הנהלת חשבונות חד צדדית היא הנהלת חשבונות בה מתבצע רישום הכנסות והוצאות של העסק בלבד והיא מאפיינת בעליי מקצועות חופשיים ועסקים קטנים.
הנהלת חשבונות חד צדדית שונה מהנהלת חשבונות כפולה בכך שבה נרשמים רק ההוצאות וההכנסות בעסק בעוד שבהנהלת חשבונות כפולה נרשמות כל הפעולות הפיננסיות בעסק בשני חשבונות – האחד למקור והשני לחובת השימוש כששניהם צריכים להימצא כל העת במאזן.
הנהלת חשבונות חד צדדית מתאימה לבעלי עסקים קטנים ולבעלי מקצועות חופשיים, ניתן לעשות זאת באמצעות רואה חשבון או באמצעות תוכנות לניהול חשבונות שמתעדכנות במשרדי החברה בלי שום צורך להתקין דבר מה אצלכם במחשב.
תוכנות לניהול חשבונות הן תוכנות נוחות לשימוש והן מאפשרות לנהל את כל חשבונות העסק דרך האינטרנט, להוציא תלושי משכורת, לשלם משכורות ולקבל דיווחים על התשלומים אותם יש לבצע לרשויות המס, למע"מ ולביטוח הלאומי.
בתחילה יש להתקין את המערכת במחשב, היא לא עולה כסף רב ודרכה ניתן לנהל את העסק בקלות, יש להזין את נתוני העסק, מתי פתחתם אותו, מספר העוסק ואת כל ההכנסות של העסק, כמו כן במהלך החודש יש להזין את כל הוצאות העסק.
היתרונות של תוכנות ניהול חשבונות חד צדדית הם רבים : הם מאפשרים פיצול תנועה חד צדדית (הוצאה ומע"מ ללא חשבון בזכות), פקודות להקלדה ביומן כגון נעילת שדה והגדרת ברירות מחדל הן גמישות, ההתאמות קלות (גם התאמה לא מאוזנת), ניתן לשלוח במייל ובפקס דו"חות ישירות מהתוכנה וגם ניתן להעביר את הדו"חות לאקסל, ישנן אפשרויות מתקדמות לאיתור פקודות יומן, ניתן לייבא ולייצא פקודות יומן ואינדקס כרטיסים לחשבשבת ולתוכנות אחרות, ניתן לתקן ולמחוק בקלות פקודות שכבר בוצעו וכו'.
יתרון גדול נוסף שיש לתוכנות אלו הוא קלות השימוש והלימוד למשתמשים חדשים, בדרך כלל בתוך התוכנה יהיו הסברים להפעלתה ויש גם עזרה מובנית שמאפשרת פיתרון בעיות ותמיכה בתוכנה עצמה.
תוכנות להנהלת חשבונות מאפשרות פעולות כגון הפקת מסמכים (גם באנגלית) ותיעוד פנים שכולל תעודת החזרה, תעודת משלוח, הפקדת שיקים ומזומן, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית מס זיכוי, הצעת מחיר, הפקדת שוברי אשראי, הפקדת שיקים דחויים וחשבון עסקה.
כמו כן התוכנה מבצעת את הפעולות הבאות : ניהול כרטיסי לקוחות כולל חישוב יתרה לתשלום, ניהול מחירונים של פריטים, מעקב אחר הוצאת חשבוניות לזיקים דחויים, ניהול סטטוס מסמכי שיווק, בדיקת חשבונות מוגבלים, תנועות חשבוניות, ביטול מסמכים והחזרת שיקים, הפקת דו"ח מכירות, דיווח אחיד, חיובים תקופתיים, ניהול ספר קופה, עדכון שערי מט"ח, גיבוי לחומר ועוד.
ולסיכום : כשאתם בוחרים תוכנה לניהול חשבונות בדקו מה היא מציעה והאם כל השירותים להם אתם זקוקים נמצאים בה, כמו כן רצוי לשאול האם ישנה תקופת ניסיון שבסופה יוחזר אליכם כספכם במידה והיא לא תהיה נוחה לשימוש או שלא תהיו מרוצים ממנה, חברות רבות מציעות תקופת ניסיון של 60 יום ואף יותר.