון CMMI . יש למדוד בנפרד את עלות השינוי, אל מול עלות ההשארות במצב הקיים, מבחינת איכות ועבודה חוזרת, עבודה מיותרת, זמן מבוזבז, חריגות בתקציב ועוד.

עפ"י גרטנר החסכון הממוצע לפרויקט במעבר לניהול פרויקטים מתודי הינו כ-30% ואילו עפ"י SEI (Software Engineering Institute) החסכון הממוצע מגיע ל-35%.

ישנם לא מעט מחקרים המציגים חסכון והתייעלות מרשימים בהפעלת שיפורי תהליך, ננסה לעמוד על מקורות החסכון וההתייעלות הרלונטיים לניהול פרויקטים שיטתי:

- שימוש ב"תבניות" – חוסך הרבה כסף וזמן ומפנה אותו לדברים החשובים באמת

פרויקט מאופין בד"כ בכך שהוא חד פעמי ואין פרויקט אחד דומה למשנהו. למרות זאת בעבודת הפרויקט יש לא מעט אלמנטים שחוזרים על עצמם. הן אלמנטים מקצועיים והן אלמנטים אדמיניסטרטיבים. אם מזהים את האלמנטים שחוזרים על עצמם, מבצעים תהליך שיפור וטיוב שלהם ומעמידים לרשות מנהלי הפרויקטים תבניות מתאימות לשימוש חוזר – הן של מסמכים, מצגות, תרשימי גנט ודיווחים והן של תוכנה ותהליכי עבודה – חוסכים למנהל הפרויקט ולעובדים זמן רב. בכך גם חוסכים משאבים יקרים לפרויקט וגם מאפשרים למנהל הפרויקט ולעובדים להשקיע את זמנם בעבודה פרודוקטיבית ויצירתית, בפתרון בעיות ובטיפול בחריגים, נושאים שמקדמים את הפרויקט

- שיפור מתמשך במקצועיות מנהלי הפרויקטים - ערך גבוה להשקעה

בסיום כל פרויקט ולפעמים אף במהלכו, יש לבצע תהליך הפקת לקחים. תוצאות התהליך והתובנות ממנו, הן הלקחים מפעילות מוצלחת והן לקחים אחרים יכנסו למאגר המידע הארגוני לשימוש בפרויקטים הבאים ע"מ להימנע מטעויות חוזרות או לחזק צורת התנהלות שהוכיחה את עצמה.

תהליך כזה מעשיר בהתמדה את הידע הארגוני והאישי של מנהלי הפרויקטים ומשביח את יכולותיהם להתמודד בהצלחה עם יעדי הפרויקטים הבאים. לאורך זמן יחול שיפור ביכולות התכנון, בניהול הסיכונים, בבחירת הפתרונות, וביכולת הביצוע והעמידה ביעדי הפרויקטים, וכמובן בערך להשקעה.

-בחירה נכונה של פרויקטים - ערך גבוה להשקעה
בחירה מובנית של פרויקטים לביצוע תוך ניתוח של עלות, תועלת וסיכונים, וכן סגירת פרויקטים טרם סיומם  משיקולי עלות, תועלת וסיכון, יחסכו לארגון כסף רב ויבטיחו ערך נכון להשקעה.

- ניהול שינויים ותכולה – חסכון משמעותי בכסף וזמן

ניהול שינויים שיטתי וניהול תכולה מדוקדק מביא לכך שהפרויקטים לא יתבדרו מבחינת תקציב, זמן ותכולה, ושרקנושאים בעלי ערך עסקי, ואשר יש בהם צורך אמיתי יבוצעו,ואילו נושאים בעלי חשיבות פחותה או הערך מהם צפוילהיות נמוך , יצאו מתכולת הפרויקט מבלי שיושקעו בהם משאבים. חוסך הרבה זמן וכסף וממקד את הפעילות                לתועלות העסקיות האמיתיות.

- הידברות ותקשורת בין העובדים בפרויקט ובין בעלי הענין – חסכון כסף וזמן

חלק ניכר מהתקלות בפרויקטים נובע מאי הבנות והיעדר שפה משותפת בתוך צוות הפרויקט ואל מול בעלי הענין.הנהגת תקשורת שיטתית ושקיפות בפרויקט, מהוים חלק נכבד מהמתודולוגיה לניהול פרויקטים, ומסייעים בצורהדרמטית  למניעת קונפליקטים ומשברים או לפתרון מהיר שלהם.

- בקרה שיטתית ושוטפת מסייעת לאיתור מוקדם של בעיות – צמצום עלות הפתרון

בקרה שוטפת של הפרויקט לרבות תקציב, אבני דרך, תכולה, שעות מושקעות וכדומה מסייעת לאיתור סטיות ובעיותבזמן מוקדם. טיפול בחריגים מוקדם ככל שניתן הוא זול יותר ומבטיח צמצום נזקים לפרויקט ולארגון.

- איכות גבוהה של התוצרים מונעת עבודה חוזרת – זמן וכסף רב

תוצרי פרויקט שנוהלו באופן מתודי ותוך בקרת איכות שיטתית בכל שלבי הפרויקט, הינם איכותיים יותר ומוכוונים ליעד. זאת בשל העובדה שמתקיימות בדיקות ובקרות המיועדות לכך וכן פעולות תיקון. התוצאה היא הפחתה ניכרת

ב- Rework ובטיפול בתקלות בהמשך, דבר שמאפשר הפנית משאבים להמשך פיתוח וחוסך לארגון כסף רב.

למשל עלות הפעלת QA בארגון פיתוח בן 100 איש יכולה להתחיל ב- 4-5 משרות. לעומת זאת עלות אי-איכות ועבודה

חוזרת מגיעה לעלויות של 15-40 משרות. השקעה בתשתיות QA היא בעלת החזר השקעה מהיר ביותר ומייצרת מעבר

לחסכון בכסף גם תועלות רבות נוספות כגון שביעות רצון לקוחות ועובדים וניצול טוב של משאבים ייח

עלויות כניסה לעולם ניהול פרויקטים מתודי

עלויות הכניסה לעולם של ניהול פרויקטים מתודי, עשויות להיראות על פניהן - גבוהות. מלבד הדרכות פרונטאליות יש לבצע התאמות של המתודולוגיה לצרכי הארגון ולאופיו ואף לטיפוסים שונים של פרויקטים. מובן שהטמעת התהליכים החדשים תוך התגברות על התנגדויות גם היא תהליך הדורש תשומות ניהוליות וכספיות ניכרות.

ארגונים המפתחים לשימוש פנימי כמו גם אינטגרטורים ובתי תוכנה , עומדים תמיד בפני הצורך לצמצם עלויות ולהשקיע בנושאים בהם החזר ההשקעה הוא מיידי.

ע"מ לעמוד על החזר ההשקעה הצפוי יש להשוות עלויות אלה לעלויות של אי איכות ולמחירי סטיה מיעדי הפרויקטים.

Case Study

בארגון פיננסי גדול, עם קבוצת פיתוח של כ- 200 איש, בו לא היה קיים כלל ידע בניהול פרויקטים, הוטמעו שיטות PMI בהתאמה לארגון, לתחומי עיסוקו, ולסוגים שונים של פרויקטים לפי גודל, טכנולוגיה, תחומים וכדומה. התהליך היה ארוך וכלל הטמעת שיטות עבודה ותהליכים מיטביים, הקמת PMO ותשתית QA,  וכן הכשרה מקצועית לכ-45 מנהלי פרויקטים.

התוצאה היתה יכולת גבוהה מאוד לבצע כ- 200 פרויקטים מורכבים בשנה תוך ניהול משאבים משותפים  ועמידה באיכות.

בתום התהליך ההשקעה בתחזוקה ובטיפול בתקלות הצטמצמה ב- 40% ושיעור הפרויקטים המוצלחים בהיבטי תכולה-זמן-תקציב עמד על 70%-80% !

עלויות התהליך לרבות הקמת PMO והפעלתו לאורך 5 שנים, היו פחות מ-1% מכלל ההשקעה בפרויקטים בתקופה זו !!!

התובנה היא שההשקעה בתחום זה היא אפסית ביחס לתוצר ולתועלת. ולא רק זאת: בכל נקודת זמן, גם ארגון שהטמיע שיטות עבודה לניהול פרויקטים יכול לבחון את מידת בשלותו בתחום זה, את אפקטיביות השיטות שאימץ, את עומק ההטמעה ואת מידת ההצלחה שלו בניהול פרויקטים. יש מקום לזויות בחינה נוספות ולקפיצת המדרגה הבאה בתחום.

עדה מרקמן

מוותיקות ענף ה-ITבישראל עם למעלה מ- 25 שנות ניסיון בפיתוח תוכנה, בניהול פרויקטים  וב- IT בתעשיית ההיי-טק ובתחום הפיננסי. ניהלה את אגף מערכות המידע בחברת "הפניקס", וב-VocalTec.  נבחרה ע"י "אנשים ומחשבים" לאשת השנה בביטוח וכן לאחת מ-10 הנשים המשפיעות ביותר בעולם המחשוב בישראל. שותפה בחברת BDA-Projects . המתמחה בין היתר ביישום Leanבארגונים טכנולוגיים.

לעדה ניסיון נרחב בתחום ניהול הפרויקטים:

  • פיתוחתוכנה במתודולוגיות שונות, לרבות Agile, Scrum.
  • יישוםתהליכי הקמה והטמעה של מערכות תוכנה גדולות וחבילות מדף כגון SAP ,ORACLEApplications .
  • ניהולפרויקטים מורכבים טכנולוגית וארגונית בהיקפים נרחבים.
  • הטמעתמתודולוגיות ניהול פרויקטים בארגון.

[1] ROI – Return on Investment החזר על ההשקעה

 





 
     
     
     
   
 
אודות כותב המאמר:

עדה מרקמן, מנכ"ל חברת BDA - Projects המתמחה בלווי, ייעוץ וביצוע פרוייקטים הכוללים סינרגיה בין עולם המחשוב, תהליכים עסקיים והטמעתם על ידי המשתמשים. החברה מתבססת על מספר מתודולוגיות עבודה (ביניהם Lean IT, Agile, Scrum) על מנת לאפשר לארגונים להיערך בצורה מיטבית לאתגרים מולם הם ניצבים.

לעדה ניסיון רב שנים בעולמות תוכן מגוונים כגון - ביטוח, תעשייה, שירותים ומסחר.

 
     
   
 

מאמרים נוספים מאת עדה מרקמן

מאת: עדה מרקמןמיחשוב ארגוני11/06/12770 צפיות
בעולם העסקי של היום שינוי הוא הדבר ה"קבוע" היחיד וכדי לשרוד ואף לצמוח בשוק תחרותי ודינאמי - חיוני להסתגל לשינויים. מרבית הארגונים חווים שינויים כל הזמן : שינוי בדרישות הלקוחות, שינויים במוצרים של המתחרים, רגולציה שמשתנה, טכנולוגיות חדשות שיש לאמץ, שווקים שהתנאים בהם משתנים, אנשים שמתחלפים ועוד. כדי להתמודד בהצלחה עם שינויים יש לנהל אותם נכון, להכיר בכך ששינויים מהירים הם המציאות שאיתה יש להתמודד ולהיות ערוכים להתמודד איתם בגמישות וביעילות. ארגונים נדרשים לטפח זריזות וגמישות שיאפשרו להם להתקדם במהירות .

מאת: עדה מרקמןמיחשוב ארגוני11/06/12774 צפיות
במאמר זה נסקור את המצב בארגונים רבים, בהם למרות העבודה המשותפת עם ה-Business , ה-IT נתפס כאיטי, לא אפקטיבי ואינו משרת את ה-Business במידה מספקת. נראה כיצד שיטות ניהול פרויקטים ופיתוח תוכנה קלאסיות גרמו לכך וכיצד ניתן לשנות את המצב בצורה יסודית לאור עקרונות Lean .

מאת: עדה מרקמןמיחשוב ארגוני11/06/12763 צפיות
לפני יותר מ-20 שנה, מחברי הספר "המכונה ששינתה את העולם", גרמו ל"רעידת אדמה" כשהסבירו איך מערכות Lean ישנו את פני תעשיית הרכב. ג'יימס וומאק, דניאל ג'ונס ודניאל רוס ריכזו כוחות על מנת לתעד את בצורה מדוייקת את היתרונות של שיטת Lean שהיתה נהוגה בטויוטה על פני המודל של ייצור המוני שפותח בג'נרל מוטורס והיה נהוג בקרב יצרני הרכב האמריקאים.

מאת: עדה מרקמןמיחשוב ארגוני19/02/12533 צפיות
חשיפת הצרכן הישראלי לסטנדרטים הגבוהים של שירות ברחבי העולם הפכה את תודעת השירות שלו למפותחת מאוד. ארגונים רבים בארץ, פרטיים כציבוריים, אינם יכולים יותר להישאר מאחור ונדרשים להתאים את רמת השירות לזו שתובע הצרכן. בין אם מתוך השאיפה לשדר חדשנות או לשמר לקוחות כדי לא להפסידם לטובת המתחרים – היום ארגונים משקיעים בטכנולוגיות חדשות, מגייסים ומכשירים עובדים, כדי לשפר את השירות.

מאת: עדה מרקמןמיחשוב ארגוני19/02/12545 צפיות
השינויים שחלו בשנים האחרונות בתחום המחשוב אינם מאפשרים עוד עבודה ורטיקאלית ועצמאית. אם בעבר, מתכנתים עבדו מול מערכות מחשוב מרכזיות (MF) וגוף ארגוני אחד הוביל את הפרויקט מתחילתו ועד סופו באופן כמעט עצמאי, או לפחות כמוביל דומיננטי עם תלות מינורית בגופים נוספים, היום המצב שונה

מאת: עדה מרקמןמיחשוב ארגוני19/02/12674 צפיות
ארגונים רבים שמיישמים מערכות SAP מתמודדים עם אתגר צמצום עלות הבעלות הכוללת ((TCO. מסתבר שגם לקוחות מנוסים וותיקים אינם מצליחים להגיע ליעילות תפעולית אופטימלית. בדיוק לשם כך פיתחה SAP כלים ומתודולוגיות שמאפשרים לארגונים לצמצם את עלויות ה-IT לשפר את ה- TCO באופן משמעותי, להתאים את מערכות המידע לצרכים המשתנים, ולהעניק ללקוחותיהם שירות טוב יותר.

מאת: עדה מרקמןמיחשוב ארגוני11/01/12573 צפיות
מימוש ITIL בארגונים מניב מגוון תועלות בהיבטים התהליכים, התפעוליים והתרבות הארגונית. בסופו של דבר, הכל מתורגם לחיסכון תקציבי ניכר", אמרה מרקמן, מנכ"ל משותף ב-BDA, שהייתה מהדוברים בכנס השנתי של itSMF ישראל, הנערך זו הפעם החמישית ● במסגרת הכנס הוענקו פרסים לארגונים שהטמיעו ITIL בהצלחה - אנשי ה-IT באמדוקס, משרד המשפטים וממר"ם.

מאמרים נוספים בנושא מיחשוב ארגוני

מאת: צח סחרמיחשוב ארגוני26/04/172561 צפיות
מרכזיית IP וירטואלית לעסקים בענן - התקדמו לעולם התקשורת החדש ללא צורך ברכישת תשתיות התקדמו למרכזיית טלפונים חכמה בענן, תהנו מכל היתרונות (שרידות, תכונות מתקדמות ועוד) ועדיין תחסכו ממון רב (הקמה מיידית, ללא צורך ברכישת תשתיות יקרות, ברכישת חומרה, הזמנת קווים, עלויות תחזוקה והוצאות מיותרות נוספות

מאת: שלום כהןמיחשוב ארגוני06/11/162608 צפיות
בישראל של היום נפתחים מאות עסקים חדשים מידי שנה ושנה, עסקים בתחומים שונים שמוכרים מוצרים שונים או מספקים שירותים שונים, אך לצערנו חלק לא מבוטל מאותם עסקים לא מצליח לשרוד את השנה הראשונה ואלו שכן מצליחים לשרוד עד חמש שנים ואז נופלים. יש מספר קטן של עסקים שמצליחים ואפילו מצליחים בגדול וזאת בגלל כמה דברים שהם נותנים עליהם את הדעת. אחד הדברים הללו הוא ניהול נכון של העסק ולאו דווקא ברמה האישית...

מאת: yuval ozמיחשוב ארגוני12/04/151006 צפיות
מאמר שיעזור לכם להבין קצת יותר לעומק מהו שרת וירטואלי ומה הקשר שלו אלינו, למה משתמשים בו ומי משתמש בו

מאת: אלי זהבמיחשוב ארגוני16/03/15883 צפיות
מערכות פריוריטי וזום לעסקים שניהם מבית אשבל טכנולוגיות ולמעט הכותרת בראש מסכי התוכנה לא ניתן להבדיל בין במערכות, אם כך נשאלת מה ההבדלים המרכזיים בין התוכנות למעט ההפרשים במחיר. במאמר זה נענה על השאלה מעמוד על ההבדלים המרכזיים.

מאת: יוסי ויזלמיחשוב ארגוני15/02/151020 צפיות
לא תמיד פרויקט ERP הוא כשלון, אבל הרבה פעמים הוא מסתיים בהרגשת "חמיצות". מדוע ?

מאת: MyBusinessמיחשוב ארגוני25/11/141142 צפיות
חשיבות השימוש בתוכנה מקצועית ואיכותית לניהול העסק שלכם והיתרונות הטמונים בכך.

מאת: יונימיחשוב ארגוני03/03/147251 צפיות
מכשיר fax משולב הוא מכשיר המאגד בתוכו את האפשרות לפקסס, האפשרות לצלם, האשרות להדפיס והאפשרות לסרוק. ישנם יתרונות רבים במכשיר כזה כשהראשון שבהם הוא חיסכון בכסף – יותר זול לקנות את הכול במכשיר אחד מאשר לשלם על כל מכשיר ומכשיר בפני עצמו

 
 
 

כל הזכויות שמורות © 2008 ACADEMICS
השימוש באתר בכפוף ל תנאי השימוש  ומדיניות הפרטיות. התכנים באתר מופצים תחת רשיון קראייטיב קומונס - ייחוס-איסור יצירות נגזרות 3.0 Unported

christian louboutin replica