כל מה שרציתם לדעת על דואר אלקטרוני והתביישתם לשאול

כל מה שרציתם לדעת על דואר אלקטרוני והתביישתם לשאול

באילו מקרים כדאי להעדיף את הדואר האלקטרוני על פני כלי תקשורת אחרים?

• העברת מסמכים
  העברת מידע שוטף תוך כדי התהליך (כל עוד הנמענים יודעים שהמידע הגיע). כדי להחדיר תהליכים חדשים עדיף להשתמש בתקשורת פנים אל פנים
• ברכות ושבחים
• גיבוש דעות לגבי שאלות ספציפיות
• העברת נתונים. פירוש נתונים ובירור כיצד מרגישים חברי הצוות ומדוע – כדאי לעשות פנים אל פנים.
• יידוע אנשים לגבי פעולות שנעשו בידי אחרים, שאין להם השפעה ישירה עליהם.השגת מחויבות לפעולה והסברת מודלים – כדאי לעשות פנים אל פנים.
• קביעת מועד לפגישה עם אדם מוכר. קביעת פגישה עם אדם לא מוכר כדאי לעשות בדיבור.
• חקירת נושא חדש. קבלת רמזים על אופן החקירה הרצוי של נושא חדש, כדאי לעשות בדיבור.
• הודעה על מינוי חדש. הודעה לעובד כי תפקידו ישתנה או יבוטל כדאי לעשות פנים אל פנים.
• פרסום דבר לא רגשי. אמירות שנויות במחלוקת כדאי להגיד פנים אל פנים.

כיצד כדאי לכתוב דואר אלקטרוני?

• הכותרת בשורת הנושא צריכה להיות אינפורמטיבית. אל תנסו "לשווק" את המכתב בעזרת כותרת מושכת אך מטעה. טיפ: שימוש בשאלה כנה וישירה בשורת הנושא מוביל פעמים רבות לפתיחת ההודעה.
• הקפידו על כתיבה של כותרות קצרות - שדה הנושא בתיבת הדואר הנכנס אינו גדול.
• על הפסקה הראשונה לכלול את כל המידע החשוב ולפרט מי אתה, מה אתה רוצה שהנמען יבצע, ומדוע כדאי לו לבצע זאת.
• הדואר האלקטרוני נועד להיות כלי תקשורת פשוט ומהיר. משום כך, עליו להכיל 4 פסקאות לכל היותר. מחקר תקשורתי של Jupiter media(http://www.jupiterresearch.com) גילה ש-15% מהמשתמשים ברשת קוראים הודעות אלקטרוניות מההתחלה ועד הסוף, ויותר ממחצית המשתמשים (51.2%) קוראים את המשפטים הראשונים של ההודעה ורק אז מחליטים אם להמשיך לקרוא אותה. אם המסר שלכם אינו נכנס באורך של מסך אחד, העדיפו ערוץ תקשורת אחר, צרפו מסמךword להודעה או ספקו קישור לאתר באינטראנט שיספק פרטים נוספים.
• השתמשו במלים פשוטות, בביטויים קצרים ובפסקאות קצרות הכוללות משפט אחד (קצר) עד שלושה משפטים.
• השתמשו בכלים ויזואליים שיקלו על אנשים לרפרף במהירות על ההודעה: כותרות משנה, חלוקה לפסקאות ורשימות עם תבליטים.
• שלחו דואר אלקטרוני ולא פרסומת – רבים הם האנשים המשתמשים בכלים גרפיים שונים כדי לעצב את ההודעות שלהם, וכך, פעמים רבות, נראה ההודעה כמו פרסומת ולא כמו הודעה אישית. פרסומות נמחקות הרבה יותר מהר מאשר הודעות אישיות, ועל כן לא כדאי להכביר בשימוש בגרפיקה, גם אם מדובר בהודעה שנועדה לקדם מכירות.
• השתמשו בבודק האיות והגיהו את ההודעה, כשם שהייתם עושים בהודעה מודפסת רגילה. חוסר תשומת לב לאיות משדר חוסר תשומת לב לפרטים ומשדר מסר מוטעה לגביך ולגבי האופן שבו אתה עושה עסקים. הודעה מקצועית המנוסחת היטב בלא טעויות מעידה על מקצועיות בעסקים.
• האם אי פעם שכחתם לחתום על ההודעה או לצרף את המסמך שהתכוונתם לצרף אליה? אלה שתי הטעויות הנפוצות ביותר בכתיבת הודעות אלקטרוניות. השתדלו להימנע מהן.
• הימנעו משימוש בהומור, מפני שהנמען אינו יכול לשמוע את האירוניה בקולכם או לראות את החיוך על פניכם, והוא עלול שלא להבין אתכם נכונה.
• התאימו את ההודעה לקהל היעד שעתיד לקבלה ולמטרות שאתם מתכננים להשיג באמצעות ההודעה. למדו מה מניע את קהל היעד שלכם, והשתמשו בידע הזה כדי לקבוע כיצד ובאיזה סדר לתאר את היתרונות של מה שתציעו לו.
• שלחו את ההודעה שלכם אך ורק לקהל היעד שתכננתם מראש: אנשים מתעצבנים כשממלאים את התיבה שלהם בהודעות שלא מיועדות להם
• אל תצרפו לרשימת הנמענים אנשים שאינם צריכים לקבל את המסר, רק כדי להסיר מעצמכם אחריות
• אם אתם מעבירים הלאה הודעה, הקפידו לסלק ממנה חלקים מיותרים, כמו "fw:fw:" משורת הנושא, נמענים קודמים המפורטים בהודעה עצמה, וחצים שהצטרפו לכל התחלת שורה בטקסט, שנראים כך: <<< או כך <<<. הללו מקשים על הקריאה ועל קליטת המסר. אפשר להוריד בקלות את החצים אם מעתיקים את ההודעה למסמךWord ומסירים אותם באמצעות and replace find. פעמים רבות, בהודעות שהועברו אליכם, תראו שורות שהופסקו באמצע, או רווחים עצומים בין שורה לשורה ובין פסקה לפסקה. כדאי לתקן את הטעויות האלה לפני שמעבירים את ההודעה הלאה, כדי להגדיל את האפקטיביות שלה.
• אל תצרפו קבצים גדולים או כאלה שדורשים תוכנות שמרבית הסיכויים שאינן קיימות אצל כל הנמענים. במקום זאת מומלץ לצרף קישורים לאתר באינטראנט.
  – כשאתם שולחים מצגת "פאוור פוינט", צרפו שקופית אחת עם הרקע והפורמט המתאימים ואת שאר השקופיות ללא מאפיינים אלה. כך הן שוקלות פחות ואפשר לשחזר אותן בקלות. למאמרים נוספים בתקשורת פנים, ייעוץ ארגוני ומשאבי אנוש: http://bit.ly/Y2e1t9