מתאמת מכירות - פונקציה הכרחית במערך מכירות איכותי

הצלחתו של מערך מכירות תלוי הרבה מאוד בכוח האדם שלו. מרבית ממערכי המכירות  הקיימים היום בשוק בנויים מצוות מכירות וממנהל מכירות המופקד על ניהולם. התמונה האידאלית בה איש המכירות מקדיש לא פחות מ 90% מזמנו לטובת פגישות מכירה וסגירתם כמעט ואינה קיימת במציאות היומיומית . ריבוי מטלות תומכות מכירה מבזבזות לא מעט זמן איכותי של איש המכירה לטובת המכירה עצמה. כל מערך מכירות שטח איכותי חייב מערך תמיכה אחורי ,"בק אופיס" .

בחלק מהארגונים איש המכירות מהווה את ה"בק אופיס" ובחלק אחר, גרוע יותר – מנהל המכירות הוא ה"בק אופיס" של המערך כולו וכך מעביר את רוב היום רחוק מאנשי המכירות שלו. בכדי למקסם את פעילות המערך יש צורך ליטול מאנשי המכירות משימות תומכות מכירה וכאן נכנסת פונקציה חשובה במערכת המכירות, "מתאמת המכירות ".

מתאמת המכירות היא פונקציה הכרחית בכל ארגון /עסק מוטה מכירות. פונקציה זו מהווה את מערך התמיכה האחורי לאנשי המכירות וכלי עזר למנהל המערך. כך, מתאפשר לכל איש מכירות להתעסק במקסימום זמן בפגישות מכירה ומינימום זמן בכל הפרמטרים שמסביב למכירה. בנוסף, מתאמת המכירה היא מאין עוזר למנהל המכירות של הארגון ומורידה  גם ממנו נטל מסוים בשוטף ומעניקה לו את הזמן  והאפשרות להתמקד יותר בליווי ויציאה לשטח עם אנשי המכירות.

מתאמת המכירות מהווה תמיכה משרדית במערך מכירות השטח, גורם מקשר בין מערך המכירות למטה והממשקים הפנימיים השונים בארגון, האימא והאבא של אנשי המכירות במובן התפעולי כמובן, חוסכת זמן יקר לאנשי המכירות. החיסכון המצטבר של עד שעתיים עבודה ביום בהתעסקות בניירת, טלפונים, ברורים ואף הגעה לא מוצדקת למשרדי הארגון הינו משמעותי כאשר מכמתים את השעות הללו לשעות תפוקה.( הערכה גסה של עוד 35 שעות מכירה בחודש לאיש מכירות!). ישנם מנהלים שיצהירו כי זו הוצאה מיותרת, אולם עליי להבטיח מניסיון כי במודל  של עלות למול תועלת הארגון מרוויח בטווח הקצר וביחוד לטווח הארוך.

בתחומי האחריות של מתאמת המכירות רבים, ניתן למנות את חלקם:

# הפקת דוחות שוטפים לאנשי מכירות ומנהל המכירות.

# עדכונים שוטפים ברמה יומית של מערך השטח במחירונים, מבצעים, מלאים.

# התקשרות ותיאומים למול גורמי וממשקים פנים ארגונים (כגון תפעול, הפצה, כספים..).

# פתרון בעיות בהזמנות/זיכויים למול אנשי המכירות.

# מעקב על סטטוס לקוחות (לקוחות בשוטף ולקוחות חדשים) והזמנות פתוחות.

# תמיכה בהנהלת חשבונות עבור אנשי המכירות – חובות פתוחים, כרטסות, אובליגו והמחאות חוזרות.

# ביצוע טלמיטינג יזום והכנה לפגישות המכירה.

# הצעות מחיר ( על פי בקשתו של מנהל המכירות).

# עזרה בכל הקשור לנושאי גביה

# ועוד.....

כמובן שכל ארגון יודע לאפיין ולהגדיר את אופן האחריות  לפי הצרכים שלו  התלויים במבנה הארגון ומערך המכירות, המוצרים/השירותים וקהל הלקוחות.
ישנם ארגונים שהפנימו את חשיבותו של מערך המכירות ואף הקצו שתי מתאמות מכירה לטובת המערך. חלקם שידרגו את המזכירה הקיימת וחלקם גייסו לתפקיד פונקציה ייעודית. בחלק מארגונים אלו תחומי האחריות של מתאמות המכירה הינו לפי חלוקה גאוגרפית/ לפי אנשי המכירות ואחרים לפי תחומי אחריות מקצועית.

מאחר והפונקציה הינה הכרחית חשוב לאייש את המשרה באדם בעל כישורים מתאימים: יכולת תקשורת בינאישית גבוהה, יכולת מכרתית טובה (בדגש טלפונית), יוזמה, יכולת עבודה בצוות , שליטה ביישומי מחשוב  הם רק חלק מאפיון התכונות הנדרשות לתפקיד.
המשרה היא משרה מלאה והתגמול חייב להיות בהתאם. זו אינה מזכירה משודרגת ויש צורך להתייחס לכך בהתאם. היותה חלק מצוות המכירות והשפעתה הלא מעטה על אנשי המכירות , מעניקים לה את הזכות להיות מתוגמלת על הישגי צוות המכירות בשוטף ( כ 20% לערך מהשכר).

בהצלחה!