ארגון אירועי התרמה מהווה אלמנט חשוב במאמצי גיוס התרומות של עמותות. אירועי ההתרמה מיועדים לגיוס תרומות, יחסי ציבור עבור הארגון, שמירה על קשר עם התורמים והרחבת את המעגל. באירועים אלה אנשי עסקים נפגשים למען מטרה חשובה ומשותפת ויכולים לרקום קשרים עסקיים וחבריים. כיצד מנהלים ערב התרמה מוצלח?
איך מארגנים אירועי התרמה?
האירועים יכולים להיות, דינרים עם דברי פתיחה, תוכנית אומנותית, קייטרינג ברמה גבוהה ובמהלכה נחשפת העמותה ופועלה. גיוס כספים מתבצע בתחילת האירוע , במהלכו או לאחריו. עריכת אירוע התרמה היא מורכבת וכוללת: ניהול כספים נכון, סוג המוזמנים, סוג הכיבוד שיוגש, מערך שיווקי, צלמים, דיילים, אנשי אבטחה, גביעים, מגנים, סיכות דש,פעילים, מופעים, תקשורת, אישורי משטרה, שירותי מד"א וכו'. לאירוע יש להזמין מאות מוזמנים מכובדים שהם תורמים בפועל או פוטנציאלים שיתרשמו מן האירוע.
מה הם התנאים לאירוע התרמה שמשיג את מטרותיו?
חשוב מאוד לשכור שירותי חברה מקצועית לארגון האירוע. חברה שמתמחה בתחום תפיק את האירוע בצורה מקצועית ומכובדת. כדאי לשלב את העבודה של החברה עם המתנדבים של העמותה.
עיתוי האירוע – חובה לבחור עיתוי מתאים לאירוע. ולבדוק שאין הרבה אירועים אחרים הנערכים במקביל.
היכולת הארגונית של העמותה – מהווה תנאי חשוב כי במידה וזהו ארגון חדש הוא צריך להשקיע יותר בפרסומו ובהשגת תרומות. ארגון וותיק הוא בעל ניסיון רב יותר בארגון האירוע אך הוא צריך להשקיע יותר בחדשנות ובשמירה על תורמים קיימים. העמותה חייבת להיות מאורגנת בהיבט המשרדי כולל: פרסום, הנהלת חשבונות, התקשרות עם אנשים ועוד. המתנדבים חייבים להיות חדורי מוטיבציה ומועילים. . צריך לדאוג להזמנת מיקום מכובד, למופע איכותי בתחום המתאים לסוג הקהל שהוזמן וכו'. צריך לדאוג להוקרת התורמים על ידי חלוקת דשי סיכות, גביעים, ופרסום תרומתם בציבור. לתכנון מוקפד צריך לצוות את העובדים לפי תחומים כאשר כל צוות אחראי על תחום מסוים בארגון האירוע. הצוותים צריכים לעבוד בשיתוף פעולה ותחת ניהול נכון. פעילים נלהבים המשתתפים בארגון האירוע, הופכים למעורבים ונלהבים יותר.
ניהול כספים- העמותה צריכה להחליט אם היא מסתפקת בכיסוי הוצאות האירוע או אם היא מעוניינת להישאר עם רווח.
מה היא תוצאתו של אירוע התרמה מוצלח?
כאשר האירוע מוצלח נשמר מעגל התורמים וחדשים מצטרפים אליו. אירוע ההתרמה מקדם את העמותה והיא נחשפת לציבור ולמדיה. באירוע, הפעילים הופכים למחויבים ומקצועיים יותר.
חשיבות שכירת שירותי חברת ייעוץ
כדי לתכנן אירוע התרמה איכותי יש להיעזר באנשים של חברת ייעוץ מקצועית ומנוסה. החברה דואגת לפרטי האירוע ומפיקה עבור העמותה ערב מקצועי ומרשים. ארגון שמפיק אירוע לבד ואינו ערוך לכך,עלול לגרום לעצמו נזקים בלתי הפיכים.