בארגון של אירוע לא גדול, צצה לא אחת הדילמה הנצחית לגבי האוכל. האם להזמין קייטרינג? להכין לבד? השיקול העיקרי סובב סביב עלויות. הכנה עצמית זולה בהרבה. אבל היא נושאת מחיר יקר אחר: המון עבודה, לחץ וכאב ראש, שעלולים להתיש פיזית ולמנוע כל אפשרות להנות מהאירוע. האם זה שווה את זה? איש איש ותפיסתו הוא.
ובכל זאת, מתיימר המאמר לשאת, אולי, בשורה: יש אופציה נוספת. אפשרות ביניים, שמתאימה לסוג מסויים של אירועים. אם האירוע אינו גדול מאוד, והאווירה בו אמורה להיות קלילה ולא פורמאלית ומעונבת, אז הנה האפשרות האידיאלית: מגשי אירוח.
החבילה מגיע מסודרת עם סוגי אוכל שונים. בכל מגש אירוח סוג אחד של אוכל. מגשים שונים של מנות ראשונות, מנות עיקריות, תוספות, לחמים, מנות אחרונות, ערכות של שתיה חמה ושל שתיה קרה, וכל מה שמזמינים מראש, בעצם. מה שאמור להיות מוגש חם, מובל בקונטיינרים שומרי חום. המגשים, כשמם כן הם, מוכנים כבר לאירוח. פשוט מפזרים אותם על השולחנות, מסירים את הכיסוי, ומשאירים לאורחים להנות ממבחר גדול ונאה לעין.
עם מגשי האירוח מגיע סט של כלים חד פעמיים. הוא לא סט שיעלה על שולחנות מסעדת גורמה, כאמור, אך הוא בהחלט נאה ומכובד, ומתאים לסוג האירוח שבו עסקינן. והוא מכסה את הכל: צלחות, כוסות, סכו"ם, כלי מזיגה וכפות מרכזיות לסוגי האוכל השונים. הרעיון הוא שיש פה שני סוגי עיסוק בלבד: פיזור המגשים טרם הגעת האורחים, ואיסוף הכל, לזריקה, בתום האירוע.
מובן שאופציה זאת חוסכת את כל העבודה הכרוכה בהכנה עצמית של האוכל, מחד, ומאידך היא זולה משמעותית מקייטרינג סטנדרטי, שכן החברה המספקת אינה אמונה על עריכת שולחנות הבופה, ובעיקר נחסך המרכיב היקר של כח האדם: אין פה מגישים, מוזגים ומלצרים. אין פה את מי שמרכיב ומכין את הכל מראש באתר האירוע.
אז האפשרות של מגשי אירוח זה לא הפינוק של קייטרינג, אשר עומל שעות לפני אירוע על הכנתו. עדיין נותר לבעל האירוע לסדר ולערוך את שולחנות הבופה, לפזר, כאמור, את המגשים, ולאסוף את הכל בסוף. אבל אין מדובר פה בעבודה קשה ומורכבת. הסידור הזה משחרר את המארחים להנות ולהתרועע עם המוזמנים, ברוגע ובנחת. והוא משנה, לטובת הלקוח, את תמונת העלות הכספית, ביחס לקייטרינג.