בשנים האחרונות, עם עליית הפופולריות (המוצדקת) של תוכנות CRM, שואלים את עצמם בעלי עסקים רבים כיצד ניתן לדעת האם הם באמת זקוקים לתוכנה כזו, ואם כן- כיצד ידעו באיזו תוכנה לבחור, מתוך המגוון העצום הקיים בשוק. שאלות האלו הן מורכבות ואין עליהן תשובה פשוטה, אך בהחלט ניתן לשקול נושאים שונים וכך להגיע לתשובה המתאימה והנכוכנה ביותר.
ישנם מספר מרכיבים אשר בעזרתם תוכלו לקבוע איזה סוג של תוכנת CRM יהיה המתאים ביותר עבורכם. בעזרת המרכיבים הללו, תוכלו גם לקבוע האם אתם באמת זקוקים לתוכנה כזו. תתפלאו לגלות שמרבית המרכיבים הללו אכן נוגעים אליכם- למעשה, כמעט כל עסק בארץ, קטן כגדול, יכול להרוויח הרבה מתוכנה כזאת. הבה ונסקור את המשתנים האלו, כדי שתוכלו להגיע להחלטה מודעת ונכונה, ולהתאים את התוכנה הטובה ביותר לעסק שלכם:
- איזה סוג של עסק אתם מנהלים? עסק קטן ופשוט, לדוגמה, יכול להסתפק בתוכנת CRM פשוטה וזולה יותר, משום שאין לו צורך ביותר מדי פונקציות טכנולוגיות. עסק בכל גודל יכול להרוויח משימוש בתוכנת CRM, אך שימו לב לכך שתוכנות מסויימות נועדו לעסקים גדולים ו"מסובכים", ותוכנות אחרות מתאימות לעסקים קטנים יותר.
- האם יש לכם לקוחות שזקוקים לשירות לקוחות ולתמיכה קבועים? האם הייתם רוצים שיהיו לכם כאלו לקוחות בעתיד? התשובה לשאלה זו תלויה כמובן באופי של העסק שלכם, ובתוכניות והחלומות שיש לכם לגבי עתידו.
- אם אתם מספקים איזשהו סוג של שירות לקוחות או של תמיכה, איזה מין שירות הוא זה? האם השירות שלכם כולל ביקור הלקוחות בביתם או במשרדם (למשל במקרה של ספקים או של חברה העוסקת במכירות מדלת לדלת), או שזו תמיכה שאתם מספקים דרך הטלפון או האינטרנט?
- אילו תכונות או פונקציות אתם מצפים למצוא בתוכנת CRM? האם אתם צריכים לעקוב אחר מידע הקשור ללקוחות, או שאתם רוצים למשוך אליכם מספר גדול יותר של לקוחות אופציונליים, או שאתם צריכים לעקוב אחר השירות שאנשי השירות והמכירות שלכם נותנים, או לעשות סדר במסמכים ובניירת שלכם? ואולי אתם צריכים את כל המרכיבים הללו? כפי שהוזכר בתחילת המאמר, תוכנות CRM מגיעות במגוון גדול במיוחד של דגמים וצורות. בחרו את התוכנה אשר מציעה לכם בדיוק את הפונקציות אשר להן אתם זקוקים- וכך תוכלו לחסוך את עלותן של פונקציות נוספות שאינכם זקוקים להן.
- הסתכלו על הגודל של החברה שלכם. כמה עובדים יש לכם? מה הן התוכניות שלכן לעתיד הקרוב בנוגע לצמיחה וגדילה? מתי בערך אתם מעריכים שהצמיחה הזאת תקרה? התשובות לשאלות האלו יעזרו לכם לקבוע איזה סוג של תוכנת CRM אתם צריכים. שאלו את אנשי המקצוע המוכרים את התוכנה- האם משתמשים בה כבר בחברה בה מספר העובדים שווה למספר העובדים שלכם, או שווה למספר העובדים שאתם מתעתדים להחזיק לאחר הצמיחה?
- בדקו את ההבטים הטכניים. כאשר אתם בוחנים תוכנת CRM מסויימת, חשוב לבדוק האם היא תתקשר עם תוכנות אחרות שכבר מותקנות אצלכם. אין טעם לקנות תוכנה שלא תהיה מסוגלת לעבוד עם התוכנות שאתם רגילים להשתמש בהן. אם אתם מוצאים תוכנת CRM שאתם אוהבים אך היא לא יכולה לעשות זאת, בדקו עם החברה המספקת אותה לפני שתוותרו על הקנייה. לעיתים קרובות, החברות אשר מספקות את התוכנה יכולות גם לספק תוכנה פשוטה נוספת אשר תעזור לה לתקשר עם התוכנות האחרות שלכם.